XLS 转 PDF Excel ↔ Portable Document Format 免费 在线 安全
拖入一个 .xls 或 .xlsx 文件，选一张工作表，得到一份 PDF。表格始终留在你的设备上。
转换你的文件
把表格拖到这里，或者选一个。
你的文件不会离开这台设备。一切都在你的浏览器里完成。
不上传任何文件
PDF 从哪里来
PDF 始于约翰·沃诺克1991年在 Adobe 提出的一个问题：一份文件为什么不能在打开它的每一台机器上长得一样？1993年问世的答案，是一种自带字体、自带页面几何、自带页面上每一个笔迹之描述的格式，好让另一端什么都不必重新排。它属于 Adobe 十五年；自2008年起成为开放的 ISO 标准，所以政府表格、法院卷宗和档案馆可以指定它，而不把任何人绑在一家公司的软件上。转成 PDF 的全部理由就在于此：那是一份文件停止变化的那一刻。
你会在哪里遇到它
凡是离开你手、必须以原样抵达的东西：待签的合同、发票、简历、论文、投标文件、机关只接受某一种版式的表格。印刷厂要的也是它，因为 PDF 把字体和确切的页面尺寸一并带去，而不是指望印刷厂手上有。图像变成 PDF 出于同一个理由——作为文件寄出，而不是作为一张别人可能裁切或缩放的照片。
常见问题
转换时版式会变吗？
PDF 存在的意义正在于此：一旦做成，版式就固定了，在哪里打开都长得一样。风险在转换那一刻本身，而不在之后。如果原文件用了你机器上没有的字体，转换会换上一种相近的，行与行可能略有挪动——所以值得把结果打开，瞥一眼最后一页，累积的挪动在那里最看得出来。此后便再也不动了。
文字还能选中和搜索吗？
如果原件是文本文档——Word 文件、电子表格、网页——那么可以：字词作为字词过去，PDF 可以搜索、可以从中复制，也能被读屏软件念出来。如果原件是照片或扫描件，PDF 里装的是文字的图像，看上去一模一样，却搜不到。要让它可搜索需要字符识别，那是另一桩活儿，与转换不同。
文件会损失质量吗？
要看两种格式各自装得下什么。在存放同样内容的格式之间转换——PNG 转 BMP，WAV 转 FLAC——不会损失任何东西。转成为省空间而丢弃信息的格式，比如 JPEG 或 MP3，每转一次就损失一点，再转回去也拿不回来。凡是有选择余地的地方，本页倾向于保住原来的质量，而不是做出最小的文件。
我的文件会被上传到什么地方吗？
不会。转换发生在你自己的机器上、你的浏览器里面；文件从不离开它，这里也没有任何服务器能够接收它。正因如此，限制一个大文件的是你自己的内存而不是上传；也正因如此，你转换的任何东西都不可能出现在任何人的日志里——包括我们的。不过，音频和视频工具会在你第一次使用时从本站取来它们的转换引擎——约三十兆字节，仅此一次；此后工作依然完全在你自己的机器上进行。
人们为什么把 XLS 转成 PDF
电子表格是一件工作工具:它会重新计算,可以排序和筛选,任何打开它的人都可能不小心改动一个数字。PDF 恰恰相反:它是某一时刻数字的固定图像,在每块屏幕和每台打印机上都一样。这就是把 XLS 转成 PDF 的理由。您有一份价目表、时刻表、预算、排班表或一组成绩,想把它交出去,而不让任何人编辑它,也不需要 Excel 来打开它。
典型的理由都很实际。客户要求把报价单做成 PDF。一份在电子表格中计算的发票必须以无法被篡改的形式发送。学校想把成绩做成可打印的文档。一份财务报告需要原样存档,就像它获批那天的样子。在每种情况下,您都是把一张活的表格变成一页成品,而把 XLS 转成 PDF 是最快的办法。
