Convertir XLS en ODS Excel ↔ OpenDocument Spreadsheet Gratuit En ligne Sûr

Pourquoi on convertit un XLS en ODS

Le XLS est le format de tableur Excel sur lequel des générations de bureaux, de comptables et de logiciels se sont appuyées. L'ODS est le format de tableur ouvert de LibreOffice Calc et d'autres suites bureautiques ouvertes, fondé sur une norme publiée qu'aucune entreprise ne contrôle seule. On convertit des XLS en ODS quand on passe aux logiciels libres, quand une école ou un organisme public demande des formats ouverts, quand un collègue utilise Calc et ne peut pas ouvrir confortablement le fichier Excel, ou quand on veut simplement garder ses données dans un format à l'avenir garanti. La tâche est courante et l'intention toujours la même : garder le classeur, changer le contenant.

Une chose distingue ce sens : les formules voyagent. Chaque feuille passe dans son ordre avec ses valeurs, ses formules et ses dates, et rien n'est recalculé en chemin. Cela fait de l'ODS un classeur qui fonctionne, et pas seulement un instantané de résultats. Les limites tiennent à l'apparence : les formats de nombres et les couleurs de cellules ne sont pas repris, pas plus que les graphiques ou les cellules fusionnées. Ces limites sont expliquées plus bas, avec la manière de les contourner.

Cette page convertit le XLS en ODS dans votre navigateur. Votre feuille de calcul n'est pas envoyée vers un serveur, ce qui compte pour les comptes, la paie et les listes de clients. Vous trouverez plus bas ce qui passe, ce qui ne passe pas et comment vérifier le résultat avant de vous y fier.

Ce qui passe

Chaque feuille, dans son ordre

Quand vous convertissez un XLS en ODS ici, chaque feuille passe, dans le même ordre, sous le même nom. Un classeur dont les feuilles s'appellent Sales, Costs et Summary produit un ODS avec ces trois feuilles dans cet ordre. Rien n'est fusionné, supprimé ni réorganisé.

Valeurs, formules et dates

Les valeurs des cellules passent exactement. Les formules passent aussi, en tant que formules, si bien que l'ODS peut encore recalculer quand une donnée d'entrée change. Les dates restent des dates. Rien n'est redessiné et rien n'est recalculé pendant la conversion : les cellules sont lues et réécrites, ce qui était dans une cellule est donc ce qui s'y trouve ensuite.

Pourquoi « rien n'est recalculé » est une bonne nouvelle

Une conversion qui recalculerait au passage pourrait modifier des chiffres, par exemple si deux logiciels arrondissent différemment ou évaluent une fonction un peu autrement. En copiant les valeurs et les formules telles quelles, cette conversion garde vos nombres exactement comme l'original les montrait. Si vous voulez des calculs frais, vous pouvez les déclencher vous-même dans Calc après avoir ouvert le fichier.

Ce qui ne passe pas

Formats de nombres

Les formats de nombres ne sont pas repris ; un nombre formaté arrive donc brut. Une cellule qui affichait 1 250,50 avec un symbole monétaire peut afficher 1250,5 dans l'ODS. Un pourcentage affiché 26 % peut apparaître comme 0,26. Les valeurs sont justes ; la manière dont elles sont habillées, non. Après la conversion, vous voudrez généralement réappliquer les formats aux colonnes qui en ont besoin, comme la monnaie, le pourcentage et la date.

Comment rétablir rapidement les formats

Sélectionnez une colonne, choisissez le format dans le menu de Calc, et il s'applique d'un coup à chaque cellule de la colonne. Pour un classeur typique avec une poignée de colonnes formatées, cela prend une ou deux minutes. Cela vaut la peine avant de partager le fichier, pour que les chiffres aient l'aspect qu'un lecteur attend.

Couleurs de cellules

Les couleurs de cellules ne sont pas reprises. Les lignes surlignées pour insister, les en-têtes colorés et les ombrages en feux tricolores arriveront bruts. Si une couleur porte un sens, comme le rouge pour un retard, ajoutez avant de convertir une colonne de texte qui le dit, ou réappliquez les couleurs ensuite.

Graphiques et cellules fusionnées

Les graphiques et la disposition des cellules fusionnées ne sont pas repris non plus. Un graphique à côté de vos chiffres n'apparaîtra pas, et un titre fusionné sur plusieurs colonnes deviendra une cellule ordinaire. Les données derrière le graphique sont toutes là ; vous pouvez donc reconstruire le graphique dans Calc en quelques clics.

