Chuyển ODS sang PDF OpenDocument Spreadsheet ↔ Portable Document Format Miễn phí Trực tuyến An toàn

Vì sao mọi người chuyển ODS sang PDF

Một tệp ODS là bảng tính làm trong LibreOffice Calc hoặc một chương trình khác dùng định dạng tài liệu mở. Nó được xây dựng để làm việc: nó tính lại, có thể sắp xếp và lọc, và bất kỳ ai mở nó cũng có thể vô tình đổi một con số. Một PDF là điều ngược lại, một bản ghi cố định của các con số như chúng đã có vào một thời điểm, giống hệt trên mọi màn hình và mọi máy in. Sự tương phản đó là lý do để chuyển ODS sang PDF. Bạn có một lịch trực, một ngân sách, một bảng giá hay một tập kết quả, và bạn muốn chia sẻ nó mà người nhận không chỉnh sửa nó hay cần một chương trình bảng tính để mở.

Các lý do thường là thực tế. Một khách hàng muốn báo giá của bạn dưới dạng PDF. Một thủ quỹ câu lạc bộ phải gửi sổ sách cho các thành viên ở dạng không thể bị sửa đổi. Một giáo viên muốn phát một thời khóa biểu in ra giống nhau cho mọi người. Một báo cáo được phê duyệt vào một ngày nhất định phải được lưu trữ đúng như lúc đó. Lần nào cũng vậy, một trang tính sống động trở thành một trang hoàn chỉnh, và chuyển ODS sang PDF là cách nhanh nhất để làm điều đó.

Trang này chuyển ODS sang PDF ngay trong trình duyệt của bạn. Tệp không được tải lên đâu cả, điều quan trọng với danh sách thành viên, bảng lương và mọi thứ chưa công khai. Bên dưới bạn sẽ thấy điều gì được mang sang, điều gì không, và cách có được kết quả sạch ngay lần đầu.

Phép chuyển đổi giữ lại những gì

Giá trị đúng như trang tính hiển thị

Khi bạn chuyển ODS sang PDF ở đây, giá trị của mỗi ô được ghi đúng như bảng tính hiển thị. Nếu một ô hiện 1,250.50, PDF hiện 1,250.50. Nếu một ngày được hiển thị là 15/03/2024, PDF hiện đúng chuỗi đó. Bạn không nhận được một phép tính lại hay một cách định dạng khác của các con số; bạn nhận được thứ bạn đã thấy trên màn hình, gần như luôn là thứ một người đọc tài liệu mong đợi.

Một bảng cho mỗi trang tính

Bạn chọn một trang tính, và nó trở thành một bảng trong PDF, với hàng và cột theo cùng thứ tự như trong bảng tính. Hình dạng của dữ liệu vẫn nhận ra được. Nếu sổ tính có nhiều trang tính và bạn cần tất cả, hãy chuyển từng trang tính lần lượt rồi gộp các PDF thành một tệp.

Vì sao “như hiển thị” là quy tắc đúng

Một bảng tính lưu một giá trị theo cách này và hiển thị theo cách khác. Một ô có thể chứa 0.256 và hiển thị 25.6%, hoặc chứa một số nguyên và hiển thị nó như một ngày. Nếu một bộ chuyển đổi dùng giá trị lưu, PDF của bạn sẽ hiện 0.256 ở nơi mọi người mong đợi 25.6%. Dùng văn bản hiển thị nghĩa là PDF đọc đúng như cách trang tính đọc, hành vi an toàn nhất cho một tài liệu để đọc.

Điều gì không được vẽ

Biểu đồ

Biểu đồ không được vẽ. Nếu trang tính của bạn có biểu đồ cột hay biểu đồ tròn cạnh các con số, PDF sẽ chứa bảng nhưng không có biểu đồ, vì biểu đồ là hình ảnh dựng từ dữ liệu và là một loại đối tượng khác với các ô. Nếu biểu đồ là trọng tâm của tài liệu, hãy xuất nó từ chính LibreOffice Calc, hoặc lưu nó dưới dạng hình ảnh và đặt vào một tài liệu.

Màu ô và ô gộp

Màu ô không được vẽ, nên các hàng tô sáng bằng màu ra phẳng. Bố cục ô gộp cũng không được tái tạo: một tiêu đề gộp qua nhiều cột hiện như một giá trị ô thông thường thay vì một biểu ngữ trải rộng. Chữ và số đều có mặt. Phần trang trí thì không.

Công thức trở thành giá trị

Một công thức như tổng trên một vùng không thể sống trong PDF, vì PDF không thể tính toán. Ô hiện kết quả mà công thức tạo ra. Đó là điều người đọc muốn, và là điều bạn nên mong đợi: PDF là ảnh chụp nhanh của các con số, không phải một trang tính đang làm việc.

