แปลง XLS เป็น PDF Excel ↔ Portable Document Format ฟรี ออนไลน์ ปลอดภัย
วางไฟล์ .xls หรือ .xlsx เลือกชีต แล้วรับ PDF สเปรดชีตยังอยู่บนอุปกรณ์ของคุณ
แปลงไฟล์ของคุณ
วางสเปรดชีตที่นี่ หรือเลือกไฟล์
ไฟล์ของคุณไม่เคยออกจากอุปกรณ์นี้ ทุกอย่างทำงานในเบราว์เซอร์ของคุณ
ไม่มีการอัปโหลด
ที่มาของ PDF
PDF เริ่มต้นจากคำถามที่ John Warnock ถามกับ Adobe ในปี 1991 ว่าทำไมเอกสารจึงไม่สามารถดูเหมือนกันบนทุกเครื่องที่เปิดมัน คำตอบที่เปิดตัวในปี 1993 คือรูปแบบที่พกฟอนต์ของตัวเอง เรขาคณิตของหน้าของตัวเอง และคำอธิบายของทุกรอยที่ปรากฏบนหน้าของตัวเอง เพื่อไม่ต้องจัดเลย์เอาต์ใหม่ที่ปลายทาง ตลอดสิบห้าปีมันเป็นของ Adobe และตั้งแต่ปี 2008 ก็เป็นมาตรฐาน ISO แบบเปิด จึงเป็นเหตุผลที่แบบฟอร์มของรัฐ เอกสารของศาล และคลังเอกสารสามารถกำหนดให้ใช้ได้โดยไม่ผูกใครไว้กับซอฟต์แวร์ของบริษัทเดียว นั่นคือเหตุผลทั้งหมดของการแปลงเป็น PDF มันคือจุดที่เอกสารหยุดเปลี่ยนแปลง
คุณจะพบ PDF ที่ไหน
ทุกอย่างที่ออกจากมือคุณและต้องไปถึงโดยดูเหมือนเดิม เช่น สัญญาที่ต้องลงนาม ใบแจ้งหนี้ ประวัติย่อ วิทยานิพนธ์ เอกสารประมูล แบบฟอร์มที่หน่วยงานรัฐรับเฉพาะเลย์เอาต์เดียว นอกจากนี้ยังเป็นสิ่งที่โรงพิมพ์ขอ เพราะ PDF พกฟอนต์และขนาดหน้าที่แน่นอนไปด้วย แทนที่จะหวังว่าเครื่องพิมพ์จะมีฟอนต์เหล่านั้น รูปภาพกลายเป็น PDF ด้วยเหตุผลเดียวกัน เพื่อส่งเป็นเอกสาร ไม่ใช่เป็นรูปภาพที่ใครอาจครอบตัดหรือปรับขนาดได้
คำถามที่คนมักถาม
เลย์เอาต์จะเปลี่ยนหรือไม่เมื่อฉันแปลง
นั่นคือสิ่งที่ PDF มีไว้ทำ เมื่อสร้างแล้ว เลย์เอาต์ถูกตรึงและจะดูเหมือนเดิมไม่ว่าจะเปิดที่ไหน ความเสี่ยงอยู่ที่ช่วงเวลาของการแปลงเอง ไม่ใช่หลังจากนั้น หากเอกสารต้นฉบับใช้ฟอนต์ที่เครื่องของคุณไม่มี การแปลงจะแทนที่ด้วยฟอนต์ที่คล้ายกัน และบรรทัดอาจเลื่อนเล็กน้อย จึงควรเปิดผลลัพธ์และดูหน้าสุดท้าย ซึ่งเป็นที่ที่การเลื่อนสะสมปรากฏชัดที่สุด หลังจากนั้นไม่มีอะไรขยับอีก
ยังเลือกข้อความและค้นหาได้อยู่หรือไม่
หากต้นฉบับเป็นเอกสารข้อความ เช่น ไฟล์ Word สเปรดชีต หรือหน้าเว็บ ก็ได้ คำจะถูกนำข้ามไปเป็นคำ และ PDF ค้นหา คัดลอก และให้โปรแกรมอ่านหน้าจออ่านออกเสียงได้ หากต้นฉบับเป็นภาพถ่ายหรือสแกน PDF จะมีรูปภาพของข้อความ ซึ่งดูเหมือนกันทุกประการแต่ค้นหาไม่ได้ การทำให้ค้นหาได้ต้องใช้การรู้จำอักขระ ซึ่งเป็นงานคนละอย่างกับการแปลง
ไฟล์จะสูญเสียคุณภาพหรือไม่?
