Thêm số trang vào PDF Portable Document Format Miễn phí Trực tuyến An toàn

Vì sao mọi người thêm số trang vào PDF

Một tài liệu không có số trang rất khó làm việc cùng. Bạn không thể viết trong email "xem trang 12". Bạn không thể biết bản in đã đủ trang hay chưa. Một cuộc họp bàn về bản báo cáo dài sẽ kết thúc với cảnh mỗi người lật đến một chỗ khác nhau. Hễ tệp PDF có hơn vài trang, số trang thôi là phần trang trí mà trở thành công cụ cơ bản để điều hướng, tham chiếu và kiểm tra. Đó là lý do nhiều người muốn thêm số trang vào PDF vốn được gửi đến mà không có: một bộ tài liệu quét, một báo cáo ghép từ nhiều phần, một hợp đồng gộp từ các tệp riêng lẻ, một luận văn nộp thành loạt chương.

Số trang còn giúp phòng ngừa thất lạc. Nếu bản in có đánh số trang, người đọc thấy ngay có trang nào bị thiếu hoặc sai thứ tự hay không. Tòa án, hội đồng và các hồ sơ đấu thầu thường yêu cầu đánh số trang chính vì lý do đó. Bất cứ khi nào tài liệu có thể được in, ký, trích dẫn hoặc nhiều người cùng xem xét, đánh số trang là một sự chu đáo nhỏ giúp tránh được rất nhiều nhầm lẫn về sau.

Trang này cho phép bạn thêm số trang vào PDF hoàn toàn ngay trong trình duyệt. Tệp không được tải lên máy chủ, điều này quan trọng với hợp đồng, bộ hồ sơ pháp lý và giấy tờ cá nhân. Bên dưới bạn sẽ thấy cách chọn vị trí đặt số, số hiển thị nội dung gì và trang nào được tính là trang đầu tiên, những gì công cụ không làm được, cùng cách tránh các sai sót thường gặp.

Những gì bạn có thể chọn

Vị trí đặt số

Bạn quyết định số trang xuất hiện ở chỗ nào trên trang. Các lựa chọn thông thường là giữa phía dưới, góc dưới bên phải, góc trên bên phải và góc dưới bên trái, dù các tùy chọn trên trang có thể nhiều hơn. Với tài liệu sẽ được đóng gáy hoặc in hai mặt, nhiều người thích góc ngoài của mỗi trang; với tài liệu chỉ xem trên màn hình, giữa phía dưới trông gọn gàng và không gây chú ý. Dù chọn vị trí nào, hãy áp dụng cho cả tài liệu để việc đánh số trông nhất quán.

Số hiển thị nội dung gì

Số trang không nhất thiết chỉ là một chữ số trơn. Bạn có thể chọn nội dung hiển thị, chẳng hạn một con số đơn thuần, "Trang 5", hoặc "5 / 40" nếu công cụ cung cấp tổng số trang. Tài liệu trang trọng thường chuộng "Trang 5 / 40" vì nó cho người đọc biết luôn tài liệu phải có bao nhiêu trang. Định dạng ngắn, đơn giản là dễ đọc nhất và không lấn át nội dung của trang.

Trang nào được tính là trang đầu tiên

Không phải tài liệu nào cũng nên bắt đầu đánh số từ trang đầu. Một bản báo cáo thường có trang bìa không nên mang số, và trang mục lục thường được tính nhưng không ghi số, hoặc đánh số theo kiểu khác. Công cụ này cho phép bạn nêu rõ trang nào được tính là trang đầu tiên, nhờ đó việc đánh số bắt đầu đúng chỗ bạn muốn. Nếu trang đầu của tệp là trang bìa, bạn có thể bắt đầu từ trang thứ hai và để trang mục lục mang số của trang đầu tiên được đánh số.

Vì sao trang bắt đầu lại quan trọng

Hãy hình dung một bản báo cáo ba mươi trang có trang đầu là trang bìa. Nếu đánh số từ ngay trang đầu, trang bìa là trang 1, trang mục lục là trang 2 và phần mở đầu là trang 3. Người đọc thấy danh sách mục lục ghi "Mở đầu, trang 1" sẽ bối rối. Bằng cách chọn trang nào được tính là trang đầu tiên, bạn làm cho số in ra khớp với mục lục, và không ai phải nhẩm trừ đi hai.

