Chuyển XLS sang PDF Excel ↔ Portable Document Format Miễn phí Trực tuyến An toàn
Thả một tệp .xls hoặc .xlsx, chọn một trang tính, rồi nhận về một PDF. Bảng tính vẫn nằm trên thiết bị của bạn.
Chuyển đổi tệp của bạn
Thả một bảng tính vào đây, hoặc chọn một tệp.
Tệp của bạn không rời khỏi thiết bị này. Mọi thứ chạy trong trình duyệt của bạn.
Không tải gì lên
PDF đến từ đâu
PDF bắt đầu từ một câu hỏi John Warnock nêu ra ở Adobe năm 1991: vì sao một tài liệu không thể trông giống nhau trên mọi máy mở nó? Câu trả lời, ra mắt năm 1993, là một định dạng mang theo chính phông chữ của mình, chính hình học trang của mình, và chính lời mô tả từng dấu vết trên trang, để đầu bên kia không phải dàn trang lại gì cả. Suốt mười lăm năm nó thuộc về Adobe; từ năm 2008 nó là một tiêu chuẩn ISO mở, và vì thế các biểu mẫu nhà nước, hồ sơ tòa án và kho lưu trữ có thể bắt buộc dùng nó mà không trói ai vào phần mềm của một công ty. Đó là toàn bộ lý do để đổi sang PDF: đó là lúc một tài liệu thôi thay đổi.
Bạn gặp nó ở đâu
Mọi thứ rời khỏi tay bạn mà phải đến nơi với đúng diện mạo cũ: một hợp đồng chờ ký, một hóa đơn, một bản lý lịch, một luận văn, một hồ sơ dự thầu, một biểu mẫu mà cơ quan chỉ nhận theo đúng một cách trình bày. Đó cũng là thứ nhà in đòi, bởi một tệp PDF mang theo phông chữ và khổ trang chính xác thay vì trông chờ nhà in có sẵn. Ảnh trở thành PDF cũng vì lẽ ấy — để được gửi đi như một tài liệu, chứ không như một tấm hình mà ai đó có thể cắt xén hay đổi cỡ.
Những câu hỏi thường gặp
Cách trình bày có đổi khi tôi chuyển không?
Đó đúng là điều PDF sinh ra để làm: một khi đã tạo xong, cách trình bày được cố định và sẽ trông y như vậy ở bất cứ đâu người ta mở ra. Rủi ro nằm ở chính khoảnh khắc chuyển đổi, không phải về sau. Nếu tài liệu gốc dùng một phông chữ mà máy bạn không có, phép chuyển sẽ thay bằng một phông tương tự và các dòng có thể xê dịch chút ít — vì vậy nên mở kết quả ra và liếc qua trang cuối, nơi mọi xê dịch tích lại hiện rõ nhất. Sau đó thì không gì nhúc nhích nữa.
Chữ còn chọn được và tìm được không?
Nếu bản gốc là một tài liệu chữ — tệp Word, bảng tính, trang web — thì có: các từ sang bên kia vẫn là từ, và tệp PDF có thể tìm kiếm, sao chép và được trình đọc màn hình đọc thành tiếng. Nếu bản gốc là ảnh chụp hay bản quét, tệp PDF chứa một bức hình của chữ: trông y hệt nhưng không tìm được. Muốn tìm được thì phải nhận dạng ký tự, và đó là một việc khác với chuyển đổi.
Tệp có mất chất lượng không?
Còn tùy hai định dạng chứa được những gì. Đổi giữa những định dạng lưu cùng một thứ — PNG sang BMP, WAV sang FLAC — thì chẳng mất gì. Đổi sang định dạng vứt bớt thông tin để tiết kiệm chỗ, như JPEG hay MP3, thì mỗi lần mất đi một ít, và đổi ngược lại cũng không lấy về được. Ở chỗ có thể chọn, trang này nghiêng về giữ chất lượng gốc hơn là tạo ra tệp nhỏ nhất.
