Convertire XLS in PDF Excel ↔ Portable Document Format Gratis Online Sicuro
Trascina un file .xls o .xlsx, scegli un foglio e ottieni un PDF. Il foglio di calcolo resta sul tuo dispositivo.
Converti il tuo file
Trascina qui un foglio di calcolo, oppure scegline uno.
Il tuo file non esce da questo dispositivo. Tutto gira nel tuo browser.
Non si carica niente
Da dove viene il PDF
Il PDF nacque da una domanda che John Warnock pose in Adobe nel 1991: perché un documento non può apparire uguale su ogni macchina che lo apre? La risposta, uscita nel 1993, fu un formato che porta con sé i propri caratteri, la propria geometria di pagina e la propria descrizione di ogni segno su di essa, così che nulla debba essere reimpaginato all'altro capo. Per quindici anni appartenne ad Adobe; dal 2008 è una norma ISO aperta, ed è per questo che moduli pubblici, atti giudiziari e archivi possono pretenderlo senza legare nessuno al programma di una sola azienda. È tutta qui la ragione di convertire in PDF: è il momento in cui un documento smette di cambiare.
Dove lo incontra
Tutto ciò che lascia le vostre mani e deve arrivare con lo stesso aspetto: un contratto da firmare, una fattura, un curriculum, una tesi, un'offerta, un modulo che un ufficio accetta solo in una certa disposizione. È anche ciò che chiede una tipografia, perché un PDF porta i caratteri e il formato esatto invece di sperare che la tipografia li abbia. Le immagini diventano PDF per la stessa ragione: per essere inviate come documento e non come una foto che qualcuno potrebbe ritagliare o ridimensionare.
Domande frequenti
L'impaginazione cambia quando converto?
È esattamente a questo che serve il PDF: una volta fatto, l'impaginazione è fissa e apparirà uguale ovunque venga aperta. Il rischio sta nell'istante stesso della conversione, non dopo. Se il documento di partenza usa un carattere che la vostra macchina non ha, la conversione ne mette uno simile e le righe possono spostarsi un poco — conviene dunque aprire il risultato e dare un'occhiata all'ultima pagina, dove ogni scarto accumulato si vede di più. Dopo di che non si muove più nulla.
Il testo si potrà ancora selezionare e cercare?
Se l'originale era un documento di testo — un file Word, un foglio di calcolo, una pagina web — allora sì: le parole passano come parole, e il PDF può essere cercato, copiato e letto ad alta voce da un lettore di schermo. Se l'originale era una fotografia o una scansione, il PDF contiene un'immagine di testo: l'aspetto è identico, ma la ricerca è impossibile. Renderla cercabile richiede il riconoscimento dei caratteri, che è un mestiere diverso dalla conversione.
Il file perde qualità?
Dipende da ciò che i due formati sanno contenere. Convertire fra formati che conservano la stessa cosa — un PNG in BMP, un WAV in FLAC — non perde nulla. Convertire verso un formato che butta via informazione per guadagnare spazio, come JPEG o MP3, ne perde un poco ogni volta, e tornare indietro non la riporta. Dove una scelta esiste, questa pagina propende per conservare la qualità originale anziché per fare il file più piccolo.
Il mio file viene caricato da qualche parte?
No. La conversione avviene dentro il vostro browser, sulla vostra macchina; il file non la lascia mai e qui non esiste alcun server che possa riceverlo. Per questo un file grande è limitato dalla vostra memoria e non da un caricamento, e per questo nulla di ciò che convertite può comparire nei registri di nessuno, nemmeno nei nostri. Gli strumenti per l'audio e il video prendono però il loro motore di conversione da questo sito la prima volta che li usate — una trentina di megabyte, una volta sola; dopo, il lavoro avviene ancora del tutto sulla vostra macchina.