Các con số được vẽ như thế nào

Vẽ lên trên các trang, còn trang giữ nguyên

Các con số được vẽ lên trên trang; bản thân các trang không bị đụng đến. Mọi thứ bên dưới, gồm văn bản, hình ảnh và bố cục, vẫn như cũ, giữ nguyên chất lượng gốc và văn bản vẫn chọn được. Chỉ có những con số nhỏ được thêm vào. Nghĩa là tệp PDF vẫn hoạt động như trước: bạn vẫn có thể tìm kiếm trong đó, chọn văn bản và phóng to, còn dung lượng tệp chỉ tăng nhẹ.

Vì sao vẽ "lên trên" là cách đúng

Một số công cụ dựng lại từng trang để chừa chỗ cho số trang, điều này có thể làm xê dịch bố cục, đổi phông chữ hoặc biến văn bản thành hình ảnh. Vẽ số lên trên trang hiện có tránh được tất cả những điều đó. Rủi ro duy nhất là con số có thể đè lên nội dung sẵn có gần mép trang, vì vậy vị trí bạn chọn rất quan trọng, và vì vậy bạn nên xem lại kết quả.

Những gì công cụ này không làm

Nó thêm số; nó không thay thế số

Nếu các trang của bạn đã có số in sẵn, những số đó vẫn nằm nguyên chỗ. Công cụ này thêm số mới; nó không thể xóa số cũ. Nếu bạn thêm số trang vào một tệp PDF vốn đã được đánh số, bạn sẽ thấy cả hai bộ số. Hãy kiểm tra tài liệu trước khi bắt đầu: nếu tệp đã có số mà bạn muốn đổi, bạn sẽ phải xử lý số cũ bằng cách khác, chẳng hạn quay lại tệp nguồn và đánh số lại ở đó.

Các con số là hình ảnh, không phải văn bản

Các con số được vẽ dưới dạng hình ảnh chứ không phải văn bản có thể chọn. Bạn không thể chọn một con số, tìm kiếm "Trang 7" hay sao chép nó. Với hầu hết mọi mục đích thì điều đó không sao, vì số trang sinh ra để được đọc chứ không phải để sao chép. Nếu bạn cần chúng là văn bản thật, vì khả năng tiếp cận hoặc để trích xuất văn bản, hãy đưa việc đánh số vào tài liệu nguồn trước khi tạo PDF.

Nó không tạo mục lục

Đánh số trang không tạo ra dấu trang hay chỉ mục. Nếu người đọc cần một danh sách mục lục trỏ đến các trang, bạn phải viết nó trong chính tài liệu. Các con số được thêm ở đây chính là thứ mục lục sẽ tham chiếu đến, nên nên chốt việc đánh số trước rồi mới viết mục lục sau.

Điều gì xảy ra khi bạn thêm số trang vào tệp PDF

PDF là một tài liệu gồm các trang, mỗi trang ghi lại chính xác vị trí của từng chữ cái và hình ảnh. Bản ghi cố định đó là lý do PDF trông giống nhau trên mọi thiết bị. Khi bạn thêm số trang vào tệp PDF, một chương trình vẽ một con số nhỏ lên mỗi trang mà không đụng đến bản ghi của trang. Kết quả là cùng tài liệu đó với một con số gọn gàng ở chân trang, hoặc bất cứ đâu bạn chọn. Bản gốc không bị thay đổi, nên bạn có thể thêm số trang vào PDF lần nữa với thiết lập khác nếu đổi ý.

Trang này hoạt động đúng như vậy. Nó đọc PDF của bạn trong trình duyệt, vẽ số lên mọi trang tính từ trang bạn chỉ định là trang đầu tiên, rồi ghi ra một tệp mới. Bạn có thể thêm số trang vào mọi loại tài liệu PDF, bản quét hay bản gõ, ngắn hay dài, và mọi trang đều giữ nguyên văn bản, hình ảnh và bố cục bên dưới con số.

Thêm số trang vào PDF so với in kèm số

Một số công cụ đánh số trang bằng cách in tài liệu ra một máy in ảo có bật đầu trang hoặc chân trang. Cách đó kết xuất lại mọi trang, có thể biến văn bản chọn được thành hình ảnh và làm thay đổi bố cục. Vẽ số lên trên thì tránh được điều đó. Nếu bạn từng thử thêm số trang vào PDF bằng cách in rồi thấy văn bản không còn tìm kiếm được, đó chính là lý do, và đó cũng là lý do một lớp phủ thật sự tốt hơn.

Đánh số một tài liệu gồm nhiều phần

Lý do phổ biến nhất để thêm số trang vào các tệp PDF là tài liệu được ghép từ nhiều mảnh. Mỗi mảnh, dù là một chương, một phụ lục hay một báo cáo riêng, đến với cách đánh số riêng của nó, hoặc không có số nào. Khi gộp chúng lại, dãy số trở nên lộn xộn: trang 1 của phần đầu, rồi lại trang 1 của phần hai, và cứ thế. Cách sửa gọn nhất là gộp mọi thứ trước, rồi thêm số trang vào PDF như một thao tác duy nhất trên tệp hoàn chỉnh.

