Convertir XLS a PDF Excel ↔ Portable Document Format Gratis En línea Seguro
Suelte un archivo .xls o .xlsx, elija una hoja y obtenga un PDF. La hoja de cálculo se queda en su dispositivo.
Convierta su archivo
Suelte aquí una hoja de cálculo, o elija una.
Su archivo no sale de este dispositivo. Todo se ejecuta en su navegador.
No se sube nada
De dónde viene el PDF
El PDF empezó como una pregunta que John Warnock planteó en Adobe en 1991: ¿por qué no puede un documento verse igual en todas las máquinas que lo abren? La respuesta, publicada en 1993, fue un formato que lleva consigo sus propias tipografías, su propia geometría de página y su propia descripción de cada marca sobre ella, de modo que nada tenga que recomponerse al otro lado. Durante quince años perteneció a Adobe; desde 2008 es una norma ISO abierta, y por eso formularios oficiales, expedientes judiciales y archivos pueden exigirlo sin atar a nadie al software de una sola empresa. Esa es toda la razón de convertir a PDF: es el instante en que un documento deja de cambiar.
Dónde se lo encuentra
Todo lo que sale de sus manos y debe llegar con el mismo aspecto: un contrato por firmar, una factura, un currículo, una tesis, una oferta, un impreso que una administración solo acepta en una disposición concreta. Es además lo que pide una imprenta, porque un PDF lleva las tipografías y el tamaño exacto de página en vez de confiar en que la imprenta las tenga. Las imágenes se vuelven PDF por la misma razón: para enviarse como documento y no como una foto que alguien podría recortar o redimensionar.
Preguntas frecuentes
¿Cambiará la disposición al convertir?
Para eso existe precisamente el PDF: una vez hecho, la disposición queda fija y se verá igual dondequiera que se abra. El riesgo está en el instante mismo de la conversión, no después. Si el documento original usa una tipografía que su máquina no tiene, la conversión pone una parecida y las líneas pueden desplazarse un poco; conviene por tanto abrir el resultado y mirar la última página, donde cualquier desplazamiento acumulado se nota más. A partir de ahí ya nada se mueve.
¿Se podrá seguir seleccionando y buscando el texto?
Si el original era un documento de texto —un archivo de Word, una hoja de cálculo, una página web—, entonces sí: las palabras pasan como palabras, y el PDF se puede buscar, copiar y leer en voz alta con un lector de pantalla. Si el original era una fotografía o un escaneo, el PDF contiene una imagen de texto, que se ve idéntica pero no se puede buscar. Hacerla buscable requiere reconocimiento de caracteres, que es un trabajo distinto de la conversión.
¿Pierde calidad el archivo?
Depende de lo que puedan contener ambos formatos. Convertir entre formatos que guardan lo mismo —un PNG a BMP, un WAV a FLAC— no pierde nada. Convertir a un formato que descarta información para ahorrar espacio, como JPEG o MP3, pierde un poco cada vez, y volver atrás no lo recupera. Donde hay elección, esta página se inclina por conservar la calidad original antes que por hacer el archivo más pequeño.
¿Se sube mi archivo a alguna parte?
No. La conversión ocurre dentro de su navegador, en su propia máquina; el archivo nunca sale de ella y aquí no hay ningún servidor que pudiera recibirlo. Por eso un archivo grande lo limita su propia memoria y no una subida, y por eso nada de lo que convierta puede aparecer en los registros de nadie, incluidos los nuestros. Las herramientas de audio y de vídeo sí traen su motor de conversión de este sitio la primera vez que las usa —unos treinta megabytes, una sola vez—; después el trabajo sigue ocurriendo por completo en su máquina.
Por qué la gente convierte XLS a PDF
Una hoja de cálculo es una herramienta de trabajo: recalcula, se puede ordenar y filtrar, y cualquiera que la abra puede cambiar un número por accidente. Un PDF es lo contrario: una imagen fija de las cifras en un momento dado, igual en todas las pantallas y todas las impresoras. Esa es la razón para convertir XLS a PDF. Tiene una lista de precios, un horario, un presupuesto, un cuadrante de turnos o un conjunto de resultados, y quiere entregarlo sin que nadie lo edite ni necesite Excel para abrirlo.
Los motivos habituales son prácticos. Un cliente pide el presupuesto en PDF. Una factura calculada en una hoja de cálculo tiene que enviarse en una forma que no pueda alterarse. Una escuela quiere las notas como documento imprimible. Un informe financiero necesita archivarse exactamente como estaba el día en que se aprobó. En cada caso está convirtiendo una hoja viva en una página terminada, y convertir XLS a PDF es la manera más rápida de hacerlo.