Perché si convertono XLS in PDF
Un foglio di calcolo è uno strumento di lavoro: ricalcola, si può ordinare e filtrare, e chiunque lo apra può cambiare un numero per sbaglio. Un PDF è l'opposto: un'immagine fissa delle cifre in un dato momento, uguale su ogni schermo e su ogni stampante. È questo il motivo per convertire XLS in PDF. Hai un listino prezzi, un orario, un budget, un turno di servizio o un insieme di risultati, e vuoi consegnarlo senza che nessuno lo modifichi o abbia bisogno di Excel per aprirlo.
I motivi tipici sono pratici. Un cliente chiede il preventivo in PDF. Una fattura calcolata in un foglio di calcolo deve essere inviata in una forma che non si possa alterare. Una scuola vuole i voti come documento stampabile. Un rapporto finanziario deve essere archiviato esattamente come stava il giorno in cui è stato approvato. In ogni caso trasformi un foglio vivo in una pagina finita, e convertire XLS in PDF è il modo più rapido per farlo.
Questa pagina converte file .xls e .xlsx in PDF dentro il tuo browser. Il foglio di calcolo non viene caricato da nessuna parte, il che conta per buste paga, elenchi di clienti e cifre non pubblicate. Qui sotto trovi cosa viene riportato fedelmente, cosa no e come ottenere un risultato pulito.
Cosa mantiene la conversione
I valori, esattamente come visualizzati
Quando converti XLS in PDF qui, il valore di ogni cella viene scritto esattamente come lo visualizza il foglio di calcolo. Se una cella mostra 1,250.50, il PDF mostra 1,250.50. Se mostra una data come 15/03/2024, il PDF mostra lo stesso testo. Non ottieni un ricalcolo o una riformattazione dei numeri; ottieni ciò che vedevi sullo schermo, che è quasi sempre ciò che vuoi in un documento.
Una tabella per foglio
Scegli un foglio, e quel foglio diventa una tabella nel PDF. Righe e colonne restano nell'ordine che hanno nel foglio di calcolo, quindi l'impaginazione dei tuoi dati è riconoscibile. Se la tua cartella di lavoro ha più fogli e li vuoi tutti, convertili uno alla volta e poi unisci i PDF.
Perché "come visualizzato" conta
Un foglio di calcolo memorizza un numero in un modo e lo mostra in un altro. Una cella può contenere 0.256 e mostrare 25.6%, o contenere 45366 e mostrare una data. Se un convertitore usasse il valore memorizzato, il tuo PDF mostrerebbe 0.256 dove tutti si aspettano 25.6%. Qui si usa il testo visualizzato, quindi il PDF si legge come si legge il foglio.
Cosa la conversione non disegna
Grafici
I grafici non vengono disegnati. Se il tuo foglio ha un grafico a barre o a torta accanto alle cifre, il PDF conterrà la tabella ma non il grafico. Un grafico è un'immagine costruita dai dati, ed è un tipo di oggetto diverso dalle celle. Se ti serve il grafico nel PDF, esportalo invece dal tuo programma di fogli di calcolo, oppure fai una schermata e inseriscila in un documento.
Colori delle celle e celle unite
I colori delle celle non vengono disegnati, quindi un foglio che usa riempimenti rossi e verdi per evidenziare le righe uscirà in semplice bianco e nero. Nemmeno l'impaginazione con celle unite viene riprodotta: un titolo unito su cinque colonne compare come un normale valore di cella anziché come un banner che si estende. Le parole e i numeri ci sono tutti; la decorazione no.
Le formule diventano valori
Una formula come =SUM(B2:B10) non può vivere in un PDF, perché un PDF non può calcolare. La cella mostra quindi il risultato che la formula ha prodotto. È esattamente ciò che vuoi per un documento che qualcuno leggerà, ed è esattamente ciò che devi aspettarti: il PDF è un'istantanea dei numeri, non un foglio funzionante.
Controlla le formule prima di convertire
Poiché il PDF mostra i valori che il foglio contiene al momento, assicurati che il foglio sia aggiornato prima di convertire XLS in PDF. Se una formula dipende da un altro file che è chiuso, o se il foglio non è stato ricalcolato, il numero che vedi può essere vecchio. Apri la cartella di lavoro, lasciala calcolare, salvala e poi converti.