Như vậy các số chạy 1, 2, 3 đến hết, bất kể tài liệu được lắp ghép ra sao. Nếu bạn buộc phải giữ số gốc của một số phần, chẳng hạn vì mục lục tham chiếu đến chúng, hãy chọn trang bắt đầu thật cẩn thận, và nhớ rằng các số đã in sẵn vẫn nằm nguyên khi bạn thêm số trang vào PDF.

Phần đầu sách và phụ lục

Tài liệu trang trọng thường đánh số phần đầu sách, như mục lục và lời nói đầu, theo kiểu khác với phần nội dung chính, chẳng hạn bằng chữ số La Mã. Công cụ này đánh số bằng số thường, nên với những tài liệu như vậy cách đơn giản nhất là để phần đầu sách không đánh số và bắt đầu đánh số từ trang đầu của phần nội dung chính. Việc chọn trang nào được tính là trang đầu tiên chính là thiết lập giúp làm được điều này.

Số trang, khả năng tiếp cận và việc in ấn

Vì các con số được vẽ dưới dạng hình ảnh, trình đọc màn hình sẽ không đọc chúng lên, và chúng không thể sao chép. Với hầu hết tài liệu thì điều đó không thành vấn đề, vì thứ tự trang vốn đã rõ ràng với người đọc. Nếu khả năng tiếp cận là một yêu cầu, hãy đánh số tài liệu trong tệp nguồn trước khi tạo PDF để các con số là văn bản thật. Trong mọi trường hợp khác, bạn có thể yên tâm thêm số trang vào các tệp PDF tại đây.

Khi in, số trang giúp bạn sắp xếp lại tài liệu bị rơi hoặc xáo trộn. Hãy đặt số ở góc mà lề máy in sẽ không cắt mất, và chọn cỡ dễ đọc nhưng không lấn át trang. Sau khi thêm số trang vào PDF, nếu tài liệu quan trọng, hãy in thử một trang để chắc chắn không có gì bị cắt.

In hai mặt

Với tài liệu in hai mặt và đóng gáy, góc ngoài là quy ước thông dụng: trang lẻ mang số ở bên phải, trang chẵn ở bên trái. Nếu công cụ này chỉ cung cấp một vị trí cho mọi trang, hãy chọn giữa phía dưới, vị trí trông ổn ở cả hai mặt, và bạn sẽ tránh được cảnh con số bị giấu vào chỗ đóng gáy.

Cách thêm số trang vào PDF tại đây

Thêm PDF của bạn

Thả PDF vào trang hoặc chọn từ thiết bị của bạn. Tệp được đọc ngay trong trình duyệt và không được tải lên.

Chọn thiết lập

Chọn vị trí của các con số, cách hiển thị và trang được tính là trang đầu tiên. Nếu chưa chắc, hãy bắt đầu với giữa phía dưới và một con số đơn giản.

Thêm số và kiểm tra

Nhấn nút rồi tải xuống PDF đã đánh số. Hãy lướt qua toàn bộ: kiểm tra xem các số có dễ đọc không, có số nào đè lên văn bản sẵn có không, trang được đánh số đầu tiên có đúng là trang bạn định không và số cuối cùng có khớp với kỳ vọng không.

Mẹo để đánh số trang tốt

Hoàn thiện tài liệu trước

Hãy thêm số sau khi nội dung đã hoàn chỉnh: gộp tệp, xóa các trang không cần và sắp xếp lại mọi thứ trước. Nếu bạn đánh số trước rồi mới sửa tài liệu, các số sẽ không còn khớp. Thứ tự đúng là hoàn thiện trước, đánh số sau.

Để trang bìa không đánh số

Trang bìa hiếm khi mang số. Bằng cách chọn trang nào được tính là trang đầu tiên, bạn có thể bắt đầu đánh số sau trang bìa, để các số in ra khớp với mục lục.

Kiểm tra lề

Con số đặt quá sát mép trang có thể bị cắt khi in, và con số đặt đè lên chữ ở chân trang sẽ khó đọc. Hãy nhìn các góc và mép của kết quả trước khi in hoặc gửi đi.

Những câu hỏi thường gặp trước khi thêm số

Các trang gốc có bị thay đổi không?

Không. Các con số được vẽ lên trên, còn mọi thứ bên dưới không bị đụng đến.

Vì sao tôi thấy hai bộ số?