Esta página convierte archivos .xls y .xlsx a PDF dentro de su navegador. La hoja de cálculo no se sube a ninguna parte, lo que importa para nóminas, listas de clientes y cifras no publicadas. Más abajo encontrará qué se traslada fielmente, qué no y cómo obtener un resultado limpio.
Qué conserva la conversión
Los valores, exactamente como se muestran
Cuando usted convierte XLS a PDF aquí, el valor de cada celda se escribe exactamente como lo muestra la hoja de cálculo. Si una celda muestra 1,250.50, el PDF muestra 1,250.50. Si muestra una fecha como 15/03/2024, el PDF muestra ese mismo texto. No obtiene un recálculo ni un nuevo formateo de los números; obtiene lo que veía en la pantalla, que casi siempre es lo que quiere en un documento.
Una tabla por hoja
Usted elige una hoja, y esa hoja se convierte en una tabla en el PDF. Las filas y columnas conservan el orden que tienen en la hoja de cálculo, de modo que la disposición de sus datos es reconocible. Si su libro tiene varias hojas y quiere todas, conviértalas de una en una y una los PDF después.
Por qué importa «tal como se muestra»
Una hoja de cálculo almacena un número de una manera y lo muestra de otra. Una celda puede contener 0.256 y mostrar 25.6%, o contener 45366 y mostrar una fecha. Si un conversor usara el valor almacenado, su PDF mostraría 0.256 donde todos esperan 25.6%. Aquí se usa el texto mostrado, de modo que el PDF se lee como se lee la hoja.
Lo que la conversión no dibuja
Gráficos
Los gráficos no se dibujan. Si su hoja tiene un gráfico de barras o circular junto a las cifras, el PDF contendrá la tabla pero no el gráfico. Un gráfico es una imagen construida a partir de los datos, y es un tipo de objeto distinto de las celdas. Si necesita el gráfico en el PDF, expórtelo desde su programa de hojas de cálculo, o haga una captura de pantalla y colóquela en un documento.
Colores de celda y celdas combinadas
Los colores de celda no se dibujan, así que una hoja que usa rellenos rojos y verdes para resaltar filas saldrá en blanco y negro sencillo. La disposición de celdas combinadas tampoco se reproduce: un título combinado a lo largo de cinco columnas aparece como un valor de celda normal y no como un rótulo que abarca varias. Las palabras y los números están todos; la decoración no.
Las fórmulas se convierten en valores
Una fórmula como =SUM(B2:B10) no puede vivir en un PDF, porque un PDF no puede calcular. La celda muestra por tanto el resultado que produjo la fórmula. Es exactamente lo que se quiere para un documento que alguien va a leer, y exactamente lo que debe esperar: el PDF es una instantánea de los números, no una hoja de trabajo.
Compruebe las fórmulas antes de convertir
Como el PDF muestra los valores que la hoja contiene en ese momento, asegúrese de que la hoja está al día antes de convertir XLS a PDF. Si una fórmula depende de otro archivo que está cerrado, o si la hoja no se ha recalculado, el número que ve puede ser antiguo. Abra el libro, deje que calcule, guárdelo y convierta luego.
Qué es un archivo de hoja de cálculo y qué es un PDF
Un archivo .xls o .xlsx almacena mucho más que los números que usted ve. Para cada celda conserva el valor, la fórmula que hay detrás, el formato de número, los colores, las fuentes, los anchos de columna y a menudo gráficos y macros. Es un modelo de trabajo de algo, diseñado para cambiarse. Un PDF almacena solo la apariencia final: dónde está cada pieza de texto en cada página. Cuando convierte XLS a PDF, está tirando deliberadamente el modelo y conservando la imagen.
Ese intercambio es exactamente el adecuado para la mayor parte de lo que se comparte. El destinatario de su lista de precios no necesita sus fórmulas, y en muchos casos usted preferiría que no las tuviera. Lo que necesita son las cifras, claramente dispuestas e imposibles de cambiar por accidente. Un PDF lo ofrece. El archivo antiguo se queda con usted, todavía editable, todavía con todo lo que el PDF dejó fuera.
XLS frente a XLSX
El formato .xls más antiguo y el formato .xlsx más nuevo son dos maneras de almacenar el mismo tipo de libro. El más nuevo es el predeterminado en las versiones actuales de Excel y en las exportaciones de LibreOffice y de Hojas de cálculo de Google. Esta página acepta ambos, así que no necesita convertir de uno a otro antes de convertir XLS a PDF.
Hojas anchas y saltos de página
La sorpresa más común con las hojas de cálculo convertidas en PDF es el ancho. Una hoja puede tener treinta columnas en pantalla, pero una página de PDF es estrecha, así que una tabla muy ancha se encoge o continúa en más páginas. Ninguna de las dos cosas es un error, pero ambas son más fáciles de leer si se planifican.
