Ký PDF Portable Document Format Miễn phí Trực tuyến An toàn

Vì sao người ta ký tệp PDF

Ai đó gửi email cho bạn một hợp đồng, một biểu mẫu, một thư đồng ý hay một thỏa thuận, và nhờ bạn ký rồi gửi lại. Ngày xưa điều đó nghĩa là in ra, ký bằng bút, quét trang giấy và gửi bản quét qua email: một việc nửa giờ đồng hồ, và một chuyến đến chiếc máy in mà bạn có thể không có. Ngày nay, hầu hết mọi người thích ký PDF ngay trên màn hình. Bạn vẽ chữ ký, đặt nó lên trang đúng chỗ và gửi tệp lại trong một phút. Đó là lý do nhu cầu này xuất hiện thường xuyên đến vậy: ký là một trong những việc phổ biến nhất người ta làm với một PDF, và toàn bộ công việc nên nhanh như ký trên giấy.

Lý do thì rất đời thường. Một hợp đồng thuê nhà cần chữ ký của bạn trước khi chủ nhà trao chìa khóa. Một mẫu đơn của trường cần dấu của phụ huynh. Một hợp đồng lao động cần được ký và gửi lại ngay hôm nay. Một phiếu giao hàng cần được ký xác nhận. Dù trường hợp nào, bạn có một PDF, bạn có một chữ ký, và bạn muốn đặt cái này lên cái kia. Đó là việc trang này làm.

Trang này cho phép bạn ký tệp PDF hoàn toàn trong trình duyệt của bạn. Tài liệu không được tải lên máy chủ, điều quan trọng với hợp đồng, biểu mẫu y tế và mọi thứ có dữ liệu cá nhân. Bên dưới bạn sẽ thấy cách đặt chữ ký, và một giải thích thành thật về việc nó là gì và không phải là gì, vì có một khác biệt quan trọng giữa hình ảnh của một chữ ký và một chữ ký số được chứng thực.

Cách đặt chữ ký của bạn

Vẽ nó

Bạn vẽ chữ ký trong một khung trên trang, bằng chuột, bàn di chuột, ngón tay hoặc bút cảm ứng. Màn hình cảm ứng làm việc này dễ nhất: điện thoại hay máy tính bảng cho phép bạn ký bằng một chuyển động tự nhiên, giống như viết bằng bút. Nếu lần thử đầu trông chưa ổn, hãy xóa và vẽ lại cho đến khi bạn hài lòng.

Kéo một hình chữ nhật đến nơi nó nên nằm

Khi đã có chữ ký ưng ý, bạn kéo một hình chữ nhật trên trang để chỉ nơi nó sẽ đặt. Bạn chọn trang và vị trí: trên dòng phía trên tên in, trong ô chữ ký của một biểu mẫu, ở cuối một bức thư. Chữ ký được đặt bên trong hình chữ nhật bạn đã vẽ, và nó giữ tỷ lệ của những gì bạn đã vẽ, nên không bị bóp méo hay kéo giãn.

Chọn kích thước cho đúng

Một chữ ký quá lớn trông kỳ cục và có thể che chữ in; một chữ ký quá nhỏ có thể khó đọc. Một quy tắc tốt là làm hình chữ nhật cỡ bằng chỗ trống dành cho chữ ký trên một biểu mẫu giấy, thêm chút khoảng dư. Bản xem trước cho thấy nó sẽ trông thế nào trước khi bạn hoàn tất.

Điều gì được giữ lại

Mọi thứ đã có trong PDF

Khi bạn ký một PDF ở đây, mọi thứ đã có trong tài liệu đều được giữ lại. Chữ ký được thêm lên trang bạn đã chọn, và không có gì khác bị thay đổi. Văn bản trong tài liệu vẫn là văn bản, nên vẫn chọn và tìm kiếm được, còn các trang, hình ảnh và bố cục đúng như cũ.

Các trang quét

Nếu trang là một bản quét, một bức ảnh chụp tờ giấy in, chữ ký được vẽ lên trên bức ảnh, không vào bất kỳ văn bản nào. Điều này hoạt động hoàn toàn tốt với biểu mẫu quét: chữ ký xuất hiện trên dòng, như thể bạn đã ký lên tờ giấy. Nó đơn giản được vẽ chồng lên hình ảnh.