本页在您的浏览器中把 .xls 和 .xlsx 文件转成 PDF。电子表格不会上传到任何地方,这对工资、客户名单和未公布的数字很重要。下面您会看到什么会被忠实地带过去、什么不会,以及如何得到干净的结果。
转换保留什么
值,与显示的完全一样
当您在这里把 XLS 转成 PDF 时,每个单元格的值都按电子表格显示的样子原样写出。如果一个单元格显示 1,250.50,PDF 就显示 1,250.50。如果它把日期显示为 15/03/2024,PDF 就显示同样的文字。您得到的不是对数字的重新计算或重新格式化;您得到的是您在屏幕上看到的东西,这在文档中几乎总是您想要的。
每张工作表一个表格
您选择一张工作表,那张表就成为 PDF 中的一个表格。行和列保持它们在电子表格中的顺序,所以您的数据版式是可以辨认的。如果您的工作簿有几张工作表而您想要全部,请逐一转换,然后合并这些 PDF。
为什么“与显示一致”很重要
电子表格以一种方式存储数字,又以另一种方式显示它。一个单元格可能存放 0.256 而显示 25.6%,或存放 45366 而显示为日期。如果转换器使用存储的值,您的 PDF 会在人人期待 25.6% 的地方显示 0.256。这里使用的是显示出来的文字,所以 PDF 读起来和表格读起来一样。
转换不绘制什么
图表
图表不会被绘制。如果您的表格在数字旁边有柱状图或饼图,PDF 会包含表格但不包含图表。图表是由数据构建的图片,是与单元格不同种类的对象。如果您需要 PDF 中有图表,请改从您的电子表格程序中导出它,或截图后放进文档。
单元格颜色与合并单元格
单元格颜色不会被绘制,所以用红色和绿色填充来突出行的表格,出来会是朴素的黑白。合并单元格的版式也不会重现:跨五列合并的标题会显示为普通单元格的值,而不是跨越的横幅。文字和数字都在;装饰不在。
公式变成值
像 =SUM(B2:B10) 这样的公式不能存在于 PDF 中,因为 PDF 不能计算。因此单元格显示公式产生的结果。这正是您想要给人阅读的文档所应有的,也正是您应当预期的:PDF 是数字的快照,而不是一张可用的表格。
转换前检查公式
因为 PDF 显示表格当前持有的值,请确保在您把 XLS 转成 PDF 之前,表格是最新的。如果公式依赖一个已关闭的其他文件,或者表格尚未重新计算,您看到的数字可能是旧的。请打开工作簿,让它计算,保存,然后再转换。
电子表格文件是什么,PDF 是什么
.xls 或 .xlsx 文件存储的远不止您看到的数字。对每个单元格,它保存值、背后的公式、数字格式、颜色、字体、列宽,以及常常还有图表和宏。它是某样东西的可用模型,为被改动而设计。PDF 只存储最终的外观:每段文字在每一页上的位置。当您把 XLS 转成 PDF 时,您是在有意丢弃模型而保留图片。
这个交易对大多数分享来说恰到好处。您价目表的收件人不需要您的公式,而在许多情况下您宁愿他们没有。他们需要的是清晰排版、不可能被意外改动的数字。PDF 提供这一点。旧文件留在您手里,仍可编辑,仍保存着 PDF 略去的一切。
XLS 对比 XLSX
较旧的 .xls 格式和较新的 .xlsx 格式是存储同一种工作簿的两种方式。较新的是当前版本的 Excel 以及 LibreOffice 和 Google 表格导出中的默认格式。本页两种都接受,所以您在把 XLS 转成 PDF 之前不需要在它们之间转换。
宽表格与分页