Cos'è un file di foglio di calcolo e cos'è un PDF
Un file .xls o .xlsx memorizza molto più dei numeri che vedi. Per ogni cella conserva il valore, la formula che c'è dietro, il formato del numero, i colori, i caratteri, le larghezze delle colonne e spesso grafici e macro. È un modello funzionante di qualcosa, progettato per essere modificato. Un PDF memorizza solo l'aspetto finale: dove sta ogni pezzo di testo in ogni pagina. Quando converti XLS in PDF, butti via deliberatamente il modello e tieni l'immagine.
Quello scambio è esattamente giusto per la maggior parte delle condivisioni. Il destinatario del tuo listino non ha bisogno delle tue formule, e in molti casi preferiresti che non le avesse. Ciò che gli serve sono le cifre, ben impaginate e impossibili da cambiare per sbaglio. Un PDF lo offre. Il vecchio file resta con te, ancora modificabile, ancora con tutto ciò che il PDF ha lasciato fuori.
XLS contro XLSX
Il vecchio formato .xls e il più recente .xlsx sono due modi di memorizzare lo stesso tipo di cartella di lavoro. Il più recente è quello predefinito nelle versioni attuali di Excel e nelle esportazioni di LibreOffice e Google Fogli. Questa pagina accetta entrambi, quindi non devi convertire fra i due prima di convertire XLS in PDF.
Fogli larghi e interruzioni di pagina
La sorpresa più comune con i fogli di calcolo trasformati in PDF è la larghezza. Un foglio può avere trenta colonne sullo schermo, ma una pagina PDF è stretta, quindi una tabella molto larga o si rimpicciolisce o continua su altre pagine. Nessuna delle due cose è sbagliata, ma entrambe si leggono più facilmente se le pianifichi.
Prima di convertire XLS in PDF, chiediti di quali colonne il lettore abbia davvero bisogno. Elimina le colonne di appoggio che contengono calcoli intermedi, in una copia della cartella di lavoro. Rimuovi le colonne che ci sono solo per te, come note interne o ID. Se la tabella è ancora larga, valuta di dividerla in due fogli, uno per ciascuna metà della storia, e di convertire ciascuno separatamente. Un lettore che può vedere l'intera tabella in una volta la capirà molto meglio di uno che deve sfogliare avanti e indietro.
Fogli lunghi
La lunghezza è più facile della larghezza. Una tabella con centinaia di righe scorre semplicemente su più pagine in ordine. Se la riga di intestazione è importante per orientarsi, ricorda che una pagina PDF non la ripete automaticamente in ogni caso; per una tabella lunga, assicurati che le colonne si spieghino da sole o tieni le informazioni chiave vicino alla prima colonna.
Numeri, date e la regola del "come visualizzato"
Poiché questo convertitore scrive i valori delle celle esattamente come li visualizza il foglio di calcolo, il modo in cui formatti le celle decide cosa dice il PDF. Una colonna formattata come valuta mostra i simboli di valuta; una colonna formattata con due decimali mostra due decimali; una data formattata come giorno-mese-anno mostra esattamente quello. È una funzione, perché controlli l'aspetto, ma significa che dovresti formattare il foglio nel modo in cui vuoi che il PDF si legga prima di convertire XLS in PDF.
Fai particolare attenzione alle colonne in cui il valore visualizzato nasconde dettaglio: un numero arrotondato a unità intere ma memorizzato con decimali, una percentuale che mostra 26% ma contiene 0.2563. Il PDF mostrerà 26%, che è ciò che un lettore si aspetta. Se ti serve più precisione visibile, allarga prima il formato nel foglio.
Testo che sembra numeri
Numeri di telefono, codici postali e codici di parti cominciano spesso con uno zero. In un foglio di calcolo andrebbero formattati come testo perché lo zero resti. Poiché il PDF copia ciò che è visualizzato, un codice mostrato come 007 resta 007, purché il foglio lo visualizzi così. Una rapida occhiata a tali colonne prima di convertire XLS in PDF evita sorprese.