Tệp của tôi có được tải lên đâu không?
Không. Việc chuyển đổi diễn ra bên trong trình duyệt của bạn, trên chính máy của bạn; tệp không bao giờ rời khỏi đó, và ở đây cũng chẳng có máy chủ nào để nhận nó. Vì vậy một tệp lớn bị giới hạn bởi bộ nhớ của chính bạn chứ không phải bởi việc tải lên; và vì vậy không thứ gì bạn chuyển đổi có thể xuất hiện trong nhật ký của bất kỳ ai — kể cả của chúng tôi. Các công cụ âm thanh và video thì có tải bộ máy chuyển đổi của chúng từ trang này lần đầu bạn dùng — chừng ba mươi megabyte, chỉ một lần; sau đó công việc vẫn diễn ra hoàn toàn trên máy của bạn.
Vì sao người ta chuyển XLS sang PDF
Một bảng tính là công cụ làm việc: nó tính lại, có thể sắp xếp và lọc, và bất cứ ai mở nó đều có thể vô tình đổi một con số. PDF thì ngược lại: một bức ảnh cố định của các con số vào một thời điểm, giống nhau trên mọi màn hình và mọi máy in. Đó là lý do để chuyển XLS sang PDF. Bạn có một bảng giá, một lịch trình, một ngân sách, một danh sách phân công hay một tập kết quả, và bạn muốn trao nó đi mà không ai chỉnh sửa nó hay cần Excel để mở nó.
Những lý do điển hình rất thực tế. Một khách hàng yêu cầu báo giá dưới dạng PDF. Một hóa đơn tính trong bảng tính phải được gửi ở dạng không thể sửa. Một trường học muốn điểm số dưới dạng tài liệu in được. Một báo cáo tài chính cần được lưu trữ đúng như nó đã có vào ngày được phê duyệt. Trong mỗi trường hợp bạn biến một trang tính sống thành một trang hoàn chỉnh, và chuyển XLS sang PDF là cách nhanh nhất để làm điều đó.
Trang này chuyển các tệp .xls và .xlsx sang PDF bên trong trình duyệt của bạn. Bảng tính không được tải lên đâu cả, điều quan trọng với bảng lương, danh sách khách hàng và các con số chưa công bố. Bên dưới bạn sẽ thấy điều gì sang trung thực, điều gì không, và cách có được một kết quả sạch.
Phép chuyển đổi giữ lại gì
Các giá trị, đúng như được hiển thị
Khi bạn chuyển XLS sang PDF ở đây, giá trị của mỗi ô được ghi đúng như bảng tính hiển thị. Nếu một ô hiển thị 1.250,50, PDF hiển thị 1.250,50. Nếu nó hiển thị một ngày là 15/03/2024, PDF hiển thị cùng chữ đó. Bạn không nhận một phép tính lại hay định dạng lại các con số; bạn nhận điều bạn thấy trên màn hình, gần như luôn là điều bạn muốn trong một tài liệu.
Một bảng cho mỗi trang tính
Bạn chọn một trang tính, và trang tính đó trở thành một bảng trong PDF. Hàng và cột giữ thứ tự chúng có trong bảng tính, nên bố cục dữ liệu của bạn nhận ra được. Nếu sổ làm việc của bạn có nhiều trang tính và bạn muốn tất cả, hãy chuyển từng cái một rồi gộp các PDF sau đó.
Vì sao "đúng như được hiển thị" quan trọng
Một bảng tính lưu một con số theo một cách và hiển thị theo cách khác. Một ô có thể chứa 0,256 và hiển thị 25,6%, hoặc chứa 45366 và hiển thị một ngày. Nếu một công cụ chuyển đổi dùng giá trị lưu trữ, PDF của bạn sẽ hiển thị 0,256 ở nơi mọi người mong đợi 25,6%. Ở đây chữ được hiển thị được dùng, nên PDF đọc như cách trang tính đọc.
