Chuyển PDF sang ODS Portable Document Format ↔ OpenDocument Spreadsheet Miễn phí Trực tuyến An toàn
Tệp PDF của bạn được đọc ngay trong trình duyệt và ghi ra thành ODS. Một tệp PDF ghi lại vị trí của từng chữ cái chứ không ghi ý nghĩa, nên các tiêu đề, đoạn văn, danh sách và bảng được suy ra từ vị trí và kích thước — và thứ bạn nhận được là cái có thể sửa tiếp, không phải ảnh chụp trang.
Chuyển đổi tệp của bạn
Thả một tệp PDF vào đây, hoặc chọn một tệp.
Tệp của bạn không rời khỏi thiết bị này. Mọi thứ chạy trong trình duyệt của bạn.
Không tải gì lên
Vì sao chiều này mới là chiều khó
PDF được thiết kế như một con đường một chiều. Nó không ghi lại rằng tài liệu có đoạn văn, tiêu đề, bảng biểu hay cột; nó ghi lại rằng một ký tự nhất định nằm ở một điểm nhất định trên trang, với một phông chữ nhất định, và một đường kẻ chạy từ đây đến kia. Chính điều đó khiến nó đáng tin — chẳng còn gì để máy bên kia phải diễn giải — và cũng chính điều đó khiến đường quay ra trở nên khó. Một bộ chuyển đổi phải dựng lại cái nghĩa đã bị cố ý vứt đi: quyết định những dòng nào thuộc cùng một đoạn, những dải chữ nào hợp thành một bảng, một cột kết thúc ở đâu. Đi vào PDF là ghi lại; đi ra khỏi nó là đọc, mà đọc thì có thể khác nhau.
Bạn cần nó ở đâu
Đúng lúc bạn phải sửa một thứ mà bạn chỉ có dưới dạng tài liệu đã hoàn tất: một hợp đồng cần sửa, một báo cáo mà bạn muốn đưa bảng của nó vào bảng tính, một bộ trình chiếu muốn dùng lại, một hóa đơn mà các con số phải vào sổ sách, một trang bạn muốn lấy làm hình cho một trang chiếu. Đó cũng là lối thường đi khi không liên lạc được với người giữ bản gốc sửa được, hoặc khi bản gốc được làm bằng phần mềm mà bạn không còn.
Những câu hỏi thường gặp
Vì sao kết quả không giống hệt tệp PDF?
Vì cách trình bày phải dựng lại chứ không phải sao chép. Chữ trong PDF có vị trí nhưng không có cấu trúc, nên bộ chuyển đổi phải suy ra đoạn văn, cột và bảng từ chỗ đứng của từng thứ — mà suy luận thì đôi khi sai. Tài liệu một cột chữ thuần trở về gần như hoàn hảo; bố cục nhiều cột, chữ chạy quanh hình và những bảng phức tạp mới là nơi lộ ra chỗ đoán. Hãy tính trước là sẽ phải dọn lại kết quả, chứ không dùng nguyên xi.
Tôi chuyển một tệp PDF quét và chẳng được chữ nào. Vì sao?
Vì một trang quét chứa ảnh chụp của chữ, chứ không phải chữ. Với tệp ấy, một trang viết và một bức hình tường gạch chẳng khác gì nhau — cả hai chỉ là điểm ảnh. Muốn rút chữ ra từ đó phải có nhận dạng ký tự quang học, một công đoạn riêng, nhìn vào hình dạng rồi đoán ra chữ cái. Chuyển một tệp PDF như thế thành tài liệu sẽ cho bạn bức ảnh đặt trong một tài liệu, và thường thì đó không phải điều người ta muốn.
Tệp có mất chất lượng không?
Còn tùy hai định dạng chứa được những gì. Đổi giữa những định dạng lưu cùng một thứ — PNG sang BMP, WAV sang FLAC — thì chẳng mất gì. Đổi sang định dạng vứt bớt thông tin để tiết kiệm chỗ, như JPEG hay MP3, thì mỗi lần mất đi một ít, và đổi ngược lại cũng không lấy về được. Ở chỗ có thể chọn, trang này nghiêng về giữ chất lượng gốc hơn là tạo ra tệp nhỏ nhất.