Come convertire XLS in PDF qui
Scegli il file
Trascina il tuo file .xls o .xlsx sulla pagina o sceglilo dal tuo dispositivo. La cartella di lavoro si apre nel tuo browser e nulla viene inviato a un server.
Scegli il foglio
Scegli quale foglio convertire. Se la cartella di lavoro ne contiene diversi, l'elenco li mostra per nome. Converti prima quello che ti serve; puoi tornare per gli altri.
Converti e controlla
Premi il pulsante e scarica il PDF. Aprilo e scorrilo: controlla che le colonne siano nell'ordine giusto, che nessuna cifra sia tagliata e che i totali coincidano con il foglio. Se un foglio molto largo continua su più di una pagina, è normale.
Consigli per un risultato migliore da XLS a PDF
Riordina prima il foglio
Elimina le colonne che non vuoi nel PDF (in una copia della cartella di lavoro), cancella le celle vaganti fuori dalla tabella e assicurati che ogni colonna sia abbastanza larga da mostrare per intero i suoi numeri. Un foglio che si legge bene sullo schermo si converte bene in PDF.
Tieni compatta la tabella
Le tabelle molto larghe si spargono su più pagine e diventano difficili da leggere. Se puoi, restringi la tabella, rimuovi le colonne di appoggio e tieni solo ciò che serve al lettore. Un PDF che sta comodamente in una pagina è molto più utile di uno che si sparpaglia.
Conserva la cartella di lavoro originale
Non cancellare mai il foglio di calcolo dopo la conversione. Il PDF è per leggere; la cartella di lavoro è per lavorare. Quando i numeri cambieranno il mese prossimo, vorrai l'originale con le sue formule.
Domande che la gente si pone prima di convertire
Perché mancano il mio grafico e i colori?
Grafici, colori delle celle e impaginazione con celle unite non vengono disegnati da questo convertitore. Il PDF contiene i valori delle celle in una tabella semplice. Se ti serve lo stile visivo, esporta invece il foglio dal tuo programma di fogli di calcolo.
Perché vedo numeri invece di formule?
Un PDF non può contenere un calcolo, quindi ogni formula è sostituita dal valore che ha prodotto. È il comportamento corretto per un documento che qualcuno si limiterà a leggere.
Funziona anche con .xlsx oltre che con .xls?
Sì. Sono accettati sia i vecchi file .xls sia i più recenti file .xlsx.
Il mio foglio di calcolo viene caricato?
No. La conversione gira nel tuo browser e il file non lascia mai il tuo dispositivo.
Posso convertire tutti i fogli in una volta?
Scegli un foglio alla volta. Converti ciascuno a turno, poi unisci i PDF risultanti se vuoi un unico file.
Chi converte XLS in PDF
Freelance e piccole imprese
Preventivi, listini ed estratti conto sono spesso fatti in un foglio di calcolo e inviati come PDF, così il cliente vede un documento finito anziché un file di lavoro. Se il PDF ha bisogno di protezione, puoi aggiungere una password dopo.
Insegnanti e amministratori
Orari, turni, elenchi di voti e fogli di presenza vengono distribuiti come PDF così che nessuno cambi un voto per sbaglio e ogni stampa abbia lo stesso aspetto.
Contabili e team finanziari
Un rapporto che è stato approvato dovrebbe essere archiviato esattamente com'era. Un PDF è un registro stabile delle cifre di quel giorno, indipendente da ciò che la cartella di lavoro diventerà in seguito.
Errori comuni
Convertire senza ricalcolare
Se il foglio non è stato ricalcolato, il PDF mostrerà numeri vecchi. Lascia calcolare la cartella di lavoro e salva prima di convertire.
Aspettarsi che il grafico compaia
I grafici non vengono disegnati. Controlla se il tuo foglio dipende da un grafico prima di fare affidamento sul PDF.