Đây là gì, và không phải là gì

Không phải chữ ký số

Đây là phần cần đọc kỹ. Điều trang này đặt lên PDF của bạn là một hình ảnh của chữ ký. Nó không phải chữ ký số, theo nghĩa kỹ thuật của từ này. Nó không mang chứng thư, không chứng minh được gì về người đã vẽ nó và không niêm phong tệp trước các thay đổi về sau. Bất cứ ai có tệp đều có thể sao chép hình ảnh chữ ký của bạn và đặt nó lên một tài liệu khác. Theo nghĩa đó, nó không an toàn hơn chữ ký trên một tờ giấy đã quét.

Khi nào một hình ảnh chữ ký là đủ

Với rất nhiều mục đích hằng ngày, một hình ảnh chữ ký chính là điều được yêu cầu: một biểu mẫu cần tên bạn trên một dòng, một thỏa thuận không chính thức giữa những người tin nhau, một ghi chú đồng ý, một giấy phép, một biên nhận giao hàng. Khi bên kia chỉ muốn thấy bạn đã ký, và không dựa vào mật mã học để chứng minh điều đó, thì cách này nhanh và hoàn toàn đủ.

Khi nào bạn cần một chữ ký số thật sự

Một chữ ký mà ngân hàng, tòa án hay cơ quan nhà nước sẽ xác minh phải được tạo bằng một khóa riêng, gắn với một chứng thư xác định bạn, và tệp phải được niêm phong để mọi thay đổi về sau đều lộ ra. Không trang web nào làm được điều đó thay bạn, và một hình ảnh không thể thay thế nó. Nếu một tài liệu đòi hỏi chữ ký điện tử đủ điều kiện, hãy dùng một dịch vụ hoặc công cụ ký do bên yêu cầu cung cấp cho mục đích đó.

Cách biết bạn cần loại nào

Hãy đọc hướng dẫn đi kèm tài liệu. Nếu chúng nói "ký và gửi lại", "bản đã ký", "quét và gửi" hoặc "ký điện tử" mà không nhắc đến chứng thư, thì một hình ảnh chữ ký nhìn chung là ổn. Nếu chúng nhắc đến "chữ ký điện tử đủ điều kiện", "chứng thư số" hoặc một nền tảng ký cụ thể, thì bạn cần thứ đó, không phải cái này.

Ký trên điện thoại, máy tính bảng hay máy tính

Nơi bạn ký tạo ra khác biệt về độ tự nhiên của kết quả. Trên điện thoại hay máy tính bảng, bạn có thể vẽ bằng đầu ngón tay hoặc bút cảm ứng và có một chữ ký giống chữ ký bút của bạn, vì bàn tay bạn thực hiện những chuyển động tương tự. Trên máy tính có bàn di chuột thì khó hơn một chút, còn với chuột thì khó hơn nữa; nét ra cứng và các vòng không đều. Nếu có lựa chọn, hãy ký tệp PDF trên màn hình cảm ứng.

Nếu bạn chỉ có máy tính, có một mẹo: hãy vẽ chậm, với nét lớn hơn bình thường, và chấp nhận một chữ ký trông có vẻ cân nhắc hơn chữ ký viết tay của bạn. Nó sẽ được thu nhỏ vào hình chữ nhật trên trang, làm mượt những chỗ run. Và nếu kết quả trông kém, hãy xóa và thử lại; trang cho phép bạn vẽ lại bao nhiêu lần tùy thích trước khi bạn chốt.

Người thuận tay trái và vết bẩn

Trên màn hình cảm ứng, đặt cạnh bàn tay lên mặt kính có thể tạo ra những nét thừa. Hãy đặt tay nhẹ, hoặc cầm thiết bị sao cho cổ tay không chạm vào. Một chữ ký sạch dễ đạt được qua vài lần thử nhanh hơn là một lần cẩn thận, nên đừng ngần ngại xóa khung và bắt đầu lại.

