Chuyển ODS sang XLS OpenDocument Spreadsheet ↔ Excel Miễn phí Trực tuyến An toàn

Vì sao mọi người chuyển ODS sang XLS

ODS là định dạng bảng tính của LibreOffice Calc và các bộ ứng dụng văn phòng mở khác. XLS là định dạng bảng tính mà Microsoft Excel làm cho nổi tiếng, và là định dạng mà vô số hệ thống cũ, mẫu của kế toán và công cụ nhập dữ liệu vẫn mong đợi. Người ta chuyển ODS sang XLS khi một bảng tính viết bằng phần mềm mở phải đến tay người làm việc trong Excel, hoặc vào một hệ thống chỉ chấp nhận định dạng Excel. Một khách hàng muốn các con số trong một tệp mà phần mềm của họ mở được. Một ngân hàng, một kế toán hay một cổng thông tin chính phủ yêu cầu XLS. Một đồng nghiệp với thiết lập khác không mở được ODS của bạn. Dù nguyên nhân gì, việc cần làm là như nhau: lấy các trang tính bạn có và ghi chúng ra ở định dạng kia.

Về tinh thần, phép chuyển đổi rất đơn giản. Mọi trang tính, theo thứ tự của nó, với giá trị và định dạng số của nó, được ghi ra lần nữa ở định dạng kia. Không có gì được vẽ lại. Nhưng có một giới hạn quan trọng quanh công thức, được nêu bên dưới, và đáng hiểu nó trước khi bạn dựa vào kết quả.

Trang này chuyển ODS sang XLS ngay trong trình duyệt của bạn. Bảng tính của bạn không được tải lên máy chủ, điều quan trọng với sổ sách, bảng lương và danh sách khách hàng. Bên dưới bạn sẽ thấy điều gì được mang sang, điều gì không, công thức được xử lý ra sao và cách kiểm tra kết quả.

Điều gì được mang sang

Mọi trang tính, theo thứ tự của nó

Khi bạn chuyển ODS sang XLS ở đây, mọi trang tính đều sang, theo cùng thứ tự, dưới cùng tên. Một sổ tính có các trang tính tên Tháng Một, Tháng Hai và Tổng tạo ra một XLS với ba trang tính đó theo thứ tự đó. Không có gì bị gộp, bỏ hay sắp xếp lại.

Giá trị, ngày tháng và định dạng số

Giá trị ô sang chính xác, ngày tháng và định dạng số cũng vậy. Một ngày vẫn là ngày, một phần trăm vẫn là phần trăm và một khoản tiền giữ định dạng tiền tệ của nó. Bảng tính đơn giản được ghi ra lần nữa ở định dạng kia, nên các con số và cách chúng được hiển thị giữ nguyên như cũ.

“Không có gì được vẽ lại” nghĩa là gì

Một số phép chuyển hoạt động bằng cách tạo ra một hình ảnh của trang tính rồi dựng lại, điều có thể đưa lỗi vào. Phép chuyển này đọc các ô và ghi cùng những ô đó ở định dạng mới. Không có sự đoán mò trong giá trị: thứ có trong ô là thứ có trong ô sau đó.

Điều gì không được mang sang

Công thức đến dưới dạng giá trị

Đây là giới hạn chính. Công thức đến dưới dạng các giá trị mà chúng tính lần cuối, vì định dạng .xls ở đây được ghi mà không có chúng. Nếu một ô chứa một tổng, XLS chứa con số mà tổng tạo ra, không phải bản thân tổng. Các con số đúng vào lúc chuyển đổi, nhưng trang tính sẽ không còn tính lại nếu bạn đổi một đầu vào.

Với một trang tính sẽ được đọc, lưu hồ sơ hay nhập vào, điều đó thường ổn, và thường còn tốt hơn: người nhận thấy các con số cuối cùng, và không gì có thể hỏng. Với một mô hình làm việc mà người nhận sẽ cập nhật, đó là giới hạn nghiêm trọng, và bạn nên gửi chính ODS, hoặc dựng lại công thức trong Excel sau khi chuyển.