Phép chuyển đổi không vẽ gì
Biểu đồ
Biểu đồ không được vẽ. Nếu trang tính của bạn có biểu đồ cột hay biểu đồ tròn cạnh các con số, PDF sẽ chứa bảng nhưng không chứa biểu đồ. Biểu đồ là một bức tranh dựng từ dữ liệu, và là một loại đối tượng khác với các ô. Nếu bạn cần biểu đồ trong PDF, hãy xuất nó từ chương trình bảng tính của bạn, hoặc chụp màn hình và đặt vào một tài liệu.
Màu ô và ô gộp
Màu ô không được vẽ, nên một trang tính dùng màu đỏ và xanh để tô sáng các hàng sẽ ra thành đen trắng trơn. Bố cục ô gộp cũng không được tái tạo: một tiêu đề gộp qua năm cột hiện ra như một giá trị ô bình thường chứ không như một biểu ngữ trải rộng. Chữ và số đều có đó; phần trang trí thì không.
Công thức trở thành giá trị
Một công thức như =SUM(B2:B10) không thể sống trong PDF, vì PDF không tính toán được. Ô vì thế hiển thị kết quả mà công thức tạo ra. Đây đúng là điều bạn muốn cho một tài liệu ai đó sẽ đọc, và đúng là điều bạn nên mong đợi: PDF là ảnh chụp của các con số, không phải một trang tính làm việc.
Kiểm tra công thức trước khi chuyển đổi
Vì PDF hiển thị các giá trị trang tính hiện đang giữ, hãy chắc rằng trang tính được cập nhật trước khi bạn chuyển XLS sang PDF. Nếu một công thức phụ thuộc vào một tệp khác đang đóng, hoặc nếu trang tính chưa được tính lại, con số bạn thấy có thể đã cũ. Hãy mở sổ làm việc, để nó tính, lưu nó, rồi chuyển đổi.
Tệp bảng tính là gì, và PDF là gì
Một tệp .xls hoặc .xlsx lưu nhiều hơn các con số bạn thấy. Với mỗi ô nó giữ giá trị, công thức đằng sau, định dạng số, màu, phông chữ, độ rộng cột và thường là biểu đồ và macro. Đó là một mô hình làm việc của thứ gì đó, được thiết kế để thay đổi. Một PDF chỉ lưu vẻ ngoài cuối cùng: mỗi mẩu chữ nằm ở đâu trên mỗi trang. Khi bạn chuyển XLS sang PDF, bạn cố ý vứt mô hình và giữ bức tranh.
Sự đánh đổi đó hoàn toàn đúng với hầu hết việc chia sẻ. Người nhận bảng giá của bạn không cần công thức của bạn, và trong nhiều trường hợp bạn thà họ không có. Điều họ cần là các con số, được bố trí rõ ràng và không thể vô tình thay đổi. PDF làm được điều đó. Tệp cũ ở lại với bạn, vẫn sửa được, vẫn giữ mọi thứ mà PDF bỏ lại.
XLS so với XLSX
Định dạng .xls cũ hơn và định dạng .xlsx mới hơn là hai cách lưu cùng một loại sổ làm việc. Định dạng mới hơn là mặc định trong các phiên bản Excel hiện nay và trong các tệp xuất từ LibreOffice và Google Sheets. Trang này chấp nhận cả hai, nên bạn không cần chuyển giữa chúng trước khi chuyển XLS sang PDF.
Trang tính rộng và ngắt trang
Bất ngờ phổ biến nhất với bảng tính biến thành PDF là độ rộng. Một trang tính có thể có ba mươi cột trên màn hình, nhưng một trang PDF hẹp, nên một bảng rất rộng hoặc co lại hoặc tiếp tục sang các trang sau. Cả hai đều không sai, nhưng cả hai đều dễ đọc hơn nếu bạn lên kế hoạch cho chúng.