Antes de convertir XLS a PDF, pregúntese qué columnas necesita realmente el lector. Elimine las columnas auxiliares que llevan cálculos intermedios, en una copia del libro. Quite las columnas que están solo para usted, como notas internas o identificadores. Si la tabla sigue siendo ancha, considere dividirla en dos hojas, una para cada mitad de la historia, y convertir cada una por separado. Un lector que puede ver toda la tabla a la vez la entenderá mucho mejor que uno que tiene que ir de una página a otra.
Hojas largas
La longitud es más fácil que el ancho. Una tabla con cientos de filas se extiende sencillamente por varias páginas en orden. Si la fila de encabezado es importante para orientarse, recuerde que una página de PDF no la repite automáticamente en todos los casos; para una tabla larga, asegúrese de que las columnas se expliquen por sí solas o mantenga la información clave cerca de la primera columna.
Números, fechas y la regla de «tal como se muestra»
Como este conversor escribe los valores de las celdas exactamente como los muestra la hoja de cálculo, la manera en que dé formato a las celdas decide lo que dice el PDF. Una columna con formato de moneda muestra símbolos de moneda; una columna con dos decimales muestra dos decimales; una fecha con formato día-mes-año muestra exactamente eso. Es una ventaja, porque usted controla la apariencia, pero significa que debería dar a la hoja el formato que quiere que tenga el PDF antes de convertir XLS a PDF.
Preste especial atención a las columnas en las que el valor mostrado oculta detalle: un número redondeado a unidades enteras pero almacenado con decimales, un porcentaje que muestra 26% pero contiene 0.2563. El PDF mostrará 26%, que es lo que espera un lector. Si necesita que se vea más precisión, amplíe antes el formato en la hoja.
Texto que parece números
Los números de teléfono, los códigos postales y los códigos de pieza suelen empezar por cero. En una hoja de cálculo deberían tener formato de texto para que el cero se mantenga. Como el PDF copia lo que se muestra, un código mostrado como 007 sigue siendo 007, siempre que la hoja lo muestre así. Una rápida mirada a esas columnas antes de convertir XLS a PDF evita sorpresas.
Cómo convertir XLS a PDF aquí
Elija el archivo
Suelte su archivo .xls o .xlsx en la página o elíjalo desde su dispositivo. El libro se abre en su navegador y no se envía nada a un servidor.
Elija la hoja
Elija qué hoja convertir. Si el libro contiene varias, la lista las muestra por nombre. Convierta primero la que necesite; puede volver por las demás.
Convierta y compruebe
Pulse el botón y descargue el PDF. Ábralo y recórralo: compruebe que las columnas están en el orden correcto, que no se ha cortado ninguna cifra y que los totales coinciden con la hoja. Si una hoja muy ancha continúa en más de una página, es normal.
Consejos para un mejor resultado de XLS a PDF
Ordene primero la hoja
Elimine las columnas que no quiera en el PDF (en una copia del libro), borre las celdas sueltas fuera de la tabla y asegúrese de que cada columna es lo bastante ancha para mostrar sus números completos. Una hoja de cálculo que se lee limpiamente en pantalla se convierte limpiamente a PDF.
Mantenga compacta la tabla
Las tablas muy anchas se extienden por varias páginas y resultan difíciles de leer. Si puede, estreche la tabla, quite las columnas auxiliares y conserve solo lo que necesita el lector. Un PDF que cabe cómodamente en una página es mucho más útil que uno que se desparrama.
Conserve el libro original
No borre nunca la hoja de cálculo después de convertirla. El PDF es para leer; el libro es para trabajar. Cuando los números cambien el mes próximo, querrá el original con sus fórmulas.
Preguntas que la gente se hace antes de convertir
¿Por qué faltan mi gráfico y mis colores?
Este conversor no dibuja los gráficos, los colores de celda ni la disposición de celdas combinadas. El PDF contiene los valores de las celdas en una tabla sencilla. Si necesita el estilo visual, exporte la hoja desde su programa de hojas de cálculo en su lugar.
¿Por qué veo números en lugar de fórmulas?
Un PDF no puede contener un cálculo, así que cada fórmula se sustituye por el valor que produjo. Es el comportamiento correcto para un documento que alguien simplemente va a leer.
¿Funciona con .xlsx además de .xls?
Sí. Se aceptan tanto los archivos .xls más antiguos como los .xlsx más nuevos.
¿Se sube mi hoja de cálculo?
No. La conversión se ejecuta en su navegador y el archivo nunca sale de su dispositivo.
¿Puedo convertir todas las hojas a la vez?
Usted elige una hoja cada vez. Convierta cada una por turno, y una luego los PDF resultantes si quiere un solo archivo.