电子表格变成 PDF 时最常见的意外是宽度。一张表格在屏幕上可以有三十列,但 PDF 页面很窄,所以很宽的表格要么缩小,要么延续到后面的页。两者都没有错,但如果事先计划好,都更容易阅读。
在您把 XLS 转成 PDF 之前,先问问读者实际需要哪些列。在工作簿的副本中删除承载中间计算的辅助列。删除只为您自己而存在的列,例如内部备注或编号。如果表格仍然很宽,可以考虑把它拆成两张工作表,故事的每一半一张,并分别转换。能一次看到整张表的读者,会比不得不在页面之间翻来翻去的读者理解得好得多。
长表格
长度比宽度容易。有数百行的表格只是按顺序跨越几页。如果表头行对定位很重要,请记住 PDF 页面并不总是在每页自动重复它;对于长表格,请确保各列自明,或把关键信息放在靠近第一列的位置。
数字、日期与“与显示一致”规则
因为这个转换器按电子表格显示的样子原样写出单元格的值,您格式化单元格的方式决定了 PDF 所说的内容。格式化为货币的列显示货币符号;格式化为两位小数的列显示两位小数;格式化为日-月-年的日期恰恰显示那样。这是一种特性,因为外观由您掌控,但这意味着在您把 XLS 转成 PDF 之前,应当把表格格式化成您希望 PDF 读起来的样子。
请特别留意显示的值隐藏了细节的列:四舍五入到整数单位但以小数存储的数字,显示 26% 却持有 0.2563 的百分比。PDF 会显示 26%,这是读者所期望的。如果您需要显示更多精度,请先在表格中放宽格式。
看起来像数字的文本
电话号码、邮政编码和零件编码常以零开头。在电子表格中它们应当格式化为文本,这样零才会保留。因为 PDF 复制的是显示出来的内容,显示为 007 的编码仍是 007,前提是表格就是那样显示的。在把 XLS 转成 PDF 之前快速看一眼这样的列,可以避免意外。
如何在这里把 XLS 转成 PDF
选择文件
把您的 .xls 或 .xlsx 文件拖到页面上,或从您的设备中选取。工作簿在您的浏览器中打开,不会向服务器发送任何内容。
选择工作表
选择要转换哪张工作表。如果工作簿包含几张,列表按名称显示它们。先转换您需要的那张;您可以回来处理其他的。
转换并检查
按下按钮并下载 PDF。打开并滚动浏览:检查各列顺序正确,没有数字被截断,合计与表格一致。如果很宽的表格延续到不止一页,那是正常的。
更好的 XLS 转 PDF 结果的小贴士
先整理表格
(在工作簿的副本中)删除您不想要出现在 PDF 里的列,清除表格之外零散的单元格,并确保每一列都宽到足以完整显示其数字。在屏幕上读起来干净的电子表格,转成 PDF 也干净。
保持表格紧凑
很宽的表格会铺到好几页上,变得难读。如果可以,请把表格变窄,删除辅助列,只保留读者需要的。一页就能舒适容纳的 PDF,比蔓延开来的要有用得多。
保留原始工作簿
转换之后永远不要删除电子表格。PDF 用来阅读;工作簿用来工作。下个月数字改变时,您会想要带着公式的原件。
转换之前人们常问的问题
为什么我的图表和颜色不见了?
图表、单元格颜色和合并单元格的版式不会被这个转换器绘制。PDF 以朴素的表格包含单元格的值。如果您需要视觉样式,请改从您的电子表格程序中导出这张表。
为什么我看到的是数字而不是公式?
PDF 不能存放计算,所以每个公式都被它产生的值取代。对于只供人阅读的文档,这是正确的行为。
它既能处理 .xlsx 也能处理 .xls 吗?
能。较旧的 .xls 文件和较新的 .xlsx 文件都接受。
我的电子表格会被上传吗?
不会。转换在您的浏览器中运行,文件从不离开您的设备。
我可以一次转换每张工作表吗?