Trước khi bạn chuyển XLS sang PDF, hãy hỏi người đọc thực sự cần những cột nào. Xóa các cột phụ mang phép tính trung gian, trong một bản sao của sổ làm việc. Bỏ các cột chỉ có đó cho bạn, như ghi chú nội bộ hay mã định danh. Nếu bảng vẫn rộng, hãy cân nhắc tách nó thành hai trang tính, mỗi cái cho một nửa câu chuyện, và chuyển đổi riêng từng cái. Một người đọc thấy được toàn bộ bảng cùng lúc sẽ hiểu nó tốt hơn nhiều so với người phải lật giữa các trang.
Trang tính dài
Chiều dài dễ hơn chiều rộng. Một bảng có hàng trăm hàng đơn giản chạy qua vài trang theo thứ tự. Nếu hàng tiêu đề quan trọng cho việc định hướng, hãy nhớ rằng một trang PDF không tự động lặp lại nó trong mọi trường hợp; với một bảng dài, hãy chắc các cột tự giải thích hoặc giữ thông tin chính gần cột đầu.
Số, ngày và quy tắc "đúng như được hiển thị"
Vì công cụ chuyển đổi này ghi giá trị ô đúng như bảng tính hiển thị, cách bạn định dạng ô quyết định PDF nói gì. Một cột định dạng tiền tệ hiển thị ký hiệu tiền tệ; một cột định dạng hai chữ số thập phân hiển thị hai chữ số thập phân; một ngày định dạng ngày-tháng-năm hiển thị đúng như vậy. Đây là một tính năng, vì bạn kiểm soát vẻ ngoài, nhưng nó nghĩa là bạn nên định dạng trang tính theo cách bạn muốn PDF đọc trước khi chuyển XLS sang PDF.
Hãy đặc biệt chú ý các cột nơi giá trị hiển thị che giấu chi tiết: một số làm tròn đến đơn vị nguyên nhưng lưu với số thập phân, một phần trăm hiển thị 26% nhưng chứa 0,2563. PDF sẽ hiển thị 26%, đúng điều người đọc mong đợi. Nếu bạn cần thấy độ chính xác hơn, hãy mở rộng định dạng trong trang tính trước.
Chữ trông như số
Số điện thoại, mã bưu chính và mã linh kiện thường bắt đầu bằng số không. Trong bảng tính chúng nên được định dạng là chữ để số không ở lại. Vì PDF sao chép điều được hiển thị, một mã hiển thị là 007 vẫn là 007, miễn là trang tính hiển thị nó như vậy. Một cái nhìn nhanh vào những cột như vậy trước khi chuyển XLS sang PDF tránh bất ngờ.
Cách chuyển XLS sang PDF ở đây
Chọn tệp
Thả tệp .xls hoặc .xlsx của bạn lên trang hoặc chọn nó từ thiết bị của bạn. Sổ làm việc mở trong trình duyệt của bạn và không có gì được gửi đến máy chủ.
Chọn trang tính
Chọn trang tính nào để chuyển. Nếu sổ làm việc chứa nhiều, danh sách hiển thị chúng theo tên. Hãy chuyển cái bạn cần trước; bạn có thể quay lại cho những cái khác.
Chuyển đổi và kiểm tra
Nhấn nút và tải về PDF. Mở nó và cuộn qua: kiểm tra rằng các cột đúng thứ tự, rằng không con số nào bị cắt, và rằng tổng khớp với trang tính. Nếu một trang tính rất rộng tiếp tục qua nhiều hơn một trang, đó là bình thường.
Mẹo cho kết quả XLS sang PDF tốt hơn
Chỉnh trang tính trước
Xóa các cột bạn không muốn trong PDF (trong một bản sao của sổ làm việc), dọn các ô lạc bên ngoài bảng, và chắc rằng mọi cột đủ rộng để hiển thị đầy đủ số. Một bảng tính đọc sạch trên màn hình chuyển sạch sang PDF.