Ce que sont le XLS et l'ODS

Le XLS est le format qu'Excel utilisait avant que le XLSX ne devienne la norme, et il reste en usage partout où survivent d'anciens classeurs, modèles et systèmes. L'ODS, abréviation d'OpenDocument Spreadsheet, est le format de LibreOffice Calc et d'OpenOffice, défini par une norme ouverte. Les deux décrivent un classeur comme un ensemble de feuilles, chacune une grille de cellules qui contiennent des valeurs, des formules et de la mise en forme. Ils stockent ces choses de façons différentes ; un logiciel doit donc traduire de l'un à l'autre.

Quand vous convertissez un XLS en ODS, la traduction couvre la substance du classeur : feuilles, noms, ordre, valeurs, formules et dates. Elle laisse de côté l'habillage, c'est-à-dire les formats de nombres, les couleurs, les graphiques et les cellules fusionnées. Le résultat est un classeur qui fonctionne en format ouvert, qui demande un bref rangement de son apparence avant d'être prêt pour d'autres.

Pourquoi l'habillage est séparé de la substance

La valeur d'une cellule et l'apparence d'une cellule sont deux choses différentes. Une cellule peut contenir 0,26 et afficher 26 %. La valeur est une donnée ; l'affichage est un format appliqué par-dessus. Les conversions qui portent fidèlement les données mais laissent les formats à réappliquer sont prudentes : elles préfèrent vous donner un nombre juste en tenue simple plutôt qu'un nombre mal habillé. Après avoir converti le XLS en ODS, une minute de remise en forme vous donne la bonne tenue.

Les formules qui passent

Comme les formules sont copiées en tant que formules, votre logique de calcul survit à la conversion. Une colonne de totaux additionne toujours sa colonne ; une recherche cherche toujours. C'est le principal avantage de ce sens sur le sens inverse, où les formules arrivent sous forme de valeurs. Cela fait de l'ODS une véritable suite de votre classeur, non une image figée de celui-ci.

Deux précautions s'appliquent. D'abord, les fonctions qui existent dans Excel mais n'ont pas d'équivalent direct dans Calc peuvent se comporter autrement ou afficher des erreurs ; elles sont rares dans les classeurs ordinaires, mais vérifiez les plus inhabituelles. Ensuite, les formules qui renvoient à d'autres fichiers, ou à des données situées hors du classeur, peuvent ne pas retrouver leurs sources au nouvel emplacement. Après avoir converti le XLS en ODS, contrôlez par sondage les formules importantes en comparant leurs résultats avec l'original.

Une routine de contrôle par sondage

Choisissez trois formules qui comptent : un total, une recherche et quelque chose de plus compliqué. Comparez leurs résultats dans l'ODS avec l'original. Si les trois concordent, le reste du classeur concorde presque certainement aussi. Si l'une diffère, vous avez trouvé quelque chose à examiner, et il vaut bien mieux le trouver maintenant qu'une fois le fichier parti chez d'autres.

Rétablir l'apparence du classeur

Après avoir converti le XLS en ODS, vous voudrez probablement rétablir l'apparence. Commencez par les formats de nombres : appliquez la monnaie aux colonnes d'argent, le pourcentage aux rapports et un format de date aux dates. Puis les en-têtes : mettez-les en gras ou en couleur comme avant. Puis les largeurs de colonnes, pour que les nombres s'affichent en entier. Puis, si l'original avait des graphiques, reconstruisez-les à partir des données.

Les outils de styles de Calc aident : vous pouvez définir une fois un style pour les en-têtes ou les totaux et l'appliquer partout. Si le classeur doit servir pendant des années, cet effort ponctuel rapporte en cohérence. Si c'est une conversion ponctuelle, quelques étapes rapides de mise en forme suffisent.

Graphiques

Les graphiques ne passent pas, mais leurs données, si. Dans Calc, sélectionnez les cellules et insérez un graphique du même type. Un graphique simple prend moins d'une minute. Si votre classeur repose sur de nombreux graphiques élaborés, prévoyez un peu plus de temps pour les reconstruire.

Comment convertir un XLS en ODS ici

Ajoutez votre classeur

Déposez le fichier .xls sur la page ou choisissez-le sur votre appareil. Il est lu dans votre navigateur et n'est pas envoyé.

Convertissez

Appuyez sur le bouton. Pour un classeur ordinaire, cela prend quelques secondes.