Tệp của tôi có được tải lên đâu không?
Không. Việc chuyển đổi diễn ra bên trong trình duyệt của bạn, trên chính máy của bạn; tệp không bao giờ rời khỏi đó, và ở đây cũng chẳng có máy chủ nào để nhận nó. Vì vậy một tệp lớn bị giới hạn bởi bộ nhớ của chính bạn chứ không phải bởi việc tải lên; và vì vậy không thứ gì bạn chuyển đổi có thể xuất hiện trong nhật ký của bất kỳ ai — kể cả của chúng tôi. Các công cụ âm thanh và video thì có tải bộ máy chuyển đổi của chúng từ trang này lần đầu bạn dùng — chừng ba mươi megabyte, chỉ một lần; sau đó công việc vẫn diễn ra hoàn toàn trên máy của bạn.
Vì sao mọi người chuyển PDF sang ODS
Những con số đến trong một PDF là những con số bạn không thể làm việc với. Một sao kê ngân hàng, một bảng giá, một thời gian biểu, một báo cáo có bảng kết quả: chúng trông gọn gàng trên màn hình, nhưng bạn không thể sắp xếp, cộng chúng lại hay dán chúng vào một phép tính. Các con số có đó, vậy mà chúng có thể chẳng khác gì một bức ảnh. Đó là lý do người ta chuyển PDF sang ODS: họ muốn hàng và cột của một bảng trở lại trong một bảng tính, nơi LibreOffice Calc, Excel hay Google Sheets có thể sắp xếp, lọc và tính toán với chúng. ODS là định dạng bảng tính của họ OpenDocument, định dạng bản địa của LibreOffice và là chuẩn ở nhiều trường học và cơ quan công.
Khó khăn là một PDF không lưu một bảng dưới dạng bảng. Nó lưu mỗi mẩu văn bản nằm ở đâu trên trang: con số này ở đây, chữ kia ở đó. Các hàng và cột mà mắt bạn thấy là hệ quả của cách sắp xếp, không phải thứ tệp ghi lại. Một phép chuyển đổi phải khám phá lại chúng, và làm vậy bằng cách nhìn các khoảng trống. Trang này làm việc đó trong trình duyệt của bạn, và cho bạn một bảng tính có thể chỉnh sửa, không phải một bức ảnh của trang.
PDF của bạn không được tải lên máy chủ. Điều đó quan trọng với sao kê ngân hàng, hóa đơn, bảng lương và mọi thứ khác bạn không muốn giao cho máy của người lạ. Bên dưới bạn sẽ thấy phép chuyển đổi hoạt động thế nào, nó nhận ra gì, không nhận ra gì và cách có kết quả tốt nhất.
Phép chuyển đổi hoạt động thế nào
Hàng và cột được tìm ra từ các khoảng trống
PDF của bạn được đọc bên trong trình duyệt. Với mỗi trang, bộ chuyển đổi thu thập văn bản cùng vị trí. Các mục nằm trên cùng một đường ngang tạo thành một hàng. Một cột được tìm ra bằng cách tìm các khoảng trống dọc mà nó để lại: một dải của trang không có chữ, chạy xuống cạnh một khối chữ. Nơi các khoảng trống như vậy xuất hiện ở cùng chỗ trên nhiều dòng, bộ chuyển đổi vẽ một ranh giới cột. Mỗi ô sau đó được điền bằng văn bản rơi giữa các ranh giới.
Một trang tính cho mỗi trang
Mỗi trang của PDF trở thành trang tính riêng của nó, nên một bản sao kê mười trang đến dưới dạng mười trang tính, không phải một cái dài. Điều này giữ các trang tách biệt, cho phép bạn kiểm tra từng cái với bản gốc và dễ xóa các trang bạn không cần. Nếu bạn muốn mọi hàng trong một trang tính, bạn có thể sao chép chúng lại với nhau sau đó.
