Chuyển XLS sang ODS Excel ↔ OpenDocument Spreadsheet Miễn phí Trực tuyến An toàn
Từng trang tính, theo đúng thứ tự, với giá trị, công thức và ngày tháng của nó. Không vẽ lại và không tính lại thứ gì.
Chuyển đổi tệp của bạn
Thả một tệp XLS vào đây, hoặc chọn một tệp.
Tệp của bạn không rời khỏi thiết bị này. Mọi thứ chạy trong trình duyệt của bạn.
Không tải gì lên
Những định dạng này đến từ đâu
Hai định dạng này bên dưới vốn là cùng một thứ: một kho nén zip chứa đầy những tệp XML mô tả chữ, kiểu dáng và hình ảnh. OpenDocument đến trước, từ dự án OpenOffice, và thành ISO 26300 năm 2006. Office Open XML của Microsoft theo sau và thành ISO 29500 năm 2008, sau một cuộc tranh đấu chuẩn hóa gay gắt đến mức nhiều cơ quan quốc gia đổi cả lá phiếu giữa làn tranh luận công khai. Kết cục là ngày nay thế giới có hai định dạng văn phòng mở, có tài liệu mô tả và đổi được cho nhau, thay vì chỉ một định dạng đóng — và chính nhờ vậy mà việc đổi qua lại giữa chúng mới làm được, và phần lớn là chạy tốt.
Bạn gặp chúng ở đâu
Việc đổi là cần thiết mỗi khi hai người dùng phần mềm khác nhau trên cùng một tài liệu: một đồng nghiệp làm việc bằng LibreOffice gửi tệp cho người làm bằng Microsoft Office, một cơ quan nhà nước chỉ nhận ODF, một khách hàng khăng khăng đòi .docx. Nó cũng đáng kể về lâu dài — một kho lưu trữ giữ ở định dạng mở thì hai mươi năm sau vẫn mở ra được, bất kể ai còn tồn tại.
Những câu hỏi thường gặp
Định dạng trình bày của tôi có sống sót qua phép đổi không?
Những thứ trình bày thông thường — tiêu đề, chữ đậm, danh sách, bảng, hình, ngắt trang — sang bên kia một cách trung thực, bởi cả hai định dạng mô tả cùng những thứ ấy theo cách gần như nhau. Thứ đi đường xấu là mọi thứ ở rìa: những bảng lồng nhau phức tạp, hộp chữ neo vào những vị trí kỳ quặc, cách đánh số ít gặp, và bất cứ thứ gì dựa trên một tính năng mà chỉ một trong hai bên có. Hãy mở kết quả ra và nhìn vào những chỗ bạn đã làm điều gì khéo léo; nếu có khác biệt thì chúng nằm ở đó.
Các macro của tôi thì sao?
Chúng không sang được. Macro là mã lệnh viết cho một bộ phần mềm văn phòng cụ thể, mà bộ kia không chạy thứ ngôn ngữ ấy — một macro VBA của Word chẳng có nghĩa gì với LibreOffice Basic, và ngược lại. Phép đổi mang tài liệu đi và bỏ lại phần mã. Nếu toàn bộ lý do tồn tại của một tệp nằm ở sự tự động hóa của nó, thì phải viết lại chứ không phải đổi, và đó là việc của lập trình chứ không phải việc của tệp.
Tệp có mất chất lượng không?
Còn tùy hai định dạng chứa được những gì. Đổi giữa những định dạng lưu cùng một thứ — PNG sang BMP, WAV sang FLAC — thì chẳng mất gì. Đổi sang định dạng vứt bớt thông tin để tiết kiệm chỗ, như JPEG hay MP3, thì mỗi lần mất đi một ít, và đổi ngược lại cũng không lấy về được. Ở chỗ có thể chọn, trang này nghiêng về giữ chất lượng gốc hơn là tạo ra tệp nhỏ nhất.
Tệp của tôi có được tải lên đâu không?