Vì các trang vốn đã có số in sẵn và công cụ này thêm số mới chứ không thay số cũ. Hãy quay lại tệp nguồn nếu bạn cần đánh số lại.

Tôi có thể bắt đầu đánh số muộn hơn trong tài liệu không?

Có. Bạn chọn trang nào được tính là trang đầu tiên, nên việc đánh số có thể bắt đầu sau trang bìa hoặc trang mục lục.

Tệp của tôi có bị tải lên không?

Không. Mọi thứ chạy trong trình duyệt của bạn và tệp không bao giờ rời khỏi thiết bị.

Ai cần thêm số trang vào các tệp PDF

Sinh viên và nhà nghiên cứu

Luận văn, luận án và báo cáo thường được yêu cầu đánh số. Đánh số cho bản PDF cuối cùng giúp người chấm tham chiếu đúng từng trang.

Nhân viên pháp lý và hành chính

Bộ hồ sơ, tập chứng cứ và tài liệu đấu thầu được đánh số để mọi bên cùng dẫn chiếu một trang và nhận ra nếu thiếu một trang.

Bất kỳ ai gộp tài liệu

Khi bạn kết hợp nhiều PDF thành một, số gốc bắt đầu lại ở mỗi phần. Thêm số mới vào tệp đã gộp cho bạn một dãy số liền mạch duy nhất.

Những lỗi thường gặp

Đánh số trước khi tài liệu hoàn chỉnh

Nếu sau đó có trang được thêm hoặc xóa, các số sẽ sai. Hãy đánh số sau cùng.

Quên các số đã có

Thêm số vào tệp vốn đã được đánh số sẽ cho ra hai lớp số. Hãy kiểm tra trước.

Không kiểm tra các góc

Con số có thể đè lên chân trang. Hãy xem kết quả trước khi gửi đi.

Công cụ liên quan

Bước đầu tiên tự nhiên cho tài liệu nhiều phần là gộp các tệp PDF, còn những công cụ đi cùng là xóa trang khỏi PDF để bỏ những gì bạn không cần, và thêm dấu mờ vào PDF để đánh dấu bản nháp. Khi tài liệu đã xong, bạn có thể bảo vệ nó bằng mật khẩu hoặc ký vào nó. Nếu một trang bị ngược, hãy xoay nó trước khi đánh số.

Khi nào nên và không nên thêm số trang vào các tệp PDF

Đánh số là đúng bất cứ khi nào tài liệu sẽ được nhiều người đọc, in, trích dẫn hoặc xem xét. Nó không cần thiết với tài liệu một trang và thường không được hoan nghênh trên trang bìa hay một lá thư. Nó là công cụ sai nếu các trang đã mang số mà bạn muốn giữ, vì các số mới sẽ xuất hiện bên cạnh chúng. Và nếu bạn cần số là văn bản thật vì khả năng tiếp cận, hãy đưa chúng vào tài liệu nguồn.

Với các trường hợp phổ biến, như báo cáo, bộ hồ sơ, tài liệu đã gộp, luận văn và hợp đồng, việc thêm số trang vào các tệp PDF trong trình duyệt vừa nhanh, vừa riêng tư, vừa chính xác. Bản gốc của bạn không bao giờ bị thay đổi, nên bạn có thể thêm số trang vào PDF lần nữa với vị trí hoặc trang bắt đầu khác bất cứ lúc nào.

PDF lớn và thiết bị chậm

Mọi thứ chạy trên chính thiết bị của bạn, nên các PDF rất lớn phụ thuộc vào bộ nhớ của nó. Một trăm trang không thành vấn đề. Một bản quét một nghìn trang có thể chậm trên điện thoại đời cũ. Nếu tệp quá lớn làm máy chật vật, hãy tách nó ra, thêm số trang vào từng phần PDF riêng với trang bắt đầu phù hợp cho mỗi phần, rồi gộp lại sau.

Giữ dung lượng tệp ở mức hợp lý

Việc đánh số làm tăng dung lượng tệp rất ít. Nếu PDF vốn đã lớn vì chứa các trang quét, hãy nén PDF sau đó. Làm vậy sau khi bạn thêm số trang vào tài liệu PDF nghĩa là các con số đã là một phần của bản hoàn chỉnh.

Quy trình đánh số giúp tránh sai sót

Hoàn thiện nội dung, rồi gộp, cắt tỉa và sắp xếp lại. Kiểm tra hướng của từng trang. Quyết định nơi bắt đầu đánh số. Sau đó thêm số trang vào PDF và lướt qua kết quả, nhìn trang đầu tiên được đánh số, một trang ở giữa và trang cuối. Nếu có gì trông sai, hãy quay lại bản gốc và thử lại; vì không có gì bị thay đổi, bạn không mất gì cả.