Tính trước khi chuyển

Vì PDF cho thấy các giá trị mà trang tính hiện đang giữ, hãy bảo đảm trang tính cập nhật trước khi bạn chuyển ODS sang PDF. Mở nó, để nó tính lại, lưu, và chỉ sau đó mới chuyển. Một trang tính phụ thuộc vào dữ liệu ngoài hay một liên kết đến tệp khác có thể hiện một con số cũ nếu không.

Cách chuyển ODS sang PDF tại đây

Chọn tệp

Thả tệp .ods của bạn lên trang hoặc chọn nó từ thiết bị. Sổ tính mở trong trình duyệt của bạn; không có gì được gửi đến máy chủ.

Chọn một trang tính

Chọn trang tính nào để chuyển. Khi một sổ tính có nhiều trang tính, chúng được liệt kê theo tên. Hãy chuyển cái bạn cần trước, rồi quay lại cho phần còn lại.

Chuyển và kiểm tra

Nhấn nút và tải PDF về. Mở nó và cuộn qua: xác nhận các cột theo đúng thứ tự, không con số nào bị cắt và các tổng khớp với trang tính. Một bảng rộng tiếp tục qua nhiều hơn một trang là bình thường.

Tệp ODS là gì

ODS là viết tắt của OpenDocument Spreadsheet. Đó là tệp bảng tính của họ tài liệu mở, định dạng mà LibreOffice Calc và OpenOffice dùng theo mặc định. Đặc tả công khai, không ai trả phí bản quyền để dùng nó, và nhiều chương trình đọc và ghi nó, đó là lý do nhiều trường học, hội đồng và tổ chức chọn nó cho dữ liệu phải truy cập được trong nhiều năm.

Bên trong, một ODS là một gói ghi lại giá trị, công thức và định dạng của mỗi ô, cộng với mọi biểu đồ và thiết lập. Một PDF chỉ giữ diện mạo cuối. Khi bạn chuyển ODS sang PDF, bạn cố ý bỏ mô hình làm việc và giữ hình ảnh, điều hoàn toàn đúng cho việc chia sẻ và hoàn toàn sai cho việc chỉnh sửa, nên hãy luôn giữ bản gốc.

ODS so với XLS

XLS và XLSX là loại tương đương của Excel. Các định dạng làm cùng một việc, và hầu hết sổ tính chuyển giữa chúng với ít mất mát. Nếu các tệp của bạn đến ở cả hai loại, các con đường chỉ cách một cú nhấp: ODS sang XLS và XLS sang ODS. Với một trang tính vốn đã là tệp Excel, hãy chuyển XLS sang PDF trực tiếp.

Dấu phẩy thập phân, ngày tháng và thiết lập khu vực

Bảng tính hiển thị số theo thiết lập khu vực: một số nước viết 1,250.50, số khác 1.250,50, và ngày tháng có thể theo thứ tự ngày-tháng-năm hay tháng-ngày-năm. Vì trang này sao chép giá trị ô đúng như trang tính hiển thị, PDF giữ bất cứ quy ước nào mà bảng tính của bạn dùng. Nếu trang tính hiện dấu phẩy thập phân, PDF hiện dấu phẩy thập phân.

Đó thường là điều bạn muốn, nhưng đáng suy nghĩ một chút khi PDF sắp đến một nước khác. Một người đọc quen với dấu chấm thập phân có thể đọc nhầm 1.250 thành một chấm hai năm không thay vì một nghìn hai trăm năm mươi. Nếu độc giả mang tính quốc tế, hãy chọn một định dạng rõ ràng trước khi bạn chuyển ODS sang PDF, ví dụ bằng cách viết số tiền kèm mã tiền tệ, hoặc ngày tháng theo thứ tự năm-tháng-ngày không thể nhầm lẫn.

Tiền tệ và đơn vị trong tiêu đề

Một cột số trơ trọi có thể mơ hồ. Hãy đặt đơn vị hay tiền tệ trong tiêu đề cột, như “Giá (EUR)” hoặc “Khối lượng (kg)”, để người đọc không bao giờ phải đoán. Điều này không tốn gì trong bảng tính và làm PDF tự giải thích, đó là toàn bộ mục đích của một tài liệu sẽ được đọc mà bạn không đứng cạnh.

Người ta thường dùng PDF sau đó thế nào

Khi bạn chuyển ODS sang PDF, tệp là một PDF bình thường, nên mọi công cụ khác đều áp dụng. Bạn có thể gửi nó qua email, in nó, tải nó lên một biểu mẫu hoặc lưu trữ. Nếu nó cần trông chính thức, có thể thêm hình mờ hay số trang. Nếu chỉ một phần cần được chia sẻ, hãy trích các trang đó. Nếu bạn có nhiều PDF từ một sổ tính, hãy gộp chúng theo thứ tự kể được câu chuyện.