Vì sao khoảng trống hoạt động tốt
Hầu hết các bảng trong tài liệu kinh doanh được dàn với khoảng trống rõ ràng giữa các cột: ngày, mô tả, số tiền. Khoảng trống đó là tín hiệu mà bộ chuyển đổi dùng. Khoảng cách càng sạch, các cột càng được tìm ra chính xác.
Điều gì được giữ lại
Hàng và cột
Cấu trúc của bảng được giữ lại: các dòng của trang trở thành hàng, và các cột tìm ra từ khoảng trống trở thành cột của trang tính. Mỗi ô chứa văn bản đã ở chỗ đó trên trang.
Các trang dưới dạng trang tính
Thứ tự trang được bảo toàn trong thứ tự các trang tính, nên bạn có thể theo dõi tài liệu từ trang tính đầu đến cuối.
Một tệp mở được trong các chương trình phổ biến
ODS mở trong LibreOffice Calc, Excel và Google Sheets, và các ô có thể được chỉnh sửa, sắp xếp và định dạng như bất kỳ ô nào bạn tự gõ.
Điều gì không được mang sang
Không công thức, không kiểu ô, không định dạng
Một PDF không có công thức, không có kiểu ô và không có định dạng để mang sang. Nó chỉ chứa văn bản đã in. Vì vậy mọi thứ đến dưới dạng văn bản, và bạn có thể cần nói cho bảng tính biết cột nào là số. Một cột số tiền ban đầu sẽ được coi như chữ, và các phép cộng sẽ không hoạt động cho đến khi bạn chuyển các ô thành số. Trong Calc, bạn có thể chọn cột và chọn định dạng số, hoặc dùng lệnh chuyển văn bản thành số.
Cột ngăn cách bằng đường kẻ không được thấy
Các cột ngăn cách bằng đường kẻ thay vì khoảng trống không được thấy. Nếu một bảng dùng đường dọc để chia cột nhưng chính văn bản thì xếp sát nhau, bộ chuyển đổi không có khoảng trống để tìm. Nó đọc các khoảng trống trong văn bản, không phải các đường được vẽ. Khi kết quả đặt hai cột vào một ô, đó là lý do.
Văn xuôi ra thành một cột
Một trang văn xuôi thông thường ra thành một cột, là câu trả lời trung thực cho một trang chưa bao giờ là bảng. Nếu bạn chuyển PDF sang ODS với một tài liệu chủ yếu là chữ, đừng ngạc nhiên khi thấy những câu dài trong một cột ô duy nhất.
PDF quét không cho gì cả
Một PDF quét chứa hình ảnh của văn bản, không phải văn bản. Từ một cái như vậy, không có gì ra cả. Nhận dạng chữ cái trong một bức ảnh là công việc khác, gọi là nhận dạng ký tự quang học, và phép chuyển này không làm.
Cách chuyển PDF sang ODS tại đây
Thêm PDF của bạn
Thả PDF lên trang hoặc chọn nó từ thiết bị. Nó được mở bên trong trình duyệt của bạn và không được tải lên.
Chuyển đổi
Nhấn nút. Một tài liệu ngắn mất vài giây, và một tài liệu dài mất lâu hơn. Hãy để trang mở cho đến khi xong.
Tải về và mở
Tải ODS về và mở nó trong chương trình bảng tính. Kiểm tra trang tính đầu với PDF, đặt định dạng số và sửa bất kỳ cột nào đã bị gộp hay tách.
Nhìn kỹ hơn về PDF và ODS
Hai ý niệm khác nhau về một bảng
Trong một bảng tính, một bảng là một lưới ô, mỗi ô chứa một giá trị có kiểu: một số, một ngày, một mẩu văn bản. Trong một PDF, một bảng là một mẫu chữ và số được dàn để người ta thấy một bảng. Cái thứ nhất là dữ liệu; cái thứ hai là một bức vẽ của dữ liệu. Chuyển PDF sang ODS là đi từ bức vẽ trở lại dữ liệu, và điều đó luôn liên quan đến một chút diễn giải.