ขึ้นอยู่กับว่ารูปแบบทั้งสองเก็บอะไรได้บ้าง การแปลงระหว่างรูปแบบที่เก็บสิ่งเดียวกัน เช่น PNG เป็น BMP หรือ WAV เป็น FLAC ไม่สูญเสียอะไรเลย การแปลงไปเป็นรูปแบบที่ทิ้งข้อมูลบางส่วนเพื่อประหยัดพื้นที่ เช่น JPEG หรือ MP3 จะสูญเสียเล็กน้อยทุกครั้ง และการแปลงกลับไม่ได้นำสิ่งที่เสียไปคืนมา เมื่อมีตัวเลือกให้เลือก หน้านี้จะเอนไปทางรักษาคุณภาพเดิมไว้ มากกว่าทำให้ไฟล์เล็กที่สุด
ไฟล์ของฉันถูกอัปโหลดไปที่ใดหรือไม่?
ไม่ การแปลงเกิดขึ้นภายในเบราว์เซอร์ บนเครื่องของคุณเอง ไฟล์ไม่เคยออกจากเครื่อง และที่นี่ไม่มีเซิร์ฟเวอร์ที่จะรับไฟล์ได้ นั่นคือเหตุผลที่ไฟล์ขนาดใหญ่ถูกจำกัดด้วยหน่วยความจำของเครื่องคุณเอง ไม่ใช่ด้วยการอัปโหลด และเหตุผลที่ไม่มีสิ่งใดที่คุณแปลงไปปรากฏในบันทึกของใครได้ รวมถึงของเราด้วย เครื่องมือเสียงและวิดีโอจะดึงเอนจินแปลงไฟล์จากเว็บไซต์นี้ในการใช้ครั้งแรก ประมาณ 30 เมกะไบต์ครั้งเดียว หลังจากนั้นงานก็ยังเกิดขึ้นบนเครื่องของคุณทั้งหมด
ทำไมผู้คนจึงแปลง XLS เป็น PDF
สเปรดชีตเป็นเครื่องมือทำงาน คือคำนวณใหม่ได้ เรียงลำดับและกรองได้ และใครก็ตามที่เปิดไฟล์อาจเผลอแก้ตัวเลขได้ PDF ตรงข้ามกัน คือภาพที่ตรึงตัวเลขไว้ ณ ช่วงเวลาหนึ่ง เหมือนกันบนทุกหน้าจอและทุกเครื่องพิมพ์ นั่นคือเหตุผลที่ต้องแปลง XLS เป็น PDF คุณมีรายการราคา ตารางเวลา งบประมาณ ตารางเวร หรือชุดผลลัพธ์ และต้องการส่งให้โดยไม่มีใครแก้ไขได้และไม่ต้องใช้ Excel เปิด
เหตุผลทั่วไปล้วนใช้งานได้จริง ลูกค้าขอใบเสนอราคาเป็น PDF ใบแจ้งหนี้ที่คำนวณในสเปรดชีตต้องส่งในรูปแบบที่แก้ไขไม่ได้ โรงเรียนต้องการเกรดเป็นเอกสารที่พิมพ์ได้ รายงานการเงินต้องถูกเก็บถาวรตามที่เป็นในวันที่อนุมัติ ในทุกกรณีคุณกำลังเปลี่ยนชีตที่มีชีวิตให้เป็นหน้าที่เสร็จสมบูรณ์ และการแปลง XLS เป็น PDF คือวิธีที่เร็วที่สุด
หน้านี้แปลงไฟล์ .xls และ .xlsx เป็น PDF ภายในเบราว์เซอร์ของคุณ สเปรดชีตไม่ถูกอัปโหลดไปที่ใด ซึ่งสำคัญสำหรับเงินเดือน รายชื่อลูกค้า และตัวเลขที่ยังไม่เผยแพร่ ด้านล่างคุณจะพบสิ่งที่ถูกนำไปอย่างซื่อตรง สิ่งที่ไม่ถูกนำไป และวิธีให้ได้ผลลัพธ์ที่สะอาด
สิ่งที่การแปลงเก็บไว้
ค่าต่าง ๆ ตามที่แสดงทุกประการ