Hãy giữ một thói quen đơn giản: hoàn thành trang tính, tính lại, chuyển ODS sang PDF, mở kết quả, và chỉ sau đó mới gửi. Một lần xem thêm đó bắt được những sai sót tốn kém sau khi sự việc đã rồi, như một cột bị tràn hay một con số không cập nhật.

Đặt tên và ghi ngày cho tệp

Một PDF sẽ được lưu hồ sơ dễ tìm hơn khi tên có ngày và chủ đề. Một thứ như “accounts-2024-03” hữu ích hơn nhiều sau một năm so với “sheet1”. Bộ chuyển đổi không thể chọn điều đó cho bạn, nên hãy biến nó thành một phần thói quen của bạn.

Chuẩn bị trang tính để có kết quả ODS sang PDF sạch

Dọn gọn bảng

Xóa các cột bạn không muốn trong PDF, làm việc trên một bản sao của sổ tính. Xóa các ô lạc ngoài bảng. Bảo đảm mỗi cột đủ rộng để hiện đầy đủ số của nó. Một trang tính đọc sạch trên màn hình thì chuyển sạch.

Giữ cho nó hẹp

Một bảng rất rộng trải qua nhiều trang và khó đọc. Nếu có thể, hãy thu hẹp nó: bỏ các cột phụ, bỏ các cột chỉ bạn cần, hoặc tách bảng thành hai trang tính và chuyển từng cái. Người đọc thấy toàn bộ bảng cùng lúc hiểu nó tốt hơn nhiều so với người phải lật qua lại giữa các trang.

Định dạng cho người đọc

Vì PDF sao chép những gì được hiển thị, hãy định dạng trang tính theo cách bạn muốn PDF đọc. Dùng định dạng tiền tệ cho tiền, một số chữ số thập phân cố định cho các số đo, và một định dạng ngày không mơ hồ. Các mã giống văn bản như mã bưu chính và mã linh kiện nên được định dạng là văn bản để các số không ở đầu được giữ lại.

Những câu hỏi người ta hỏi trước khi chuyển

Vì sao biểu đồ và màu của tôi bị thiếu?

Biểu đồ, màu ô và bố cục ô gộp không được vẽ. PDF chứa các giá trị ô trong một bảng thuần. Cho kiểu dáng hình ảnh, hãy xuất trực tiếp từ LibreOffice Calc.

Vì sao tôi thấy số thay vì công thức?

Một PDF không thể chứa một phép tính, nên mỗi công thức hiện giá trị nó tạo ra. Đó là kết quả đúng cho một tài liệu mà ai đó sẽ đọc.

Bảng tính của tôi có bị tải lên không?

Không. Phép chuyển đổi chạy trong trình duyệt của bạn và tệp không bao giờ rời khỏi thiết bị.

Tôi có thể chuyển tất cả các trang tính cùng lúc không?

Bạn chọn một trang tính mỗi lần. Hãy chuyển từng cái, rồi gộp các PDF nếu bạn muốn một tệp duy nhất.

Ai chuyển ODS sang PDF

Câu lạc bộ, tổ chức từ thiện và hội đồng

Nhiều tổ chức giữ dữ liệu ở định dạng mở và chia sẻ dưới dạng PDF: danh sách thành viên, sổ sách, lịch trực, lịch sự kiện. Một PDF đọc giống nhau với mọi người và không thể bị thay đổi do nhầm lẫn.

Giáo viên và nhân viên hành chính

Thời khóa biểu, danh sách điểm và bảng điểm danh được phát dưới dạng PDF để mọi bản in giống hệt nhau và không dấu nào bị đổi do nhầm.

Người làm tự do và doanh nghiệp nhỏ

Báo giá và bảng giá làm trong Calc đến tay khách hàng dưới dạng PDF. Nếu bạn muốn khóa tài liệu thêm nữa, bạn có thể thêm mật khẩu sau đó.

Những lỗi thường gặp

Chuyển trước khi tính lại

Một trang tính lỗi thời cho một PDF lỗi thời. Hãy để sổ tính tính toán và lưu trước.

Mong đợi biểu đồ và màu

Chúng không được vẽ. Hãy kiểm tra xem trang tính của bạn có phụ thuộc vào chúng không trước khi bạn dựa vào PDF.

Xóa bản gốc

Một PDF không thể tính lại. Hãy giữ ODS để các thay đổi trong tương lai vẫn dễ.

Các phép chuyển và công cụ liên quan

Với tài liệu văn bản từ cùng họ phần mềm, chuyển ODT sang PDF hoạt động theo cách tương tự, và chuyển ODP sang PDF bao quát bài thuyết trình. Nếu bạn có một bảng trong PDF và cần nó trở lại thành trang tính, chuyển PDF sang ODS dựng lại hàng và cột từ trang. Khi đã có PDF bạn có thể nén nó cho email hoặc thêm số trang.