Téléchargez, vérifiez et rangez

Téléchargez l'ODS et ouvrez-le dans LibreOffice Calc ou un autre logiciel qui lit le format. Vérifiez que chaque feuille est présente, que les formules donnent les mêmes résultats qu'avant et que les dates sont justes. Réappliquez ensuite les formats de nombres dont vous avez besoin.

Préparer le classeur pour un résultat propre

Notez quels formats comptent

Avant de convertir, faites une courte note des colonnes qui portent de la monnaie, des pourcentages ou des formats de date particuliers, pour savoir ce qu'il faudra rétablir ensuite.

Mettez du sens dans les cellules

Tout ce qui n'existe que sous forme de couleur, de graphique ou de titre fusionné ne voyagera pas. Ajoutez du texte pour porter le sens.

Enregistrez et fermez d'abord

Assurez-vous que le classeur est enregistré dans son état final, pour que le convertisseur lise la version actuelle.

Questions que l'on se pose avant de convertir

Mes formules fonctionnent-elles encore ?

Oui. Les formules passent en tant que formules, et rien n'est recalculé pendant la conversion.

Pourquoi mes nombres paraissent-ils bruts ?

Les formats de nombres ne sont pas repris ; un nombre formaté arrive donc brut. Réappliquez le format dans Calc.

Où sont passés mon graphique et mes couleurs ?

Les graphiques, les couleurs de cellules et la disposition des cellules fusionnées ne sont pas repris. Les données, si.

Ma feuille de calcul est-elle envoyée ?

Non. Tout s'exécute dans votre navigateur et le fichier ne quitte jamais votre appareil.

Qui convertit des XLS en ODS

Ceux qui passent à la bureautique libre

Ceux qui quittent Excel pour LibreOffice emportent leurs classeurs, formules comprises.

Écoles et organismes publics

Les organisations qui exigent des formats ouverts demandent de l'ODS. Convertir répond à l'exigence sans ressaisie.

Archivistes et planificateurs à long terme

Une norme ouverte est un foyer plus sûr pour des données qui doivent rester utilisables pendant des décennies.

Erreurs courantes

Oublier de rétablir les formats

Des nombres bruts peuvent induire en erreur. Réappliquez les formats de monnaie et de pourcentage avant de partager.

Compter sur la couleur pour le sens

Les couleurs ne voyagent pas. Mettez le sens dans les cellules.

Supprimer l'original

Gardez le XLS comme trace de la mise en forme et des graphiques d'origine.

Outils associés

Pour aller dans l'autre sens, Convertir ODS en XLS, en vous rappelant que les formules arrivent alors sous forme de valeurs. Pour une copie figée et partageable, Convertir XLS en PDF ou Convertir ODS en PDF. Si vos données sont dans un tableau PDF, Convertir PDF en ODS le reconstruit, et pour des données sous d'autres formes, Convertir un XLSX en JSON et Convertir un JSON en XLSX aident. Pour les documents texte, Convertir DOCX en ODT fait le même travail.

Quand convertir un XLS en ODS, et quand ne pas le faire

Convertir est le bon choix quand vous voulez un classeur qui fonctionne en format ouvert : pour continuer dans LibreOffice, pour répondre à une exigence de formats ouverts ou pour archiver dans une norme qu'aucune entreprise ne possède. C'est le mauvais choix quand le destinataire n'a besoin que de lire les chiffres, auquel cas un PDF est plus fidèle et n'exige aucun rangement. Et c'est inutile si le destinataire utilise Excel, qui s'accommode très bien du XLS.

Pour les cas courants, comme les budgets, listes, emplois du temps, comptes et calculs de tous les jours, il est rapide, privé et fiable de convertir un XLS en ODS dans le navigateur. Votre original n'est jamais modifié ; vous pouvez donc revenir et convertir de nouveau le XLS en ODS quand vous le voulez.

Convertir plusieurs classeurs

Si vous avez de nombreux classeurs à déplacer, convertissez-les un par un et gardez les originaux dans un dossier à part. Essayez-en un d'abord et faites le contrôle par sondage, pour savoir à quoi vous attendre pour le reste. Quand vous convertissez des XLS en ODS en masse, la cohérence compte plus que la vitesse.

Classeurs à nombreuses feuilles

Chaque feuille passe ; un classeur de vingt feuilles donne donc un ODS de vingt feuilles. Si vous n'en avez besoin que de quelques-unes, supprimez les autres dans une copie de l'original avant de convertir. Cela garde le fichier petit et évite de transporter des feuilles dont vous n'avez plus besoin.