Chữ ký nằm ở đâu trên trang

Biểu mẫu và hợp đồng thường để lại một dòng hay một ô cho chữ ký, thường có tên in bên dưới và đôi khi có ngày. Hãy đặt chữ ký sao cho nó nằm trên dòng, không phải bên dưới, và không che tên in. Một chữ ký chạm vào dòng trông như một chữ ký bình thường; một chữ ký lơ lửng phía trên trông như dán vào.

Nhiều tài liệu cần nhiều hơn một chữ ký: một dấu ở trang cuối và chữ ký tắt ở mỗi trang, hoặc chữ ký của nhiều bên trên các dòng khác nhau. Khi bạn ký các tệp PDF cần nhiều dấu, bạn có thể đặt nhiều hơn một chữ ký bằng cách lặp lại quy trình trên tệp đã hoàn thành, lần lượt chọn từng trang và từng vị trí. Hãy kiểm tra từng trang sau đó, vì rất dễ sót một chỗ.

Ngày tháng và tên in

Trang này đặt chữ ký của bạn; nó không gõ văn bản. Nếu biểu mẫu cần một ngày hoặc một tên in chưa có sẵn, hãy thêm nó trong chương trình đã tạo ra tài liệu trước khi bạn chuyển sang PDF, hoặc điền trước một trường biểu mẫu bằng trình đọc PDF. Rồi ký các tệp PDF sau cùng, để chữ ký là phần thêm vào cuối.

Ký rồi chia sẻ

Sau khi bạn ký một PDF, hãy nghĩ xem tệp sẽ đi đâu. Hình ảnh chữ ký của bạn có thể bị sao chép bởi bất cứ ai nhận tệp, nên chỉ gửi tài liệu đã ký cho những người cần chúng, và đừng đưa đến nơi công khai. Nếu người nhận yêu cầu chia sẻ một bản rộng hơn, hãy cân nhắc gửi một phiên bản không có chữ ký, hoặc một phiên bản đánh dấu bằng watermark cho biết nó dùng để làm gì.

Cũng đáng giữ một bản sao của những gì bạn đã ký. Hãy lưu PDF đã ký dưới một cái tên rõ ràng, kèm ngày và bên kia, để bạn có thể tìm lại sau này nếu có tranh chấp. Một tài liệu đã ký mà bạn không tìm thấy khi cần thì chẳng có ích gì với bạn, dù việc ký dễ đến đâu.

Bảo vệ tệp đã ký

Nếu tài liệu đã ký nhạy cảm, như một hợp đồng có điều khoản tài chính, bạn có thể thêm mật khẩu cho nó trước khi gửi, để chỉ người được định mới mở được. Mật khẩu phải được chia sẻ riêng, qua một kênh khác như một cuộc gọi, thì mới có giá trị.

Cách ký tệp PDF ở đây

Thêm PDF của bạn

Thả PDF lên trang hoặc chọn nó từ thiết bị của bạn. Nó được đọc bên trong trình duyệt của bạn và không được tải lên.

Vẽ chữ ký của bạn

Hãy ký trong khung bên dưới trang. Xóa và làm lại nếu bạn chưa hài lòng.

Đặt nó và hoàn tất

Kéo một hình chữ nhật đến nơi chữ ký sẽ nằm, nhấn nút và tải về PDF đã ký. Mở nó và kiểm tra rằng chữ ký nằm đúng chỗ và đọc rõ.

Mẹo để có kết quả tốt

Ký chậm và lớn

Hãy vẽ chữ ký lớn hơn một chút so với bạn nghĩ là cần, và cứ từ từ. Kết quả được thu vào hình chữ nhật, và một chữ ký vẽ lớn thu nhỏ đẹp hơn một chữ ký vẽ nhỏ phóng to.

Dùng bút cảm ứng hoặc ngón tay nếu có thể

Chuột làm chữ ký cứng. Một ngón tay trên màn hình cảm ứng, hoặc một bút cảm ứng, cho kết quả gần với chữ ký bút của bạn hơn nhiều.

Kiểm tra trang trước khi gửi

Hãy chắc rằng chữ ký nằm đúng trang, đúng dòng và không che chữ nào. Một chữ ký đặt sai chỗ có thể khiến bên kia gửi trả tài liệu.

Những câu hỏi người ta hỏi trước khi ký

Đây có phải chữ ký hợp pháp không?