Vì sao mọi thứ đến dưới dạng văn bản
Vì PDF chỉ lưu ký tự, bộ chuyển đổi không thể biết 1,250 là một số tiền, một mã hay một mảnh của ngày. Nó không đoán. Nó cho bạn các ký tự, và bạn khai báo kiểu khi thấy trang tính. Điều này tránh một lỗi âm thầm tệ hơn nhiều: một con số lặng lẽ bị biến thành ngày hoặc bị cắt cụt.
Số và dấu thập phân
Hãy cẩn thận với dấu thập phân và dấu phân cách hàng nghìn. Một trang tính đặt cho một quy ước có thể đọc nhầm một số viết theo quy ước khác. Sau khi chuyển, hãy kiểm tra vài số tiền, và nếu cần dùng tìm và thay thế để đổi dấu phẩy và dấu chấm trước khi chuyển các ô thành số.
Các tình huống thường gặp chi tiết
Sao kê ngân hàng
Một bản sao kê dạng PDF cho một danh sách ngày, mô tả và số tiền. Hãy chuyển PDF sang ODS, đặt cột số tiền thành số và bạn có thể sắp xếp theo độ lớn, lọc theo một từ và cộng các tổng. Kiểm tra số dư đầu và cuối với tài liệu để chắc không có gì bị lệch.
Bảng giá và danh mục
Một nhà cung cấp gửi giá dưới dạng PDF. Trong bảng tính bạn có thể áp dụng một tỷ lệ phần trăm, so với một danh sách khác hoặc nhập sản phẩm vào một cửa hàng. Hãy kiểm tra các cột mã và giá trước, vì chúng là những cột quan trọng nhất.
Cơ quan công và trường học
Nơi LibreOffice là chuẩn, một ODS là kết quả tự nhiên. Một bảng trong thông tư hay báo cáo trở thành dữ liệu có thể lọc, đếm và vẽ biểu đồ mà không phải gõ lại.
Báo cáo có bảng kết quả
Một báo cáo có bảng kết quả, như số liệu khảo sát hay sổ sách, có thể được đưa vào bảng tính để kiểm tra và dựng biểu đồ. Những con số bị khóa trong trang trở thành dữ liệu bạn dùng được.
Lời khuyên thực tế trước khi bạn chuyển PDF sang ODS
Thử xem văn bản có chọn được không
Mở PDF trong bất kỳ trình xem nào và thử chọn một con số bằng chuột. Nếu các chữ số được tô sáng, tệp chứa văn bản thật và bạn có thể chuyển PDF sang ODS với hy vọng tốt. Nếu bạn chỉ kéo được một hình chữ nhật trên trang, đó là một bức ảnh, và không phép chuyển nào kiểu này tìm thấy con số nào.
Ưa các bảng có khoảng cách rõ ràng
Bảng dàn với khoảng trống nhìn thấy được giữa các cột chuyển tốt nhất. Khi bạn chuyển PDF sang ODS với một bảng dày đặc trong đó các cột chỉ ngăn cách bằng đường kẻ, hãy chờ đợi việc tách một số ô bằng tay.
Chỉ chuyển những trang bạn cần
Nếu bảng nằm trên vài trang của một tài liệu dài, hãy dùng trích xuất trang từ PDF trước. Một tệp ngắn hơn chuyển nhanh hơn và cho bạn ít trang tính hơn để kiểm tra.
Giữ PDF mở cạnh trang tính
Hãy so sánh hai thứ trong một hai trang đầu. Bạn sẽ sớm thấy bộ chuyển đổi xử lý tài liệu cụ thể này ra sao và phần còn lại xứng đáng được chú ý bao nhiêu.
Những câu hỏi người ta hỏi trước khi chuyển
Vì sao số của tôi căn trái và không cộng được?
Vì mọi thứ đến dưới dạng văn bản. Hãy chọn cột và chuyển các ô thành số. Khi đó phép cộng và sắp xếp hoạt động như bạn mong đợi.