Bảo đảm các giá trị là hiện hành

Vì công thức biến thành các giá trị chúng tính lần cuối, hãy chắc trang tính cập nhật trước khi bạn chuyển ODS sang XLS. Mở sổ tính, để nó tính lại, lưu, rồi chuyển. Nếu một công thức phụ thuộc vào một liên kết hay dữ liệu chưa làm mới, con số bạn chuyển có thể đã cũ.

Biểu đồ, màu sắc và ô gộp

Biểu đồ, màu ô và bố cục ô gộp không được mang sang. Một biểu đồ cạnh các con số của bạn sẽ không xuất hiện, các ô có màu sẽ phẳng, và một tiêu đề gộp qua nhiều cột sẽ thành một ô thông thường. Dữ liệu đều có đó; phần trang trí thì không.

ODS và XLS là gì

ODS, viết tắt của OpenDocument Spreadsheet, là định dạng mà LibreOffice Calc và OpenOffice lưu sổ tính, xây dựng trên một chuẩn công khai. XLS là định dạng Excel cũ hơn, từ trước khi Excel chuyển sang XLSX, nhưng vẫn được chấp nhận rộng rãi vì rất nhiều phần mềm được xây dựng quanh nó. Cả hai đều mô tả một sổ tính: một tập các trang tính, mỗi trang là một lưới ô chứa giá trị, công thức và định dạng. Chúng lưu những thứ đó theo cách khác nhau, nên một chương trình phải dịch giữa chúng.

Khi bạn chuyển ODS sang XLS, phép dịch bao quát dữ liệu một cách trung thực: các trang tính, tên và thứ tự của chúng, giá trị, ngày tháng và định dạng số. Nó không bao quát công thức, mà bộ chuyển đổi này ghi ra dưới dạng giá trị, cũng không bao quát những thứ trang trí hình ảnh như biểu đồ và màu sắc. Kết quả là một sổ tính sạch, đọc được, mở trong Excel và trong mọi chương trình hiểu định dạng này.

Vì sao XLS chứ không phải XLSX?

XLSX là định dạng Excel mới hơn và là mặc định ngày nay. Nhưng XLS vẫn là thứ nhiều hệ thống, mẫu và quy trình nhập cũ đòi hỏi, và nó mở trong mọi phiên bản Excel và trong các chương trình bảng tính khác. Khi một người nhận hay một hệ thống yêu cầu đích danh XLS, chuyển ODS sang XLS đáp ứng đúng yêu cầu.

Giá trị thay vì công thức: khi nào tốt, và khi nào không

Biến công thức thành giá trị nghe như một mất mát, và trong một số trường hợp đúng là vậy. Nhưng trong nhiều trường hợp hằng ngày nó hoàn toàn đúng. Nếu bạn gửi một bản sao kê hoàn chỉnh, một báo cáo hay một danh sách giá, người nhận cần các con số, không cần bộ máy. Một trang tính toàn giá trị không thể bị phá vỡ bởi ai đó đổi một đầu vào, không thể lộ cách tính của bạn, và không thể hiện lỗi từ một liên kết không còn phân giải được. Với kiểu bàn giao đó, sổ tính chỉ có giá trị sạch hơn và an toàn hơn bản gốc.

Nó chỉ là vấn đề khi người nhận cần tính lại: một mô hình ngân sách họ sẽ điều chỉnh, một mẫu họ sẽ điền. Với việc đó bạn nên gửi chính ODS, hoặc dựng lại các công thức chính trong Excel sau khi bạn chuyển ODS sang XLS. Lựa chọn thứ ba là gửi cả hai: ODS làm mô hình và XLS làm bản trình bày kết quả sạch.