เมื่อคุณแปลง XLS เป็น PDF ที่นี่ ค่าของแต่ละเซลล์จะถูกเขียนตามที่สเปรดชีตแสดงทุกประการ หากเซลล์แสดง 1,250.50 PDF ก็แสดง 1,250.50 หากแสดงวันที่เป็น 15/03/2024 PDF ก็แสดงข้อความเดียวกันนั้น คุณไม่ได้รับการคำนวณใหม่หรือการจัดรูปแบบตัวเลขใหม่ คุณได้สิ่งที่คุณเห็นบนหน้าจอ ซึ่งเกือบทุกครั้งคือสิ่งที่คุณต้องการในเอกสาร
หนึ่งตารางต่อหนึ่งชีต
คุณเลือกชีต และชีตนั้นจะกลายเป็นตารางใน PDF แถวและคอลัมน์คงลำดับตามที่มีในสเปรดชีต จึงจำเลย์เอาต์ของข้อมูลได้ หากสมุดงานของคุณมีหลายชีตและคุณต้องการทั้งหมด ให้แปลงทีละชีตแล้วรวม PDFภายหลัง
ทำไม “ตามที่แสดง” จึงสำคัญ
สเปรดชีตเก็บตัวเลขแบบหนึ่งและแสดงอีกแบบหนึ่ง เซลล์อาจเก็บ 0.256 และแสดง 25.6% หรือเก็บ 45366 และแสดงเป็นวันที่ หากตัวแปลงใช้ค่าที่เก็บไว้ PDF ของคุณจะแสดง 0.256 ในที่ที่ทุกคนคาดหวัง 25.6% ที่นี่ใช้ข้อความที่แสดง PDF จึงอ่านได้เหมือนที่ชีตอ่าน
สิ่งที่การแปลงไม่ได้วาด
แผนภูมิ
แผนภูมิไม่ถูกวาด หากชีตของคุณมีแผนภูมิแท่งหรือแผนภูมิวงกลมอยู่ข้างตัวเลข PDF จะมีตารางแต่ไม่มีแผนภูมิ แผนภูมิคือภาพที่สร้างจากข้อมูล และเป็นวัตถุคนละชนิดกับเซลล์ หากต้องการแผนภูมิใน PDF ให้ส่งออกจากโปรแกรมสเปรดชีตของคุณแทน หรือจับภาพหน้าจอแล้ววางในเอกสาร
สีของเซลล์และเซลล์ที่ผสาน
สีของเซลล์ไม่ถูกวาด ชีตที่ใช้การเติมสีแดงและเขียวเพื่อเน้นแถวจึงออกมาเป็นขาวดำธรรมดา เลย์เอาต์เซลล์ที่ผสานก็ไม่ถูกทำซ้ำเช่นกัน หัวเรื่องที่ผสานข้ามห้าคอลัมน์จะปรากฏเป็นค่าเซลล์ปกติ ไม่ใช่แบนเนอร์ที่ขยายคร่อม ถ้อยคำและตัวเลขอยู่ครบ แต่การตกแต่งไม่อยู่
สูตรกลายเป็นค่า
สูตรอย่าง =SUM(B2:B10) อยู่ใน PDF ไม่ได้ เพราะ PDF คำนวณไม่ได้ เซลล์จึงแสดงผลลัพธ์ที่สูตรให้ นี่คือสิ่งที่คุณต้องการสำหรับเอกสารที่มีคนอ่าน และคือสิ่งที่คุณควรคาดหวัง คือ PDF เป็นภาพถ่ายของตัวเลข ไม่ใช่ชีตที่ใช้งานได้
ตรวจสูตรก่อนแปลง
เนื่องจาก PDF แสดงค่าที่ชีตถืออยู่ในขณะนั้น ให้ตรวจว่าชีตเป็นปัจจุบันก่อนที่คุณจะแปลง XLS เป็น PDF หากสูตรขึ้นกับไฟล์อื่นที่ปิดอยู่ หรือชีตยังไม่ได้คำนวณใหม่ ตัวเลขที่คุณเห็นอาจเก่า ให้เปิดสมุดงาน ปล่อยให้คำนวณ บันทึก แล้วจึงแปลง
ไฟล์สเปรดชีตคืออะไร และ PDF คืออะไร