Grands classeurs et appareils lents

Tout s'exécute sur votre propre appareil ; les très grands classeurs dépendent donc de sa mémoire. Quelques milliers de lignes ne posent aucun problème. Un classeur de centaines de milliers de lignes peut être lent sur un téléphone plus ancien. S'il peine, laissez un instant au navigateur et évitez de passer à d'autres applications pendant qu'il travaille.

Garder l'original comme trace

Ne supprimez jamais le XLS après l'avoir converti. Il contient les formats de nombres, les couleurs et les graphiques que l'ODS ne porte pas. Si quelqu'un demande plus tard à quoi ressemblait un graphique ou comment une colonne était formatée, le XLS a la réponse. Traitez-le comme la copie d'archive et l'ODS comme la copie de travail.

Votre feuille de calcul reste sur votre appareil

La conversion se fait en local. Votre classeur est lu par votre propre navigateur, écrit là en ODS et rendu. Rien n'est envoyé : il n'y a aucune copie sur un serveur et personne d'autre qui pourrait voir les chiffres. Pour les comptes, la paie et les données de clients, c'est la manière sûre de convertir un XLS en ODS.

Un exemple détaillé

Supposons que votre association tienne ses comptes dans un classeur Excel avec des feuilles Income, Expenses et Balance, et qu'un nouveau trésorier utilise LibreOffice. Vous déposez le XLS ici et appuyez sur le bouton. Vous ouvrez l'ODS : les trois feuilles sont présentes, les formules du bilan fonctionnent encore et les dates sont justes. Les colonnes d'argent ont perdu leur format monétaire ; vous les sélectionnez donc et le réappliquez, ce qui prend une minute. Le trésorier continue à partir de là.

Une routine simple pour déplacer un classeur

Ouvrez l'original et notez les colonnes aux formats particuliers. Enregistrez-le et fermez-le. Convertissez-le ici et ouvrez l'ODS. Contrôlez par sondage trois formules par rapport à l'original, puis rétablissez les formats, en-têtes et graphiques dont vous avez besoin. Enregistrez l'ODS sous un nom clair et gardez le XLS comme archive. Si l'ODS part chez d'autres, regardez-le aussi comme eux le verront : sur un écran neuf, sans vos propres réglages.

Toute la routine prend dix minutes pour un classeur typique, et elle vous laisse avec un classeur en format ouvert qui se comporte exactement comme l'original. Si le classeur est petit et simple, cela en prend deux. S'il est grand et élaboré, prenez le temps supplémentaire : une feuille de calcul qui alimente des décisions mérite un contrôle soigneux, quel que soit le sens dans lequel elle voyage. Vous pouvez aussi renvoyer vers le guide associé sur la conversion de documents en PDF si vous devez partager une copie en lecture seule des résultats.

Avant de fermer la page

Vérifiez que vous avez téléchargé l'ODS, que chaque feuille est présente et que les formules fonctionnent, et que vous avez gardé le XLS d'origine.

Un mot de conclusion

Les meilleurs résultats viennent du fait de considérer la conversion comme le déplacement de la substance d'un classeur, non la copie de son habillage. Les feuilles, les valeurs, les formules et les dates font le voyage intactes ; les formats, couleurs et graphiques sont remis en place à la main. Menée dans cet esprit, l'opération est rapide, et elle vous laisse un classeur qui fonctionne, en format ouvert, que vous contrôlez et qui restera lisible très longtemps.

Encore une chose à retenir

Chaque fois que vous convertissez un XLS en ODS, gardez à l'esprit que vous déplacez un modèle qui fonctionne, non une image de celui-ci. C'est une bonne nouvelle, car vos formules voyagent avec lui, et c'est aussi une raison d'en vérifier quelques-unes ensuite. Consacrez cinq minutes au contrôle par sondage et à la mise en forme, et le classeur en format ouvert auquel vous aboutirez sera aussi fiable que le classeur Excel dont vous êtes parti.

Résumé

Pour convertir un XLS en ODS ici, déposez le fichier et appuyez sur le bouton. Chaque feuille passe dans son ordre, avec ses valeurs, ses formules et ses dates, et rien n'est recalculé. Les formats de nombres et les couleurs de cellules ne sont pas repris, si bien qu'un nombre formaté arrive brut, et les graphiques et la disposition des cellules fusionnées ne sont pas repris non plus. Rien ne quitte votre appareil.