Không. Việc chuyển đổi diễn ra bên trong trình duyệt của bạn, trên chính máy của bạn; tệp không bao giờ rời khỏi đó, và ở đây cũng chẳng có máy chủ nào để nhận nó. Vì vậy một tệp lớn bị giới hạn bởi bộ nhớ của chính bạn chứ không phải bởi việc tải lên; và vì vậy không thứ gì bạn chuyển đổi có thể xuất hiện trong nhật ký của bất kỳ ai — kể cả của chúng tôi. Các công cụ âm thanh và video thì có tải bộ máy chuyển đổi của chúng từ trang này lần đầu bạn dùng — chừng ba mươi megabyte, chỉ một lần; sau đó công việc vẫn diễn ra hoàn toàn trên máy của bạn.
Vì sao người ta chuyển XLS sang ODS
XLS là định dạng bảng tính Excel mà nhiều thế hệ văn phòng, kế toán và phần mềm đã dựa vào. ODS là định dạng bảng tính mở được LibreOffice Calc và các bộ ứng dụng văn phòng mở khác dùng, xây trên một chuẩn công bố mà không công ty nào kiểm soát. Người ta chuyển XLS sang ODS khi họ chuyển sang phần mềm miễn phí, khi một trường học hay cơ quan công yêu cầu định dạng mở, khi một đồng nghiệp dùng Calc và không mở thoải mái được tệp Excel, hoặc khi họ đơn giản muốn giữ dữ liệu trong một định dạng có tương lai được đảm bảo. Việc này phổ biến và ý định luôn như nhau: giữ sổ làm việc, đổi vùng chứa.
Một điều làm chiều này khác biệt: công thức đi cùng. Mỗi trang tính sang theo thứ tự của nó cùng giá trị, công thức và ngày, và không có gì được tính lại trên đường đi. Điều đó khiến ODS là một sổ làm việc hoạt động được, không chỉ là ảnh chụp kết quả. Giới hạn nằm ở phía vẻ ngoài: định dạng số và màu ô không được mang theo, biểu đồ hay ô gộp cũng vậy. Các giới hạn đó được giải thích bên dưới, cùng cách xử lý chúng.
Trang này chuyển XLS sang ODS ngay trong trình duyệt của bạn. Bảng tính của bạn không được tải lên máy chủ, điều quan trọng với sổ sách, bảng lương và danh sách khách hàng. Bên dưới bạn sẽ thấy điều gì sang được, điều gì không, và cách kiểm tra kết quả trước khi dựa vào nó.
Điều gì sang được
Mỗi trang tính, theo thứ tự của nó
Khi bạn chuyển XLS sang ODS ở đây, mỗi trang tính sang theo cùng thứ tự, dưới cùng tên. Một sổ làm việc có các trang tính tên Doanh thu, Chi phí và Tổng hợp tạo ra một ODS có ba trang tính đó theo thứ tự đó. Không có gì bị gộp, bỏ hay sắp xếp lại.
Giá trị, công thức và ngày
Giá trị ô sang chính xác. Công thức cũng sang, như công thức, nên ODS vẫn tính lại được khi một đầu vào đổi. Ngày vẫn là ngày. Không có gì được vẽ lại và không có gì được tính lại trong khi chuyển đổi: các ô được đọc và ghi lại, nên thứ có trong một ô là thứ có trong ô đó sau đó.
Vì sao "không có gì được tính lại" là tin tốt
Một phép chuyển đổi tính lại trong khi đi có thể làm thay đổi các con số, chẳng hạn nếu hai chương trình làm tròn khác nhau hoặc đánh giá một hàm hơi khác nhau. Bằng cách sao chép giá trị và công thức nguyên trạng, phép chuyển đổi này giữ các con số của bạn đúng như bản gốc đã hiển thị. Nếu bạn muốn tính lại mới, bạn có thể tự kích hoạt trong Calc sau khi mở tệp.
Điều gì không sang được
Định dạng số
Định dạng số không được mang theo, nên một số đã định dạng đến dưới dạng trơn. Một ô hiển thị 1.250,50 kèm ký hiệu tiền tệ có thể hiển thị 1250,5 trong ODS. Một phần trăm hiển thị là 26% có thể hiện ra là 0,26. Giá trị đúng; cách chúng được ăn mặc thì không. Sau khi chuyển đổi, bạn thường sẽ muốn áp dụng lại định dạng cho các cột cần, như tiền tệ, phần trăm và ngày.