ไฟล์ .xls หรือ .xlsx เก็บมากกว่าตัวเลขที่คุณเห็นมาก สำหรับทุกเซลล์ ไฟล์เก็บค่า สูตรเบื้องหลัง รูปแบบตัวเลข สี ฟอนต์ ความกว้างคอลัมน์ และมักมีแผนภูมิและมาโคร ไฟล์คือแบบจำลองที่ใช้งานได้ของบางสิ่ง ออกแบบมาให้เปลี่ยนแปลง PDF เก็บเพียงรูปลักษณ์สุดท้าย คือข้อความแต่ละส่วนอยู่ตรงไหนในแต่ละหน้า เมื่อคุณแปลง XLS เป็น PDF คุณจงใจทิ้งแบบจำลองและเก็บภาพไว้
การแลกเปลี่ยนนั้นเหมาะสมพอดีสำหรับการแชร์ส่วนใหญ่ ผู้รับรายการราคาของคุณไม่ต้องการสูตรของคุณ และในหลายกรณีคุณไม่อยากให้เขามี สิ่งที่เขาต้องการคือตัวเลขที่จัดวางชัดเจนและแก้ไขโดยบังเอิญไม่ได้ PDF ให้สิ่งนั้น ไฟล์เดิมอยู่กับคุณ ยังแก้ไขได้ ยังเก็บทุกอย่างที่ PDF ละไว้
XLS เทียบกับ XLSX
รูปแบบ .xls รุ่นเก่าและ .xlsx รุ่นใหม่เป็นสองวิธีในการเก็บสมุดงานชนิดเดียวกัน รุ่นใหม่เป็นค่าเริ่มต้นใน Excel เวอร์ชันปัจจุบันและในการส่งออกจาก LibreOffice และ Google Sheets หน้านี้รับทั้งสองแบบ คุณจึงไม่ต้องแปลงระหว่างกันก่อนที่จะแปลง XLS เป็น PDF
ชีตกว้างและการตัดหน้า
สิ่งที่ทำให้แปลกใจที่สุดเมื่อเปลี่ยนสเปรดชีตเป็น PDF คือความกว้าง ชีตอาจมีสามสิบคอลัมน์บนหน้าจอ แต่หน้า PDF แคบ ตารางที่กว้างมากจึงย่อลงหรือต่อไปยังหน้าถัด ๆ ไป ไม่มีแบบใดผิด แต่ทั้งสองอ่านง่ายขึ้นหากคุณวางแผนไว้
ก่อนที่คุณจะแปลง XLS เป็น PDF ให้ถามว่าผู้อ่านต้องการคอลัมน์ใดจริง ๆ ลบคอลัมน์ช่วยที่เก็บการคำนวณระหว่างทาง ในสำเนาของสมุดงาน ลบคอลัมน์ที่มีไว้สำหรับคุณเท่านั้น เช่น บันทึกภายในหรือรหัส หากตารางยังกว้าง ลองแยกเป็นสองชีต ชีตละครึ่งเรื่อง แล้วแปลงแยกกัน ผู้อ่านที่เห็นทั้งตารางพร้อมกันจะเข้าใจได้ดีกว่าผู้ที่ต้องพลิกไปมาระหว่างหน้ามาก
ชีตยาว
ความยาวง่ายกว่าความกว้าง ตารางที่มีหลายร้อยแถวก็แค่ต่อไปหลายหน้าตามลำดับ หากแถวหัวตารางสำคัญต่อการอ่าน โปรดจำไว้ว่าหน้า PDF ไม่ได้ซ้ำแถวหัวตารางโดยอัตโนมัติในทุกกรณี สำหรับตารางยาว ให้ตรวจว่าคอลัมน์อธิบายตัวเองได้ หรือเก็บข้อมูลสำคัญไว้ใกล้คอลัมน์แรก
ตัวเลข วันที่ และกฎ “ตามที่แสดง”