Cách bảo vệ cách tính của bạn

Nếu sổ tính của bạn chứa các phép tính bí mật, như biên lợi nhuận hay tỷ lệ nội bộ, một bản chỉ có giá trị che giấu chúng. Khi bạn chuyển ODS sang XLS, các công thức không có trong đầu ra, nên người nhận thấy kết quả mà không có logic đằng sau. Hãy nhớ kiểm tra bất kỳ trang tính phụ nào bạn không định chia sẻ, vì mọi trang tính đều sang.

Ngày tháng, số và định dạng khu vực

Bảng tính hiển thị số và ngày tháng theo quy tắc khu vực, và các quy tắc đó là một phần của định dạng số được mang sang. Một ngày hiển thị theo ngày-tháng-năm vẫn như vậy, và một số có dấu phẩy thập phân giữ nó. Điều này hữu ích, vì người nhận thấy những gì bạn đã thấy, nhưng có thể gây bất ngờ khi Excel của người nhận dùng thiết lập khu vực khác: một số lưu cùng cách có thể được hiển thị theo ngôn ngữ vùng của họ.

Nếu bạn gửi đến một nước khác, hãy cân nhắc định dạng ngày theo thứ tự không mơ hồ và đưa mã tiền tệ vào tiêu đề trước khi bạn chuyển ODS sang XLS. Một cột ngày như 03/04/2024 nghĩa là ngày bốn tháng Ba với người đọc này và ngày ba tháng Tư với người khác; một định dạng tường minh tránh được sự nhầm lẫn.

Số lớn và độ chính xác

Số được mang sang với đầy đủ độ chính xác, ngay cả khi phần hiển thị được làm tròn. Một ô hiện 2.5 nhưng chứa 2.4999 sẽ đến chứa 2.4999 và hiển thị 2.5, đúng như trước. Điều đó trung thực, nhưng nếu bạn muốn người nhận thấy giá trị thật, hãy mở rộng phần hiển thị trước khi bạn chuyển ODS sang XLS.

Cách chuyển ODS sang XLS tại đây

Thêm bảng tính của bạn

Thả tệp .ods lên trang hoặc chọn nó từ thiết bị. Nó được đọc bên trong trình duyệt của bạn và không được tải lên.

Chuyển đổi

Nhấn nút. Với một sổ tính thông thường việc này mất vài giây.

Tải về và kiểm tra

Tải XLS về và mở nó trong Excel hoặc chương trình bảng tính khác. Kiểm tra rằng mọi trang tính đều có mặt, ngày tháng và số trông đúng và các tổng khớp với bản gốc.

Chuẩn bị sổ tính để có kết quả sạch

Tính lại trước

Hãy bảo đảm mọi công thức đã tính, để các giá trị được ghi ra là hiện hành.

Giữ điều quan trọng trong các ô

Thông tin chỉ tồn tại dưới dạng biểu đồ hay màu ô sẽ không đi theo. Nếu một màu có ý nghĩa, như đỏ cho quá hạn, hãy thêm một cột văn bản nói điều đó trước khi bạn chuyển.

Kiểm tra ngày tháng và định dạng

Hãy xem định dạng ngày và số trong bản gốc, vì chúng là thứ XLS sẽ hiển thị.

Những câu hỏi người ta hỏi trước khi chuyển

Vì sao công thức của tôi biến mất?

XLS được ghi mà không có công thức, nên mỗi công thức đến dưới dạng giá trị nó tính lần cuối. Nếu bạn cần công thức sống, hãy gửi ODS hoặc dựng lại chúng trong Excel.

Biểu đồ và màu của tôi đã đi đâu?

Biểu đồ, màu ô và bố cục ô gộp không được mang sang. Giá trị ô thì có.

Tất cả các trang tính của tôi có được đưa vào không?

Có. Mọi trang tính đều sang, theo thứ tự của nó, với tên của nó.

Bảng tính của tôi có bị tải lên không?

Không. Mọi thứ chạy trong trình duyệt của bạn và tệp không bao giờ rời khỏi thiết bị.