Cancellare la cartella di lavoro
Un PDF non può essere ricalcolato. Conserva il foglio di calcolo così le modifiche future restano facili.
Conversioni e strumenti correlati
Se il tuo file è un foglio di LibreOffice, converti ODS in PDF funziona allo stesso modo, e da XLS a ODS e da ODS a XLS spostano i fogli fra i due formati. Se hai una tabella PDF e la rivuoi come foglio, converti PDF in XLS ricostruisce righe e colonne dalla pagina. Per i documenti di testo, converti DOCX in PDF è la strada corrispondente, e una volta che il PDF esiste puoi dividerlo o comprimerlo.
Quando convertire XLS in PDF non è la strada migliore
A volte un'altra strada ti serve meglio. Se il destinatario deve lavorare con i numeri, ordinarli, filtrarli o costruirci sopra, invia il foglio di calcolo stesso, non un PDF. Se il grafico del tuo foglio è il punto, esporta il grafico dal tuo programma di fogli di calcolo o incollalo in un documento. Se l'impaginazione dipende da celle colorate e titoli uniti, usa il comando Salva come PDF del tuo programma di fogli di calcolo, che può disegnare la propria formattazione perché è il programma che l'ha creata.
Per tutto il resto, come elenchi, tabelle di cifre, listini, turni ed estratti conto, convertire XLS in PDF nel browser è rapido, riservato e affidabile. Lascia intatta la tua cartella di lavoro, così puoi cambiare le cifre il mese prossimo e convertire di nuovo XLS in PDF in pochi secondi.
Combinare più fogli in un unico documento
Se il tuo rapporto è distribuito su più fogli, come un riepilogo, una tabella di dettaglio e una pagina di note, converti ogni foglio nel suo PDF e poi uniscili nell'ordine che vuoi con lo strumento per unire PDF. Il risultato è un unico documento che si legge dall'inizio alla fine, anche se viene da una cartella di lavoro con molte schede. Aggiungere i numeri di pagina in seguito lo fa sembrare un unico rapporto anziché diversi pezzi.
Rendere più piccolo il PDF
I PDF ottenuti da fogli di calcolo sono di solito piccoli, perché sono per lo più testo. Se uno è inaspettatamente grande, per esempio da una tabella molto lunga, può essere ridotto dopo con un passaggio di compressione. Per i normali listini e turni, raramente ti servirà.
Il tuo foglio di calcolo resta sul tuo dispositivo
La conversione avviene in locale. La tua cartella di lavoro viene letta dal tuo browser, trasformata in PDF lì e restituita a te. Nulla viene caricato, quindi non c'è nessuna copia su un server e nessun altro che possa vedere le cifre. Per buste paga, dati dei clienti e risultati non ancora pubblicati, è il modo sicuro di farlo.
Un esempio svolto
Poniamo che tu abbia una cartella di lavoro con un foglio "Prezzi" di quaranta prodotti, con codice, nome e prezzo, e un totale in fondo calcolato da una formula. Trascini qui il file, scegli "Prezzi" e premi converti. Il PDF ha una tabella pulita di quaranta righe, i prezzi esattamente come apparivano, e il totale come numero semplice. Non c'è intestazione colorata né grafico, ma ogni cifra c'è, in ordine. Scorri una volta, confermi che il totale coincide con il foglio e invii il file.
Prima di chiudere la pagina
Ci vuole meno di un minuto per essere sicuri di aver finito con il file.
Controlla di aver scaricato il PDF, che i totali coincidano con il foglio e di aver conservato la cartella di lavoro originale. Se tutte e tre le cose sono vere, il lavoro di convertire XLS in PDF è fatto.
Riepilogo
Per convertire XLS in PDF qui, trascina il file, scegli un foglio e scarica il risultato. I valori delle celle vengono scritti esattamente come li visualizza il foglio di calcolo, una tabella per foglio. Grafici, colori delle celle e impaginazione con celle unite non vengono disegnati, e le formule diventano i valori che producono. Nulla lascia il tuo dispositivo.