Nó là hình ảnh chữ ký của bạn. Có được chấp nhận hay không tùy vào yêu cầu của bên kia. Với các tài liệu không chính thức và nhiều tài liệu thông thường, thì có. Với tài liệu cần chữ ký số được chứng thực, thì không.

Có ai sao chép được chữ ký của tôi từ tệp không?

Có. Nó là một hình ảnh, và bất cứ ai có tệp đều có thể sao chép. Đừng ký những tài liệu mà bạn không thoải mái khi chia sẻ, và hãy cẩn thận về người bạn gửi bản đã ký đến.

Tài liệu của tôi có được tải lên không?

Không. Mọi thứ chạy trong trình duyệt của bạn và tệp không bao giờ rời khỏi thiết bị của bạn.

Tôi có thể ký một trang quét không?

Có. Chữ ký được vẽ lên trên hình ảnh của trang.

Ai ký tệp PDF

Người thuê nhà, nhân viên và khách hàng

Hợp đồng và thỏa thuận đến dưới dạng PDF và cần được gửi lại đã ký, nhanh chóng.

Phụ huynh và học sinh

Mẫu đơn và giấy phép của trường cần một chữ ký và dễ ký trên điện thoại.

Người làm tự do và doanh nghiệp nhỏ

Báo giá, phiếu giao hàng và các thỏa thuận đơn giản được ký và gửi lại trong vài phút.

Những sai lầm thường gặp

Cho rằng đó là chữ ký được chứng thực

Nó là một hình ảnh. Hãy kiểm tra bên kia yêu cầu gì.

Đặt chữ ký sai dòng

Hãy kiểm tra trang và vị trí trước khi gửi.

Ký một tài liệu vẫn còn thay đổi

Tệp không được niêm phong, nên sau đó vẫn có thể chỉnh sửa. Hãy ký khi tài liệu đã là bản cuối.

Công cụ liên quan

Trước khi ký, hãy sắp xếp các trang theo thứ tự bằng gộp PDF, bỏ những gì không cần bằng xóa trang khỏi PDF và xoay các trang thẳng đứng bằng xoay PDF. Sau khi ký, bạn có thể bảo vệ PDF bằng mật khẩu, thêm watermark như BẢN SAO, hoặc nén nó để gửi email. Nếu tài liệu của bạn bắt đầu từ Word, hãy chuyển DOCX sang PDF trước.

Khi nào nên ký tệp PDF theo cách này, và khi nào không

Đặt một hình ảnh chữ ký là đúng với những tài liệu hằng ngày chỉ cần cho thấy bạn đã ký: biểu mẫu, ghi chú đồng ý, thỏa thuận không chính thức, biên nhận giao hàng và nhiều hợp đồng giữa các bên tin nhau. Đó là lựa chọn sai khi bên kia đòi hỏi một chữ ký số được chứng thực, ví dụ ngân hàng, tòa án, cơ quan thuế hay một hợp đồng chịu quản lý, nơi một hình ảnh sẽ bị từ chối và cần một dịch vụ ký đúng chuẩn.

Với những trường hợp phổ biến, ký tệp PDF trong trình duyệt là nhanh, riêng tư và đáng tin cậy. Bản gốc của bạn không bao giờ bị thay đổi, nên bạn có thể quay lại và ký các tệp PDF lần nữa, trên một trang khác hay ở một vị trí khác, bất cứ khi nào bạn thích.

Tài liệu lớn và thiết bị chậm

Mọi thứ chạy trên chính thiết bị của bạn, nên những PDF rất lớn phụ thuộc vào bộ nhớ của nó. Một hợp đồng hai mươi trang không là vấn đề. Một bản quét rất lớn có thể chậm trên điện thoại cũ hơn. Nếu nó vất vả, hãy cho trình duyệt một lát và tránh chuyển sang các ứng dụng khác khi nó đang làm việc. Nếu chỉ một trang cần chữ ký, bạn có thể trích trang đó ra, ký rồi gửi, dù hầu hết người nhận thích tài liệu đầy đủ hơn.