Ai chuyển ODS sang XLS

Người dùng phần mềm văn phòng miễn phí

Những người làm việc trong LibreOffice nhưng giao cho người dùng Excel cần phép chuyển này liên tục.

Kế toán và nhân viên hành chính

Công cụ nhập, cổng thông tin và mẫu thường mong đợi XLS. Chuyển đổi cho phép bạn cung cấp các con số ở dạng họ muốn.

Bất kỳ ai chia sẻ kết quả

Khi người nhận cần các con số, không cần mô hình đằng sau, một XLS toàn giá trị là một cách bàn giao sạch.

Những lỗi thường gặp

Mong đợi công thức còn nguyên

Chúng đến dưới dạng giá trị. Hãy gửi ODS nếu người nhận cần tính lại.

Chuyển một trang tính đã cũ

Hãy tính lại trước khi chuyển, nếu không các con số cũ sẽ được ghi ra.

Dựa vào màu sắc

Màu ô không được mang sang. Hãy đặt ý nghĩa vào chính các ô.

Công cụ liên quan

Để đi theo chiều ngược lại, hãy chuyển XLS sang ODS. Để có một bản cố định, chia sẻ được, hãy chuyển ODS sang PDF hoặc chuyển XLS sang PDF. Nếu dữ liệu của bạn nằm trong một bảng PDF, chuyển PDF sang XLS hoặc PDF sang ODS dựng lại nó. Với dữ liệu ở các dạng khác, JSON sang XLSX và XLSX sang JSON giúp ích, và với tài liệu văn bản, ODT sang DOCX.

Khi nào nên chuyển ODS sang XLS, và khi nào không

Chuyển là đúng khi ai đó hoặc thứ gì đó cần định dạng Excel: một đồng nghiệp, một khách hàng, một kế toán, một quy trình nhập. Đó là nước đi sai khi người nhận cũng dùng phần mềm mở, trường hợp đó ODS là tệp tốt hơn, hoặc khi người nhận cần công thức sống, trường hợp đó bạn nên gửi ODS hoặc dựng lại các công thức sau đó. Và nếu họ chỉ cần đọc các con số, một PDF có thể là cách bàn giao đơn giản nhất.

Với những trường hợp thường gặp, như bản sao kê, danh sách, bảng giá, thời khóa biểu và kết quả, chuyển ODS sang XLS trong trình duyệt là nhanh, riêng tư và đáng tin cậy. Bản gốc của bạn không bao giờ bị thay đổi, nên bạn có thể quay lại và chuyển ODS sang XLS lần nữa bất cứ khi nào muốn.

Chuyển nhiều sổ tính

Nếu bạn có nhiều sổ tính để gửi, hãy chuyển từng cái một và giữ bản gốc trong một thư mục riêng. Hãy thử một cái trước và kiểm tra nó với bản gốc, để biết nên mong đợi gì từ phần còn lại. Khi bạn chuyển ODS sang XLS hàng loạt, tính nhất quán quan trọng hơn tốc độ.

Sổ tính có nhiều trang tính

Mọi trang tính đều sang, nên một sổ tính có hai mươi trang tính cho một XLS có hai mươi trang tính. Nếu người nhận chỉ cần một số trong đó, hãy xóa các trang còn lại trong một bản sao của bản gốc trước khi chuyển. Điều đó giữ cho tệp nhỏ và tránh chia sẻ một trang tính bạn không định cho xem.

Sổ tính lớn và thiết bị chậm

Mọi thứ chạy trên thiết bị của chính bạn, nên các sổ tính rất lớn phụ thuộc vào bộ nhớ của nó. Vài nghìn hàng không thành vấn đề. Một sổ tính có hàng trăm nghìn hàng có thể chậm trên điện thoại cũ hơn. Nếu nó chật vật, hãy cho trình duyệt một lát và tránh chuyển sang ứng dụng khác khi nó đang làm việc.