Cách khôi phục định dạng nhanh
Chọn một cột, chọn định dạng từ menu trong Calc, và nó áp dụng cho mọi ô trong cột cùng lúc. Với một sổ làm việc điển hình có vài cột định dạng, mất một hai phút. Đáng làm trước khi bạn chia sẻ tệp, để các con số trông như người đọc mong đợi.
Màu ô
Màu ô không được mang theo. Các hàng tô sáng để nhấn mạnh, tiêu đề có màu và tô bóng kiểu đèn giao thông sẽ đến dưới dạng trơn. Nếu một màu mang ý nghĩa, như đỏ cho quá hạn, hãy thêm một cột chữ nói rõ điều đó trước khi bạn chuyển đổi, hoặc áp dụng lại màu sau đó.
Biểu đồ và ô gộp
Biểu đồ và bố cục ô gộp cũng không được mang theo. Một biểu đồ cạnh các con số của bạn sẽ không xuất hiện, và một tiêu đề gộp qua nhiều cột sẽ thành một ô bình thường. Dữ liệu đằng sau biểu đồ có đủ, nên bạn có thể dựng lại biểu đồ trong Calc chỉ vài cú nhấp.
XLS và ODS là gì
XLS là định dạng Excel dùng trước khi XLSX thành mặc định, và nó vẫn được dùng ở nơi các sổ làm việc, mẫu và hệ thống cũ còn tồn tại. ODS, viết tắt của OpenDocument Spreadsheet, là định dạng của LibreOffice Calc và OpenOffice, được định nghĩa bởi một chuẩn mở. Cả hai mô tả một sổ làm việc như một tập các trang tính, mỗi trang là một lưới các ô chứa giá trị, công thức và định dạng. Chúng lưu những thứ đó theo cách khác nhau, nên một chương trình phải dịch giữa hai bên.
Khi bạn chuyển XLS sang ODS, phép dịch bao gồm phần cốt lõi của sổ làm việc: trang tính, tên, thứ tự, giá trị, công thức và ngày. Nó bỏ lại phần ăn mặc, nghĩa là định dạng số, màu, biểu đồ và ô gộp. Kết quả là một sổ làm việc hoạt động được ở định dạng mở, cần một lần chỉnh trang ngắn cho vẻ ngoài trước khi sẵn sàng cho người khác.
Vì sao phần ăn mặc tách khỏi phần cốt lõi
Giá trị của một ô và vẻ ngoài của một ô là hai thứ khác nhau. Một ô có thể chứa 0,26 và hiển thị 26%. Giá trị là dữ liệu; hiển thị là một định dạng áp lên trên. Những phép chuyển đổi mang dữ liệu trung thực nhưng để định dạng được áp dụng lại là đang thận trọng: chúng thà cho bạn một con số đúng trong bộ đồ trơn còn hơn một con số mặc sai. Sau khi bạn chuyển XLS sang ODS, một phút định dạng lại cho bạn bộ đồ đúng.
Công thức sang được
Vì công thức được sao chép như công thức, logic tính toán của bạn sống sót qua phép chuyển đổi. Một cột tổng vẫn cộng cột của nó; một phép tra cứu vẫn tra cứu. Đây là lợi thế lớn của chiều này so với chiều ngược lại, nơi công thức đến dưới dạng giá trị. Nó khiến ODS là sự tiếp nối thực sự của sổ làm việc của bạn, không phải bức ảnh đóng băng của nó.
Có hai lưu ý. Thứ nhất, các hàm tồn tại trong Excel nhưng không có tương đương trực tiếp trong Calc có thể hành xử khác hoặc hiển thị lỗi; chúng hiếm trong các sổ làm việc thông thường, nhưng hãy kiểm tra bất kỳ cái nào bất thường. Thứ hai, các công thức tham chiếu tệp khác, hay dữ liệu nằm ngoài sổ làm việc, có thể không tìm thấy nguồn của chúng ở vị trí mới. Sau khi bạn chuyển XLS sang ODS, hãy kiểm tra chọn mẫu các công thức quan trọng bằng cách so kết quả với bản gốc.