Giữ bảng gọn
Bảng rất rộng trải qua nhiều trang và khó đọc. Nếu có thể, hãy thu hẹp bảng, bỏ các cột phụ và chỉ giữ điều người đọc cần. Một PDF vừa vặn thoải mái trên một trang hữu ích hơn nhiều so với một cái lan man.
Giữ sổ làm việc gốc
Đừng bao giờ xóa bảng tính sau khi chuyển đổi. PDF để đọc; sổ làm việc để làm việc. Khi các con số đổi vào tháng sau, bạn sẽ muốn bản gốc với công thức của nó.
Những câu hỏi người ta hỏi trước khi chuyển đổi
Vì sao biểu đồ và màu của tôi bị thiếu?
Biểu đồ, màu ô và bố cục ô gộp không được công cụ chuyển đổi này vẽ. PDF chứa các giá trị ô trong một bảng trơn. Nếu bạn cần kiểu dáng trực quan, hãy xuất trang tính từ chương trình bảng tính của bạn.
Vì sao tôi thấy số thay vì công thức?
PDF không thể chứa một phép tính, nên mỗi công thức được thay bằng giá trị nó tạo ra. Đó là hành vi đúng cho một tài liệu ai đó sẽ đơn giản đọc.
Nó có hoạt động với .xlsx cũng như .xls không?
Có. Cả các tệp .xls cũ hơn và các tệp .xlsx mới hơn đều được chấp nhận.
Bảng tính của tôi có được tải lên không?
Không. Phép chuyển đổi chạy trong trình duyệt của bạn và tệp không bao giờ rời khỏi thiết bị của bạn.
Tôi có thể chuyển mọi trang tính cùng lúc không?
Bạn chọn một trang tính mỗi lần. Hãy chuyển từng cái lần lượt, rồi gộp các PDF kết quả nếu bạn muốn một tệp duy nhất.
Ai chuyển XLS sang PDF
Người làm tự do và doanh nghiệp nhỏ
Báo giá, bảng giá và bản sao kê thường được làm trong bảng tính và gửi dưới dạng PDF, để khách hàng thấy một tài liệu hoàn chỉnh thay vì một tệp làm việc. Nếu PDF cần được bảo vệ, bạn có thể thêm mật khẩu sau đó.
Giáo viên và quản trị viên
Thời khóa biểu, danh sách phân công, bảng điểm và bảng điểm danh được phát dưới dạng PDF để không ai vô tình đổi một điểm và mọi bản in trông giống nhau.
Kế toán và nhóm tài chính
Một báo cáo đã được phê duyệt nên được lưu trữ đúng như nó đã có. PDF là một bản ghi ổn định của các con số vào ngày đó, độc lập với bất cứ thứ gì sổ làm việc sau này trở thành.
Những sai lầm thường gặp
Chuyển đổi mà không tính lại
Nếu trang tính chưa được tính lại, PDF sẽ hiển thị các con số cũ. Hãy để sổ làm việc tính và lưu trước khi chuyển đổi.
Mong biểu đồ xuất hiện
Biểu đồ không được vẽ. Hãy kiểm tra trang tính của bạn có phụ thuộc vào một biểu đồ không trước khi dựa vào PDF.
Xóa sổ làm việc
Một PDF không thể được tính lại. Hãy giữ bảng tính để các thay đổi trong tương lai vẫn dễ dàng.
Các phép chuyển đổi và công cụ liên quan
Nếu tệp của bạn là một trang tính LibreOffice, chuyển ODS sang PDF hoạt động tương tự, còn XLS sang ODS và ODS sang XLS chuyển các trang tính giữa hai định dạng. Nếu bạn có một bảng PDF và muốn nó trở lại thành trang tính, chuyển PDF sang XLS dựng lại hàng và cột từ trang. Với tài liệu văn bản, chuyển DOCX sang PDF là đường tương ứng, và khi PDF đã có, bạn có thể tách nó hoặc nén nó.