Tách tài liệu đã đánh số sau này

Nếu sau này bạn tách tệp đã đánh số thành các phần, mỗi phần giữ nguyên các số nó mang, điều này có thể hữu ích: người chỉ cầm các trang 12 đến 20 vẫn có thể dẫn chiếu chúng theo số gốc. Đây là thêm một lý do để thêm số trang vào tài liệu PDF khi chúng còn nguyên vẹn.

Tệp của bạn nằm lại trên thiết bị của bạn

Việc đánh số diễn ra cục bộ. PDF của bạn được trình duyệt của chính bạn đọc, các con số được vẽ ngay tại đó và tệp được trả lại. Không có gì được tải lên, nên không có bản sao nào trên máy chủ và không ai khác có thể xem nội dung. Với hợp đồng, bộ hồ sơ pháp lý và giấy tờ cá nhân, đó là cách an toàn để thêm số trang vào PDF.

Một ví dụ cụ thể

Giả sử bạn có một bản báo cáo ba mươi trang ghép từ bốn phần, có một trang bìa và một trang mục lục ở đầu. Bạn thả tệp vào đây, chọn giữa phía dưới và kiểu "Trang 5" đơn giản, và đặt trang thứ ba, trang đầu của phần mở đầu, làm trang một. Bạn nhấn nút và tải xuống PDF. Bạn lướt qua: trang bìa và mục lục không mang số, phần mở đầu là trang một và trang cuối là trang hai mươi tám. Các con số khớp với mục lục của bạn, và tài liệu sẵn sàng để in.

Nguồn gốc của PDF cũng quan trọng

PDF đến với bạn từ nhiều nguồn, và thời điểm tốt nhất để đánh số tài liệu phụ thuộc vào nơi nó xuất phát. Nếu bạn tự soạn bằng trình soạn thảo văn bản, con đường dễ nhất thường là bật số trang trong tệp nguồn rồi xuất lại, vì khi đó các con số trở thành văn bản thật. Nếu nó đến từ máy quét, ứng dụng ảnh hay công cụ chuyển đổi, không có nguồn nào để quay lại, và đánh số chính tệp PDF là lựa chọn thực tế.

Tương tự với các tài liệu làm từ tệp khác. Một bộ ảnh được chuyển thành tài liệu bằng trình chuyển đổi JPG sang PDF hoàn toàn không có số trang, vì ảnh vốn không có trang. Một tệp Word được chuyển thành PDF bằng trình chuyển đổi DOCX sang PDF có thể mang hoặc không mang các số vốn nằm ở chân trang trong Word, vì đầu trang và chân trang là một phần của thiết lập trang vốn được dàn lại trong quá trình chuyển đổi. Trong cả hai tình huống, đánh số cho PDF đã hoàn chỉnh là cách đáng tin cậy để chắc chắn các trang được đánh số.

Kiểm tra xem số đã tồn tại chưa

Trước khi bắt đầu, hãy cuộn xuống cuối vài trang. Nhìn các góc và chân trang. Một con số nhỏ có thể dễ bị bỏ sót, nhất là trên trang quét có chân trang mảnh. Nếu số đã có sẵn, hãy quyết định xem bạn có muốn bộ số thứ hai không; trong hầu hết trường hợp là không, và bạn nên xử lý ở tệp nguồn.

Một cái kết gọn gàng

Khi các số đã được thêm, hãy xem lại toàn bộ tệp một lần nữa ở kích thước bình thường, rồi lưu với một cái tên có nghĩa. Vì PDF đã đánh số thường là phiên bản cuối cùng, nên đáng giữ lại cả tệp chưa đánh số, phòng khi bạn cần đổi thứ tự trang và bắt đầu lại.

Trước khi đóng trang

Hãy kiểm tra rằng bạn đã tải xuống PDF đã đánh số, các số dễ đọc và bắt đầu đúng chỗ dự định, và bạn đã giữ lại bản gốc chưa đánh số.

Tóm tắt

Để thêm số trang vào PDF tại đây, hãy thả tệp, chọn vị trí đặt số, nội dung hiển thị và trang được tính là trang đầu tiên, rồi tải kết quả xuống. Các con số được vẽ lên trên và các trang không bị đụng đến. Các số đã in sẵn trên trang vẫn nằm nguyên chỗ, vì công cụ này thêm chứ không thay thế, và các số mới là hình ảnh chứ không phải văn bản chọn được. Không có gì rời khỏi thiết bị của bạn.