Một quy trình kiểm tra chọn mẫu
Chọn ba công thức quan trọng: một tổng, một phép tra cứu và một thứ phức tạp hơn. So kết quả của chúng trong ODS với bản gốc. Nếu cả ba khớp, phần còn lại của sổ làm việc gần như chắc chắn cũng vậy. Nếu một cái khác, bạn đã tìm thấy điều cần điều tra, và tìm nó bây giờ tốt hơn nhiều so với sau khi tệp đã đến tay người khác.
Khôi phục vẻ ngoài của sổ làm việc
Sau khi bạn chuyển XLS sang ODS, bạn có lẽ sẽ muốn khôi phục vẻ ngoài. Bắt đầu với định dạng số: áp dụng tiền tệ cho cột tiền, phần trăm cho các tỷ lệ và định dạng ngày cho ngày. Rồi tiêu đề: làm chúng đậm hoặc có màu như trước. Rồi độ rộng cột, để số hiển thị đầy đủ. Rồi, nếu bản gốc có biểu đồ, dựng lại chúng từ dữ liệu.
Các công cụ kiểu dáng của Calc giúp ích: bạn có thể định nghĩa một kiểu cho tiêu đề hay tổng một lần và áp dụng ở mọi nơi. Nếu sổ làm việc sẽ được dùng nhiều năm, nỗ lực một lần đó đền đáp bằng sự nhất quán. Nếu đó là một lần chuyển đổi đơn lẻ, vài bước định dạng nhanh là đủ.
Biểu đồ
Biểu đồ không sang, nhưng dữ liệu của chúng thì có. Trong Calc, chọn các ô và chèn một biểu đồ cùng loại. Một biểu đồ đơn giản mất chưa đến một phút. Nếu sổ làm việc của bạn dựa vào nhiều biểu đồ phức tạp, hãy dành thêm chút thời gian để dựng lại chúng.
Cách chuyển XLS sang ODS ở đây
Thêm sổ làm việc của bạn
Thả tệp .xls lên trang hoặc chọn nó từ thiết bị của bạn. Nó được đọc bên trong trình duyệt của bạn và không được tải lên.
Chuyển đổi
Nhấn nút. Với một sổ làm việc bình thường việc này mất vài giây.
Tải về, kiểm tra và chỉnh trang
Tải về ODS và mở nó trong LibreOffice Calc hoặc chương trình khác đọc được định dạng. Kiểm tra rằng mọi trang tính đều có mặt, rằng công thức cho cùng kết quả như trước và rằng ngày đúng. Rồi áp dụng lại các định dạng số bạn cần.
Chuẩn bị sổ làm việc cho một kết quả sạch
Ghi chú định dạng nào quan trọng
Trước khi chuyển đổi, hãy ghi một ghi chú ngắn về những cột nào mang tiền tệ, phần trăm hay định dạng ngày đặc biệt, để bạn biết cần khôi phục gì sau đó.
Đưa ý nghĩa vào các ô
Bất cứ thứ gì chỉ tồn tại dưới dạng màu, biểu đồ hay tiêu đề gộp sẽ không đi cùng. Hãy thêm chữ để mang ý nghĩa.
Lưu và đóng trước
Đảm bảo sổ làm việc được lưu ở trạng thái cuối cùng, để công cụ chuyển đổi đọc phiên bản hiện tại.
Những câu hỏi người ta hỏi trước khi chuyển đổi
Công thức của tôi còn hoạt động không?
Có. Công thức sang như công thức, và không có gì được tính lại trong khi chuyển đổi.
Vì sao số của tôi trông trơn?
Định dạng số không được mang theo, nên một số đã định dạng đến dưới dạng trơn. Hãy áp dụng lại định dạng trong Calc.
Biểu đồ và màu của tôi đâu rồi?
Biểu đồ, màu ô và bố cục ô gộp không được mang theo. Dữ liệu thì có.
Bảng tính của tôi có được tải lên không?
Không. Mọi thứ chạy trong trình duyệt của bạn và tệp không bao giờ rời khỏi thiết bị của bạn.