Khi chuyển XLS sang PDF không phải là con đường tốt nhất
Đôi khi một con đường khác phục vụ bạn tốt hơn. Nếu người nhận cần làm việc với các con số, sắp xếp, lọc hay xây dựng trên chúng, hãy gửi chính bảng tính, không phải PDF. Nếu biểu đồ của trang tính là điểm mấu chốt, hãy xuất biểu đồ từ chương trình bảng tính của bạn hoặc dán nó vào một tài liệu. Nếu bố cục phụ thuộc vào ô có màu và tiêu đề gộp, hãy dùng lệnh Lưu dưới dạng PDF của chính chương trình bảng tính, vốn có thể vẽ định dạng của riêng nó vì nó là chương trình đã tạo ra nó.
Với mọi trường hợp khác, như danh sách, bảng số liệu, bảng giá, danh sách phân công và bản sao kê, chuyển XLS sang PDF trong trình duyệt là nhanh, riêng tư và đáng tin cậy. Nó để sổ làm việc của bạn nguyên vẹn, nên bạn có thể đổi các con số vào tháng sau và chuyển XLS sang PDF lần nữa trong vài giây.
Kết hợp nhiều trang tính thành một tài liệu
Nếu báo cáo của bạn trải qua nhiều trang tính, như một bản tóm tắt, một bảng chi tiết và một trang ghi chú, hãy chuyển mỗi trang tính thành PDF riêng rồi nối chúng theo thứ tự bạn muốn bằng công cụ gộp PDF. Kết quả là một tài liệu duy nhất đọc từ đầu đến cuối, dù nó đến từ một sổ làm việc có nhiều thẻ. Thêm số trang sau đó khiến nó có cảm giác như một báo cáo thay vì nhiều mảnh.
Làm PDF nhỏ hơn
PDF làm từ bảng tính thường nhỏ, vì chúng chủ yếu là chữ. Nếu một cái lớn bất ngờ, chẳng hạn từ một bảng rất dài, nó có thể được giảm sau đó bằng một bước nén. Với bảng giá và danh sách phân công thông thường, bạn hiếm khi cần.
Bảng tính của bạn ở lại trên thiết bị của bạn
Phép chuyển đổi diễn ra cục bộ. Sổ làm việc của bạn được trình duyệt của chính bạn đọc, biến thành PDF ở đó, và trả lại cho bạn. Không có gì được tải lên, nên không có bản sao trên máy chủ và không ai khác có thể thấy các con số. Với bảng lương, dữ liệu khách hàng và kết quả chưa công bố, đó là cách an toàn để làm.
Một ví dụ đã giải
Giả sử bạn có một sổ làm việc với trang tính "Bảng giá" gồm bốn mươi sản phẩm, với mã, tên và giá, và một tổng ở cuối được tính bằng công thức. Bạn thả tệp vào đây, chọn "Bảng giá" và nhấn chuyển đổi. PDF có một bảng sạch gồm bốn mươi hàng, các giá đúng như chúng đã xuất hiện, và tổng là một số trơn. Không có tiêu đề có màu và không có biểu đồ, nhưng mọi con số đều có đó, theo thứ tự. Bạn cuộn một lần, xác nhận tổng khớp với trang tính và gửi tệp.
Trước khi bạn đóng trang
Chỉ mất chưa đến một phút để chắc rằng bạn đã xong với tệp.
Kiểm tra rằng bạn đã tải về PDF, rằng các tổng khớp với trang tính, và rằng bạn đã giữ sổ làm việc gốc. Nếu cả ba đều đúng, việc chuyển XLS sang PDF đã xong.
Tóm tắt
Để chuyển XLS sang PDF ở đây, hãy thả tệp, chọn một trang tính, và tải về kết quả. Giá trị ô được ghi đúng như bảng tính hiển thị, một bảng cho mỗi trang tính. Biểu đồ, màu ô và bố cục ô gộp không được vẽ, và công thức trở thành các giá trị chúng tạo ra. Không có gì rời khỏi thiết bị của bạn.