เนื่องจากตัวแปลงนี้เขียนค่าเซลล์ตามที่สเปรดชีตแสดงทุกประการ วิธีที่คุณจัดรูปแบบเซลล์จึงกำหนดว่า PDF พูดอะไร คอลัมน์ที่จัดรูปแบบเป็นสกุลเงินแสดงสัญลักษณ์สกุลเงิน คอลัมน์ที่จัดรูปแบบทศนิยมสองตำแหน่งแสดงทศนิยมสองตำแหน่ง วันที่ที่จัดรูปแบบเป็นวัน-เดือน-ปีแสดงเช่นนั้นทุกประการ นี่เป็นคุณสมบัติ เพราะคุณควบคุมรูปลักษณ์ได้ แต่หมายความว่าคุณควรจัดรูปแบบชีตให้เป็นอย่างที่ต้องการให้ PDF อ่านก่อนที่คุณจะแปลง XLS เป็น PDF
ให้ใส่ใจเป็นพิเศษกับคอลัมน์ที่ค่าที่แสดงซ่อนรายละเอียด เช่น ตัวเลขที่ปัดเป็นหน่วยเต็มแต่เก็บเป็นทศนิยม เปอร์เซ็นต์ที่แสดง 26% แต่เก็บ 0.2563 PDF จะแสดง 26% ซึ่งเป็นสิ่งที่ผู้อ่านคาดหวัง หากต้องการให้เห็นความละเอียดมากขึ้น ให้ขยายรูปแบบในชีตก่อน
ข้อความที่ดูเหมือนตัวเลข
หมายเลขโทรศัพท์ รหัสไปรษณีย์ และรหัสชิ้นส่วนมักขึ้นต้นด้วยศูนย์ ในสเปรดชีตควรจัดรูปแบบเป็นข้อความเพื่อให้ศูนย์อยู่ เนื่องจาก PDF คัดลอกสิ่งที่แสดง รหัสที่แสดงเป็น 007 จึงยังเป็น 007 หากชีตแสดงเช่นนั้น การเหลือบดูคอลัมน์เหล่านั้นก่อนแปลง XLS เป็น PDF ช่วยหลีกเลี่ยงเรื่องที่ไม่คาดคิด
วิธีแปลง XLS เป็น PDF ที่นี่
เลือกไฟล์
ลากไฟล์ .xls หรือ .xlsx มาวางบนหน้านี้หรือเลือกจากอุปกรณ์ของคุณ สมุดงานเปิดในเบราว์เซอร์ของคุณและไม่มีสิ่งใดถูกส่งไปยังเซิร์ฟเวอร์
เลือกชีต
เลือกชีตที่จะแปลง หากสมุดงานมีหลายชีต รายการจะแสดงตามชื่อ แปลงชีตที่ต้องการก่อน แล้วค่อยกลับมาทำชีตอื่น
แปลงและตรวจ
กดปุ่มแล้วดาวน์โหลด PDF เปิดและเลื่อนดู ตรวจว่าคอลัมน์เรียงถูกต้อง ไม่มีตัวเลขถูกตัด และผลรวมตรงกับชีต หากชีตที่กว้างมากต่อไปมากกว่าหนึ่งหน้า นั่นเป็นเรื่องปกติ
เคล็ดลับเพื่อผลลัพธ์ XLS เป็น PDF ที่ดีขึ้น
จัดชีตให้เรียบร้อยก่อน
ลบคอลัมน์ที่คุณไม่ต้องการใน PDF (ในสำเนาของสมุดงาน) ล้างเซลล์หลงที่อยู่นอกตาราง และตรวจให้ทุกคอลัมน์กว้างพอแสดงตัวเลขเต็ม สเปรดชีตที่อ่านสะอาดบนหน้าจอจะแปลงเป็น PDF ได้สะอาด
ทำให้ตารางกะทัดรัด
ตารางที่กว้างมากกระจายไปหลายหน้าและอ่านยาก หากทำได้ ให้ทำตารางให้แคบลง ลบคอลัมน์ช่วย และเก็บเฉพาะสิ่งที่ผู้อ่านต้องการ PDF ที่พอดีกับหน้าอย่างสบายมีประโยชน์กว่า PDF ที่ลามออกไปมาก
เก็บสมุดงานต้นฉบับ
อย่าลบสเปรดชีตหลังแปลง PDF มีไว้อ่าน สมุดงานมีไว้ทำงาน เมื่อตัวเลขเปลี่ยนในเดือนหน้า คุณจะต้องการต้นฉบับพร้อมสูตร