Ai chuyển XLS sang ODS
Người chuyển sang phần mềm văn phòng miễn phí
Những ai chuyển từ Excel sang LibreOffice mang sổ làm việc của họ theo, cả công thức.
Trường học và cơ quan công
Các tổ chức yêu cầu định dạng mở đòi ODS. Chuyển đổi đáp ứng yêu cầu mà không phải gõ lại.
Người lưu trữ và người lập kế hoạch dài hạn
Một chuẩn mở là nơi an toàn hơn cho dữ liệu phải dùng được nhiều thập kỷ.
Những sai lầm thường gặp
Quên khôi phục định dạng
Số trơn có thể gây hiểu nhầm. Hãy áp dụng lại định dạng tiền tệ và phần trăm trước khi chia sẻ.
Dựa vào màu để truyền ý nghĩa
Màu không đi cùng. Hãy đưa ý nghĩa vào các ô.
Xóa bản gốc
Hãy giữ XLS làm bản ghi định dạng và biểu đồ ban đầu.
Công cụ liên quan
Để đi theo chiều ngược lại, chuyển ODS sang XLS, nhớ rằng khi đó công thức đến dưới dạng giá trị. Để có một bản cố định, chia sẻ được, chuyển XLS sang PDF hoặc chuyển ODS sang PDF. Nếu dữ liệu của bạn nằm trong một bảng PDF, PDF sang ODS dựng lại nó, và với dữ liệu ở các dạng khác, XLSX sang JSON và JSON sang XLSX giúp ích. Với tài liệu văn bản, DOCX sang ODT làm cùng việc.
Khi nào nên chuyển XLS sang ODS, và khi nào không
Chuyển đổi là đúng khi bạn muốn một sổ làm việc hoạt động được ở định dạng mở: để tiếp tục trong LibreOffice, để đáp ứng yêu cầu về định dạng mở hay để lưu trữ trong một chuẩn không công ty nào sở hữu. Đó là hành động sai khi người nhận chỉ cần đọc các con số, trong trường hợp đó PDF trung thực hơn và không cần chỉnh trang. Và nó không cần thiết nếu người nhận dùng Excel, vốn hài lòng với XLS.
Với những trường hợp phổ biến, như ngân sách, danh sách, thời khóa biểu, sổ sách và các phép tính thường ngày, chuyển XLS sang ODS trong trình duyệt là nhanh, riêng tư và đáng tin cậy. Bản gốc của bạn không bao giờ bị thay đổi, nên bạn có thể quay lại và chuyển XLS sang ODS lần nữa bất cứ khi nào bạn thích.
Chuyển nhiều sổ làm việc
Nếu bạn có nhiều sổ làm việc để chuyển, hãy chuyển từng cái một và giữ bản gốc trong một thư mục riêng. Hãy thử một cái trước và chạy qua phần kiểm tra chọn mẫu, để bạn biết nên mong đợi gì ở phần còn lại. Khi bạn chuyển XLS sang ODS hàng loạt, tính nhất quán quan trọng hơn tốc độ.
Sổ làm việc có nhiều trang tính
Mỗi trang tính đều sang, nên một sổ làm việc có hai mươi trang tính cho một ODS có hai mươi trang tính. Nếu bạn chỉ cần một số, hãy xóa những trang còn lại trong một bản sao của bản gốc trước khi chuyển đổi. Như vậy giữ tệp nhỏ và tránh mang theo những trang tính bạn không cần nữa.
Sổ làm việc lớn và thiết bị chậm
Mọi thứ chạy trên chính thiết bị của bạn, nên các sổ làm việc rất lớn phụ thuộc vào bộ nhớ của nó. Vài nghìn hàng không là vấn đề. Một sổ làm việc có hàng trăm nghìn hàng có thể chậm trên một điện thoại cũ. Nếu nó vất vả, hãy cho trình duyệt một lát và tránh chuyển sang các ứng dụng khác khi nó đang làm việc.
Giữ bản gốc làm bản ghi
Đừng bao giờ xóa XLS sau khi bạn chuyển nó. Nó giữ các định dạng số, màu và biểu đồ mà ODS không mang theo. Nếu sau này ai đó hỏi một biểu đồ trông thế nào hay một cột được định dạng ra sao, XLS có câu trả lời. Hãy coi nó là bản lưu trữ và ODS là bản làm việc.