您一次选择一张工作表。依次转换每张,然后如果想要单个文件,就合并得到的 PDF。
谁会把 XLS 转成 PDF
自由职业者与小企业
报价单、价目表和对账单常在电子表格中制作并以 PDF 发送,这样客户看到的是成品文档而不是工作文件。如果 PDF 需要保护,您可以事后添加密码。
教师与管理人员
时刻表、排班表、成绩单和出勤表以 PDF 发放,这样没有人会不小心改动分数,每份打印件看起来都一样。
会计与财务团队
获批的报告应当原样存档。PDF 是当天数字的稳定记录,与工作簿日后变成什么无关。
常见错误
未重新计算就转换
如果表格没有重新计算,PDF 会显示过时的数字。转换之前请让工作簿计算并保存。
指望图表会出现
图表不会被绘制。在您依赖 PDF 之前,请检查您的表格是否依赖图表。
删除工作簿
PDF 无法重新计算。请保留电子表格,让将来的修改保持容易。
相关的转换与工具
如果您的文件是 LibreOffice 表格,把 ODS 转换成 PDF的做法相同,而XLS 转 ODS和ODS 转 XLS在两种格式之间迁移表格。如果您有一个 PDF 表格并想把它变回电子表格,把 PDF 转换成 XLS会从页面重建行和列。对于文本文档,把 DOCX 转换成 PDF是对应的路线,而一旦 PDF 存在,您可以拆分它或压缩它。
何时把 XLS 转成 PDF 不是最佳路线
有时另一条路线对您更好。如果收件人需要处理这些数字、排序、筛选或在其基础上构建,请发送电子表格本身,而不是 PDF。如果表格的图表才是重点,请从您的电子表格程序中导出图表,或把它粘贴进文档。如果版式依赖有颜色的单元格和合并的标题,请使用电子表格程序自己的“另存为 PDF”命令,它可以绘制自己的格式,因为创建它的就是那个程序。
对于其他一切,例如清单、数字表格、价目单、排班表和对账单,在浏览器中把 XLS 转成 PDF 又快、又私密、又可靠。它不会动您的工作簿,所以您下个月可以修改数字,几秒钟内再次把 XLS 转成 PDF。
把几张工作表合并成一份文档
如果您的报告分布在几张工作表上,例如摘要、明细表和备注页,请把每张工作表转成各自的 PDF,然后用PDF 合并工具按您想要的顺序把它们接起来。结果是一份从头读到尾的单一文档,尽管它来自有许多标签页的工作簿。事后添加页码会让它感觉像一份报告,而不是几个碎片。
让 PDF 更小
由电子表格生成的 PDF 通常很小,因为它们大多是文字。如果有一个出乎意料地大,例如来自很长的表格,可以事后通过压缩步骤缩小。对于普通的价目表和排班表,您很少需要这样做。
您的电子表格留在您的设备上
转换在本地进行。您的工作簿由您自己的浏览器读取,在那里变成 PDF 并交还给您。没有任何东西被上传,所以服务器上没有副本,也没有别人能看到这些数字。对于工资、客户数据和未发布的成绩,这是做这件事的安全方式。
一个实际例子
假设您有一个工作簿,其中“Prices”工作表有四十种产品,包含编码、名称和价格,底部有一个由公式计算的合计。您把文件拖到这里,选择“Prices”并按下转换。PDF 有一个干净的四十行表格,价格与出现时完全一样,合计是一个普通数字。没有彩色表头,也没有图表,但每个数字都在,按顺序排列。您滚动一遍,确认合计与表格一致,然后发送文件。
关闭页面之前
用不了一分钟,就能确定您已处理完这个文件。
请检查您已下载 PDF,合计与表格一致,并且您保留了原始工作簿。如果这三件都成立,把 XLS 转成 PDF 的工作就完成了。
小结
要在这里把 XLS 转成 PDF,拖入文件,选择一张工作表,下载结果。单元格的值按电子表格显示的样子原样写出,每张工作表一个表格。图表、单元格颜色和合并单元格的版式不会被绘制,公式变成它们产生的值。没有任何东西离开您的设备。