Kiểm tra kết quả đúng cách

Sau khi bạn chuyển ODS sang XLS, hãy mở XLS và so sánh với bản gốc. Kiểm tra một tổng, một ngày và một số đã định dạng. Nếu ba thứ đó khớp, phần còn lại cũng sẽ khớp. Hãy chú ý đến các ô vốn là công thức: chúng phải hiện cùng những con số như trước, chỉ không có phép tính bên dưới.

Bảng tính của bạn ở lại trên thiết bị của bạn

Phép chuyển đổi diễn ra cục bộ. Bảng tính của bạn được chính trình duyệt đọc, ghi thành XLS ở đó và trả lại. Không có gì được tải lên, nên không có bản sao trên máy chủ và không ai khác có thể xem các con số. Với sổ sách, bảng lương và dữ liệu khách hàng, đó là cách an toàn để chuyển ODS sang XLS.

Một ví dụ có lời giải

Giả sử bạn giữ ngân sách gia đình trong LibreOffice Calc với ba trang tính, Thu nhập, Chi tiêu và Tổng hợp, và kế toán của bạn muốn các con số ở định dạng Excel. Bạn thả ODS vào đây và nhấn nút. Bạn mở XLS: cả ba trang tính đều có mặt, các con số và ngày tháng trông đúng, và các tổng khớp. Các công thức của Tổng hợp nay là số thuần, hợp với kế toán của bạn. Bạn gửi tệp.

Một quy trình đơn giản để bàn giao sổ tính

Mở sổ tính và để mọi thứ tính lại. Xóa bất kỳ trang tính phụ và ghi chú nào bạn không muốn chia sẻ, làm việc trên một bản sao. Kiểm tra ngày tháng và định dạng số hiện đúng thứ bạn muốn người đọc thấy. Rồi chuyển, mở kết quả, và so sánh một tổng, một ngày và một số đã định dạng với bản gốc. Nếu chúng khớp, hãy gửi tệp và giữ bản gốc an toàn.

Quy trình này mất vài phút và tránh hai vấn đề phổ biến nhất: số cũ và trang tính vô tình bị chia sẻ. Đáng làm theo dù bạn chuyển một sổ tính mỗi năm hay một sổ mỗi ngày, vì cái giá của một sai lầm trong bảng tính tài chính luôn cao hơn cái giá của hai phút kiểm tra thêm.

Đặt tên và phiên bản

Hãy đặt cho tệp đã chuyển một cái tên nói rõ nó là gì và được tạo khi nào, ví dụ “budget-2024-03-values”. Một cái tên có ngày và gợi ý về nội dung cho người nhận biết ngay đó là ảnh chụp nhanh, không phải mô hình sống, và giữ thư mục của bạn gọn gàng khi nhiều phiên bản chồng chất.

Trước khi bạn đóng trang

Hãy kiểm tra rằng bạn đã tải XLS về, rằng mọi trang tính đều có mặt và các tổng khớp, và rằng bạn đã giữ ODS gốc.

Lời kết

Kết quả tốt nhất đến từ việc nghĩ về phép chuyển đổi như việc bàn giao thực chất của một sổ tính: các trang tính, giá trị, ngày tháng và định dạng đến nguyên vẹn, trong khi công thức, biểu đồ và màu sắc bị bỏ lại. Làm theo tinh thần đó, quá trình nhanh, và để người nhận có một tệp sạch, đọc được ở định dạng họ yêu cầu, trong khi bản gốc ở lại an toàn với bạn.

Tóm tắt

Để chuyển ODS sang XLS ở đây, hãy thả tệp và nhấn nút. Mọi trang tính đều sang theo thứ tự của nó, với giá trị, ngày tháng và định dạng số. Công thức đến dưới dạng các giá trị chúng tính lần cuối, vì định dạng .xls ở đây được ghi mà không có chúng, và biểu đồ, màu ô và bố cục ô gộp không được mang sang. Không có gì rời khỏi thiết bị của bạn.