Bảng tính của bạn ở lại trên thiết bị của bạn
Phép chuyển đổi diễn ra cục bộ. Sổ làm việc của bạn được trình duyệt của chính bạn đọc, ghi thành ODS ở đó và trả lại. Không có gì được tải lên, nên không có bản sao trên máy chủ và không ai khác có thể thấy các con số. Với sổ sách, bảng lương và dữ liệu khách hàng, đó là cách an toàn để chuyển XLS sang ODS.
Một ví dụ đã giải
Giả sử câu lạc bộ của bạn giữ sổ sách trong một sổ làm việc Excel với các trang tính Thu nhập, Chi tiêu và Số dư, và một thủ quỹ mới dùng LibreOffice. Bạn thả XLS vào đây và nhấn nút. Bạn mở ODS: cả ba trang tính đều có mặt, các công thức số dư vẫn hoạt động và ngày đúng. Các cột tiền đã mất định dạng tiền tệ, nên bạn chọn chúng và áp dụng lại, mất một phút. Thủ quỹ tiếp tục từ đó.
Một quy trình đơn giản để chuyển một sổ làm việc
Mở bản gốc và ghi chú các cột có định dạng đặc biệt. Lưu và đóng nó. Chuyển nó ở đây và mở ODS. Kiểm tra chọn mẫu ba công thức so với bản gốc, rồi khôi phục các định dạng, tiêu đề và biểu đồ bạn cần. Lưu ODS dưới một cái tên rõ ràng và giữ XLS làm bản lưu trữ. Nếu ODS sẽ đến tay người khác, hãy cũng nhìn nó như họ sẽ thấy: trên một màn hình mới, không có cài đặt của riêng bạn.
Toàn bộ quy trình mất mười phút cho một sổ làm việc điển hình, và nó để lại cho bạn một sổ làm việc ở định dạng mở hoạt động đúng như bản gốc. Nếu sổ làm việc nhỏ và đơn giản, mất hai. Nếu nó lớn và phức tạp, hãy dành thêm thời gian: một bảng tính nuôi các quyết định xứng đáng được kiểm tra cẩn thận, dù đi theo chiều nào. Bạn cũng có thể xem hướng dẫn liên quan về chuyển đổi tài liệu sang PDF nếu bạn cần chia sẻ một bản chỉ đọc của kết quả.
Trước khi bạn đóng trang
Kiểm tra rằng bạn đã tải về ODS, rằng mọi trang tính đều có mặt và các công thức hoạt động, và rằng bạn đã giữ XLS gốc.
Lời kết
Kết quả tốt nhất đến từ việc coi phép chuyển đổi là chuyển phần cốt lõi của một sổ làm việc, không phải sao chép bộ đồ của nó. Các trang tính, giá trị, công thức và ngày đi hết hành trình nguyên vẹn; định dạng, màu và biểu đồ được đặt lại bằng tay. Làm theo tinh thần đó, quá trình nhanh, và nó để lại cho bạn một sổ làm việc ở định dạng mở hoạt động được mà bạn kiểm soát và sẽ vẫn đọc được trong rất lâu.
Thêm một điều cần nhớ
Mỗi khi bạn chuyển XLS sang ODS, hãy nhớ rằng bạn đang chuyển một mô hình làm việc, không phải bức ảnh của nó. Đó là tin tốt, vì công thức của bạn đi cùng, và cũng là lý do để kiểm tra vài cái sau đó. Dành năm phút cho việc kiểm tra chọn mẫu và định dạng, và sổ làm việc ở định dạng mở bạn có được sẽ đáng tin cậy như sổ Excel bạn bắt đầu.
Tóm tắt
Để chuyển XLS sang ODS ở đây, hãy thả tệp và nhấn nút. Mỗi trang tính sang theo thứ tự của nó, cùng giá trị, công thức và ngày, và không có gì được tính lại. Định dạng số và màu ô không được mang theo, nên một số đã định dạng đến dưới dạng trơn, và biểu đồ cùng bố cục ô gộp cũng không được mang theo. Không có gì rời khỏi thiết bị của bạn.