Vì sao có hai cột trong một ô?
Có lẽ chúng được ngăn cách bằng một đường kẻ, không phải bằng khoảng trống. Bộ chuyển đổi tìm các khoảng trống trong văn bản, nên nó không thấy ranh giới. Hãy tách ô bằng tay với công cụ chuyển văn bản thành cột của bảng tính.
Vì sao một trang chữ nằm trong một cột?
Vì nó chưa bao giờ là một bảng. Kết quả trung thực cho văn xuôi là một cột duy nhất.
Vì sao không ra gì cả?
Gần như chắc chắn PDF là bản quét. Một bản quét chứa hình ảnh của văn bản, không phải văn bản.
PDF của tôi có bị tải lên không?
Không. Phép chuyển đổi chạy trong trình duyệt của bạn và tài liệu không bao giờ rời khỏi thiết bị.
Tôi có thể có một tệp Excel thay vào không?
Có. PDF sang XLS cho một bảng tính cho Excel.
Chọn khôn ngoan khi bạn chuyển PDF sang ODS
Bắt đầu với nguồn sạch nhất bạn có
Một PDF xuất từ bảng tính hoặc chương trình kế toán chuyển tốt hơn nhiều so với bản quét hay ảnh chụp. Nếu bạn có thể xin người gửi chính bảng tính, hãy làm vậy; PDF chỉ là phương án thứ hai.
Quyết định bạn cần gì từ các con số
Nếu bạn cần tổng và sắp xếp, hãy đặt định dạng số trước. Nếu bạn chỉ muốn đọc các con số, trang tính có thể đủ tốt nguyên trạng.
Xác minh các tổng
Khi bạn chuyển PDF sang ODS cho tiền bạc, hãy kiểm tra ít nhất một tổng với tài liệu. Nếu một con số bị lệch một cột, tổng sẽ cho thấy.
Giữ PDF
PDF là bản có thẩm quyền. Hãy giữ nó để bạn có thể so sánh và quay lại nếu phép chuyển bỏ sót điều gì.
Có kết quả tốt sau khi chuyển
Đặt kiểu cho các cột
Hãy đi qua các cột và đặt mỗi cột về đúng kiểu: số, ngày hay văn bản. Một bước này làm trang tính hoạt động như một bảng tính đúng nghĩa.
Xóa những thứ còn sót
Đầu trang và chân trang lặp lại trên mỗi trang xuất hiện như các hàng trong mỗi trang tính. Hãy xóa chúng, hoặc lọc chúng ra, để chúng không làm rối các phép cộng.
Ghép các trang tính nếu bạn cần một danh sách
Nếu bảng chạy qua nhiều trang và bạn muốn một danh sách duy nhất, hãy sao chép các hàng của mỗi trang tính xuống dưới nhau vào một trang tính, nhớ bỏ các tiêu đề lặp lại.
Dùng bộ lọc chuẩn
Calc có bộ lọc chuẩn và bộ lọc tự động. Bật bộ lọc tự động trên hàng tiêu đề và bạn có thể thu hẹp danh sách theo bất kỳ cột nào, thường là tất cả những gì bạn muốn từ PDF ngay từ đầu.
Quyền riêng tư và cách xử lý
Vì sao chuyển đổi cục bộ quan trọng với số liệu
Tệp PDF có bảng thường chứa những gì riêng tư: sao kê ngân hàng, bảng lương, hóa đơn, sổ sách. Nhiều bộ chuyển đổi trực tuyến yêu cầu bạn tải tệp lên máy chủ, xử lý rồi gửi lại kết quả, và trong một lúc một bản sao nằm trên một máy bạn không kiểm soát. Ở đây trình duyệt của chính bạn làm việc, nên tài liệu ở lại trên thiết bị của bạn.
Điều gì xảy ra khi bạn rời đi
Khi bạn đóng trang, tệp đã chuyển biến mất khỏi trình duyệt, nên hãy tải về trước. Không có gì về tài liệu của bạn được giữ lại.