Kiểm tra kết quả cho đúng

Sau khi bạn ký một PDF, hãy mở kết quả ở mức thu phóng bình thường và nhìn trang có chữ ký. Kiểm tra rằng nó nằm trên dòng, đọc rõ và không che chữ nào. Cuộn qua phần còn lại của tài liệu để xác nhận không có gì khác thay đổi. Nếu vị trí lệch, hãy quay lại bản gốc và ký các tệp PDF lần nữa với một hình chữ nhật tốt hơn.

Một quy trình đơn giản để ký tệp PDF cho tốt

Hãy đọc toàn bộ tài liệu trước khi ký bất cứ thứ gì. Sắp xếp các trang theo thứ tự và xoay mọi trang nằm nghiêng cho thẳng đứng. Chỉ ký các tệp PDF khi nội dung đã là bản cuối, vì tệp không được niêm phong và có thể bị chỉnh sửa về sau. Vẽ chữ ký của bạn, đặt nó lên dòng, kiểm tra trang và tải về kết quả. Gửi nó cho người cần, và giữ một bản sao dưới một cái tên rõ ràng. Quy trình này mất vài phút, và nó hiệu quả dù bạn ký tệp PDF mỗi năm một lần hay mỗi ngày.

Tài liệu của bạn ở lại trên thiết bị của bạn

Việc ký diễn ra cục bộ. PDF của bạn được trình duyệt của chính bạn đọc, chữ ký được vẽ và đặt ở đó và tệp được trả lại. Không có gì được tải lên, nên không có bản sao trên máy chủ và không ai khác có thể thấy nội dung. Với hợp đồng và biểu mẫu cá nhân, đó là cách an toàn để ký tệp PDF.

Một ví dụ đã giải

Giả sử một chủ nhà gửi email một hợp đồng thuê nhà hai trang và nhờ bạn ký trang hai rồi gửi lại ngay hôm nay. Bạn mở PDF ở đây trên điện thoại, vẽ chữ ký bằng ngón tay và kéo một hình chữ nhật lên dòng chữ ký ở trang hai. Bạn nhấn nút và tải về PDF đã ký. Bạn kiểm tra rằng chữ ký nằm trên dòng và không có gì khác thay đổi, rồi gửi email trả tệp lại. Toàn bộ mất khoảng hai phút, không cần máy in.

Ký PDF: tóm tắt ngắn

Để ký tệp PDF bằng trang này, bạn vẽ chữ ký, kéo một hình chữ nhật và tải về kết quả. Khi bạn ký tài liệu PDF theo cách này, bạn đặt một hình ảnh chữ ký của mình, rất hợp cho biểu mẫu hằng ngày và thỏa thuận không chính thức. Trước khi bạn ký các tài liệu PDF sẽ được in ra, hãy cân nhắc thêm số trang bằng công cụ đánh số trang, để mọi trang đều được kiểm soát. Nếu bạn thường ký tệp PDF, hãy ghi chú lại nơi bạn lưu các bản đã ký. Và bất cứ khi nào bạn ký tệp PDF cần chữ ký được chứng thực, hãy nhớ rằng một hình ảnh sẽ không đủ: hãy dùng dịch vụ ký mà bên kia yêu cầu. Tóm lại, hãy ký tệp PDF ở đây để nhanh và tiện, và dùng chữ ký số đúng chuẩn cho bất cứ thứ gì ngân hàng hay tòa án sẽ kiểm tra.

Trước khi bạn đóng trang

Kiểm tra rằng bạn đã tải về PDF đã ký, rằng chữ ký nằm đúng trang và đúng dòng, và rằng bạn hiểu nó là hình ảnh của một chữ ký, không phải một chữ ký được chứng thực.

Tóm tắt

Để ký tệp PDF ở đây, hãy thả tệp, vẽ chữ ký của bạn, kéo một hình chữ nhật đến nơi nó nên nằm và tải về kết quả. Mọi thứ đã có trong PDF được giữ lại, và văn bản vẫn là văn bản. Cách này đặt một hình ảnh chữ ký của bạn, không phải một chữ ký số: nó không mang chứng thư, không chứng minh được gì về người đã vẽ nó và không niêm phong tệp trước các thay đổi về sau. Một chữ ký mà ngân hàng hay tòa án sẽ xác minh phải được tạo bằng một khóa riêng. Không có gì rời khỏi thiết bị của bạn.