Khi nào chuyển ODS sang PDF không phải con đường tốt nhất

Đôi khi một con đường khác phục vụ bạn tốt hơn. Nếu người nhận cần làm việc với các con số, sắp xếp chúng hay xây dựng tiếp trên chúng, hãy gửi chính bảng tính thay vì PDF. Nếu biểu đồ của trang tính là trọng tâm, hãy xuất nó từ LibreOffice Calc hoặc đặt nó vào một tài liệu. Nếu bố cục phụ thuộc vào các ô có màu và tiêu đề gộp, hãy dùng chức năng xuất PDF của chính Calc, có thể vẽ định dạng riêng của nó vì nó là chương trình đã tạo ra.

Với mọi thứ còn lại, như danh sách, bảng số liệu, lịch trình và bảng sao kê, chuyển ODS sang PDF trong trình duyệt là nhanh, riêng tư và đáng tin cậy. Nó để nguyên sổ tính của bạn, nên bạn có thể đổi các con số vào tháng sau và chuyển ODS sang PDF lần nữa trong vài giây.

Ghép nhiều trang tính thành một tài liệu

Nếu một báo cáo trải qua nhiều trang tính, như một bản tóm tắt, một bảng chi tiết và một trang ghi chú, hãy chuyển từng trang tính thành PDF riêng rồi ghép chúng theo thứ tự bạn muốn bằng công cụ gộp PDF. Bạn được một tài liệu duy nhất đọc từ đầu đến cuối, dù nó đến từ một sổ tính có nhiều thẻ.

Bảng tính của bạn ở lại trên thiết bị của bạn

Phép chuyển đổi diễn ra cục bộ. Sổ tính của bạn được chính trình duyệt đọc, biến thành PDF ở đó và trả lại cho bạn. Không có gì được tải lên, nên không có bản sao trên máy chủ và không ai khác có thể xem các con số. Với dữ liệu thành viên, bảng lương và kết quả chưa công bố, đó là cách an toàn để làm.

Một ví dụ có lời giải

Giả sử bạn có một sổ tính với một trang tính “Lịch trực” cho thấy mười hai tình nguyện viên trong bảy ngày, với tổng số giờ được tính bằng công thức ở cuối mỗi hàng. Bạn thả tệp vào đây, chọn “Lịch trực” và nhấn chuyển. PDF có một bảng gọn gàng mười hai hàng, số giờ đúng như hiển thị và các tổng dưới dạng số thuần. Không có tiêu đề màu và không có biểu đồ, nhưng mọi tên và con số đều có mặt và đúng thứ tự. Bạn cuộn một lần, xác nhận một tổng với trang tính và gửi tệp.

Sổ tính lớn và thiết bị chậm

Vì phép chuyển đổi chạy trên chính máy của bạn, tốc độ phụ thuộc vào thiết bị chứ không phải máy chủ. Một bảng vài trăm hàng chuyển trong chốc lát. Một sổ tính có hàng chục nghìn hàng mất lâu hơn, và trên điện thoại cũ có thể mất một lúc. Nếu trình duyệt có vẻ tạm dừng, hãy để tab mở và cho nó thời gian; chuyển sang ứng dụng khác có thể làm gián đoạn công việc.

Nếu một trang tính rất lớn chật vật, hãy chia việc. Sao chép một phần các hàng vào một sổ tính mới, chuyển ODS sang PDF cho phần đó, và lặp lại với các phần khác, rồi ghép các PDF sau. Hiếm khi cần, nhưng đó là phương án dự phòng đáng tin cậy cho các tệp lớn nhất.

Vì sao một bảng dài cho một PDF dài

Mỗi hàng của trang tính trở thành một hàng trên một trang, nên độ dài của PDF theo độ dài của bảng. Một trang tính nghìn hàng chạy qua nhiều trang. Nếu người đọc chỉ cần phần đầu, hãy cân nhắc cắt gọn trang tính trước khi chuyển, vì một PDF ngắn, tập trung thì được đọc, còn một cái rất dài thường bị đọc lướt.

Trước khi bạn đóng trang

Hãy kiểm tra rằng bạn đã tải PDF về, rằng các tổng khớp với trang tính, và rằng bạn đã giữ sổ tính gốc. Nếu cả ba đều đúng, việc chuyển ODS sang PDF đã xong.

Tóm tắt

Để chuyển ODS sang PDF ở đây, hãy thả tệp, chọn một trang tính và tải kết quả về. Giá trị ô được ghi đúng như bảng tính hiển thị, một bảng cho mỗi trang tính. Biểu đồ, màu ô và bố cục ô gộp không được vẽ, và công thức trở thành các giá trị mà chúng tạo ra. Không có gì rời khỏi thiết bị của bạn.