Nếu có gì trục trặc
Các cột bị lệch
Hãy kiểm tra PDF: có lẽ một cột có mục dài chạy sang cột kế. Hãy chỉnh các ô bằng tay, hoặc tách chúng bằng công cụ chuyển văn bản thành cột.
Trang bị treo với tài liệu lớn
Mọi thứ chạy trên thiết bị của bạn, và một tài liệu dài cần bộ nhớ. Hãy thử lại trên máy tính, hoặc chuyển tài liệu theo từng phần.
PDF được bảo vệ bằng mật khẩu
Một tài liệu được bảo vệ phải được mở bằng mật khẩu của nó trước. Nếu không có, văn bản không đọc được.
Công cụ liên quan
Cùng họ công cụ này bao quát những việc lân cận. Với một bảng tính Excel, PDF sang XLS hoạt động theo cách tương tự. Với văn bản bạn muốn chỉnh sửa như một tài liệu, có PDF sang ODT, và cho slide, PDF sang ODP. Để quay lại PDF, ODS sang PDF biến một trang tính thành tài liệu, còn ODS sang XLS và XLS sang ODS chuyển bảng tính giữa hai thế giới.
Một ví dụ có lời giải
Giả sử một tòa thị chính công bố danh sách lệ phí dưới dạng PDF bốn trang, và bạn muốn so sánh chúng với năm ngoái. Bạn thả PDF vào đây và nhấn nút. Vài giây sau bạn tải về một ODS với bốn trang tính, mỗi trang một cái, với tên các dịch vụ và số tiền trong các cột riêng. Bạn đặt cột số tiền thành số, dán các con số năm ngoái cạnh chúng và thêm một cột cho chênh lệch. PDF ở lại trong thư mục của bạn làm bản chính thức.
Một danh sách kiểm tra ngắn
Trước khi chuyển
Kiểm tra PDF không phải là bản quét. Quyết định bạn cần những trang nào. Giữ PDF an toàn.
Trong khi chuyển
Ở lại trang cho đến khi tệp sẵn sàng.
Sau khi chuyển
Mở ODS, đặt kiểu cột, xóa tiêu đề lặp lại và kiểm tra một tổng với PDF.
Những lỗi thường gặp
Tin các con số một cách mù quáng
Hãy luôn so sánh một tổng hoặc vài con số với PDF trước khi bạn dựa vào trang tính.
Mong đợi công thức
Một PDF chứa giá trị đã in, không phải công thức. Đừng chuyển PDF sang ODS với hy vọng tìm thấy các phép tính đằng sau con số.
Thử trên một bản quét
Một PDF quét chứa hình ảnh của văn bản, nên không có gì ra. Hãy kiểm tra bạn có chọn được văn bản không trước khi bắt đầu.
Tài liệu của bạn ở lại trên thiết bị của bạn
Phép chuyển đổi diễn ra cục bộ. PDF của bạn được chính trình duyệt đọc, viết lại ở đó và trả lại dưới dạng ODS. Không có gì được tải lên, nên không có bản sao nào nằm trên máy chủ và không ai khác đọc được nó. Với số liệu có nội dung riêng tư, đó là cách an toàn để chuyển PDF sang ODS.
Tóm tắt
Để chuyển PDF sang ODS ở đây, hãy thả tài liệu và nhấn nút. PDF của bạn được đọc trong trình duyệt và ghi ra thành ODS. Một PDF ghi lại mỗi chữ cái nằm ở đâu, không phải nó có nghĩa gì, nên hàng và cột được tìm ra bằng cách tìm các khoảng trống dọc mà một cột để lại. Mỗi trang của PDF trở thành trang tính riêng của nó. Một PDF không có công thức, không có kiểu ô và không có định dạng để mang sang, nên mọi thứ đến dưới dạng văn bản và bạn có thể cần nói cho bảng tính biết cột nào là số. Các cột ngăn cách bằng đường kẻ thay vì khoảng trống không được thấy, và một trang văn xuôi ra thành một cột. Không có gì rời khỏi thiết bị của bạn.