Quién convierte XLS a PDF
Autónomos y pequeñas empresas
Los presupuestos, las listas de precios y los extractos se hacen a menudo en una hoja de cálculo y se envían como PDF, para que el cliente vea un documento terminado y no un archivo de trabajo. Si el PDF necesita protección, puede añadir una contraseña después.
Profesores y administradores
Los horarios, los cuadrantes, las listas de notas y las hojas de asistencia se reparten como PDF para que nadie cambie una nota por accidente y todas las copias impresas se vean igual.
Contables y equipos de finanzas
Un informe que ha sido aprobado debería archivarse exactamente como estaba. Un PDF es un registro estable de las cifras de ese día, independiente de lo que llegue a ser después el libro.
Errores comunes
Convertir sin recalcular
Si la hoja no se ha recalculado, el PDF mostrará números anticuados. Deje que el libro calcule y guárdelo antes de convertir.
Esperar que aparezca el gráfico
Los gráficos no se dibujan. Compruebe si su hoja depende de un gráfico antes de fiarse del PDF.
Borrar el libro
Un PDF no se puede recalcular. Conserve la hoja de cálculo para que los cambios futuros sigan siendo fáciles.
Conversiones y herramientas relacionadas
Si su archivo es una hoja de LibreOffice, convertir ODS a PDF funciona del mismo modo, y XLS a ODS y ODS a XLS trasladan hojas entre los dos formatos. Si tiene una tabla en PDF y la quiere de vuelta como hoja, convertir PDF a XLS reconstruye filas y columnas a partir de la página. Para documentos de texto, convertir DOCX a PDF es la ruta equivalente, y una vez que existe el PDF puede dividirlo o comprimirlo.
Cuando convertir XLS a PDF no es la mejor ruta
A veces otra ruta le sirve mejor. Si el destinatario necesita trabajar con los números, ordenarlos, filtrarlos o construir sobre ellos, envíe la propia hoja de cálculo, no un PDF. Si el gráfico de su hoja es lo importante, exporte el gráfico desde su programa de hojas de cálculo o péguelo en un documento. Si la disposición depende de celdas coloreadas y encabezados combinados, use el propio comando de Guardar como PDF de su programa de hojas de cálculo, que puede dibujar su propio formato porque es el programa que lo creó.
Para todo lo demás, como listas, tablas de cifras, hojas de precios, cuadrantes y extractos, convertir XLS a PDF en el navegador es rápido, privado y fiable. Deja su libro intacto, así que puede cambiar las cifras el mes próximo y convertir XLS a PDF de nuevo en segundos.
Combinar varias hojas en un solo documento
Si su informe está repartido en varias hojas, como un resumen, una tabla de detalle y una página de notas, convierta cada hoja en su propio PDF y únalas luego en el orden que quiera con la herramienta para unir PDF. El resultado es un solo documento que se lee de principio a fin, aunque proceda de un libro con muchas pestañas. Añadir números de página después hace que parezca un solo informe y no varias piezas.
Hacer más pequeño el PDF
Los PDF hechos a partir de hojas de cálculo suelen ser pequeños, porque son sobre todo texto. Si uno es inesperadamente grande, por ejemplo por una tabla muy larga, puede reducirse después con un paso de compresión. Para listas de precios y cuadrantes normales, rara vez lo necesitará.
Su hoja de cálculo se queda en su dispositivo
La conversión se hace en local. Su libro lo lee su propio navegador, lo convierte allí en un PDF y se lo devuelve. No se sube nada, así que no hay ninguna copia en un servidor ni nadie más que pueda ver las cifras. Para nóminas, datos de clientes y resultados no publicados, esa es la manera segura de hacerlo.
Un ejemplo resuelto
Digamos que tiene un libro con una hoja «Precios» de cuarenta productos, con código, nombre y precio, y un total al final calculado con una fórmula. Suelta aquí el archivo, elige «Precios» y pulsa convertir. El PDF tiene una tabla limpia de cuarenta filas, los precios exactamente como aparecían y el total como un número sencillo. No hay encabezado coloreado ni gráfico, pero cada cifra está ahí, en orden. Lo recorre una vez, confirma que el total coincide con la hoja y envía el archivo.
Antes de cerrar la página
Se tarda menos de un minuto en estar seguro de que ha terminado con el archivo.
Compruebe que descargó el PDF, que los totales coinciden con la hoja y que conservó el libro original. Si las tres cosas son ciertas, el trabajo de convertir XLS a PDF está hecho.
Resumen
Para convertir XLS a PDF aquí, suelte el archivo, elija una hoja y descargue el resultado. Los valores de las celdas se escriben exactamente como los muestra la hoja de cálculo, una tabla por hoja. Los gráficos, los colores de celda y la disposición de celdas combinadas no se dibujan, y las fórmulas se convierten en los valores que producen. Nada sale de su dispositivo.