คำถามที่ผู้คนถามก่อนแปลง
ทำไมแผนภูมิและสีของฉันหายไป
ตัวแปลงนี้ไม่วาดแผนภูมิ สีของเซลล์ และเลย์เอาต์เซลล์ที่ผสาน PDF มีค่าของเซลล์ในตารางธรรมดา หากต้องการรูปลักษณ์ที่ตกแต่ง ให้ส่งออกชีตจากโปรแกรมสเปรดชีตของคุณแทน
ทำไมฉันเห็นตัวเลขแทนที่จะเป็นสูตร
PDF เก็บการคำนวณไม่ได้ ดังนั้นแต่ละสูตรจึงถูกแทนที่ด้วยค่าที่สูตรให้ นั่นคือพฤติกรรมที่ถูกต้องสำหรับเอกสารที่มีคนเพียงอ่าน
ใช้ได้กับ .xlsx เช่นเดียวกับ .xls หรือไม่
ได้ รับทั้งไฟล์ .xls รุ่นเก่าและไฟล์ .xlsx รุ่นใหม่
สเปรดชีตของฉันถูกอัปโหลดหรือไม่
ไม่ การแปลงทำงานในเบราว์เซอร์ของคุณ และไฟล์ไม่เคยออกจากอุปกรณ์ของคุณ
ฉันแปลงทุกชีตพร้อมกันได้หรือไม่
คุณเลือกได้ทีละชีต แปลงทีละชีตตามลำดับ แล้วรวม PDF ที่ได้หากต้องการไฟล์เดียว
ใครแปลง XLS เป็น PDF
ฟรีแลนซ์และธุรกิจขนาดเล็ก
ใบเสนอราคา รายการราคา และใบแจ้งยอดมักทำในสเปรดชีตและส่งเป็น PDF เพื่อให้ลูกค้าเห็นเอกสารที่เสร็จสมบูรณ์ ไม่ใช่ไฟล์ทำงาน หาก PDF ต้องการการป้องกัน คุณเพิ่มรหัสผ่านภายหลังได้
ครูและผู้ดูแลระบบ
ตารางเวลา ตารางเวร รายการเกรด และใบเช็คชื่อถูกแจกเป็น PDF เพื่อไม่ให้ใครเปลี่ยนคะแนนโดยบังเอิญ และให้ทุกเอกสารที่พิมพ์ออกมาดูเหมือนกัน
นักบัญชีและทีมการเงิน
รายงานที่ได้รับการอนุมัติแล้วควรถูกเก็บถาวรตามที่เป็น PDF เป็นบันทึกที่มั่นคงของตัวเลขในวันนั้น ไม่ขึ้นกับว่าสมุดงานจะกลายเป็นอะไรภายหลัง
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย
แปลงโดยไม่คำนวณใหม่
หากชีตยังไม่ได้คำนวณใหม่ PDF จะแสดงตัวเลขเก่า ให้สมุดงานคำนวณและบันทึกก่อนแปลง
คาดหวังว่าแผนภูมิจะปรากฏ
แผนภูมิไม่ถูกวาด ตรวจว่าชีตของคุณขึ้นกับแผนภูมิหรือไม่ก่อนที่คุณจะพึ่งพา PDF
ลบสมุดงาน
PDF คำนวณใหม่ไม่ได้ เก็บสเปรดชีตไว้เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงในอนาคตยังทำได้ง่าย
การแปลงและเครื่องมือที่เกี่ยวข้อง
หากไฟล์ของคุณเป็นชีต LibreOffice แปลง ODS เป็น PDF ทำงานแบบเดียวกัน และ XLS เป็น ODS กับ ODS เป็น XLS ย้ายชีตระหว่างสองรูปแบบ หากคุณมีตาราง PDF และต้องการกลับเป็นชีต แปลง PDF เป็น XLS สร้างแถวและคอลัมน์ใหม่จากหน้า สำหรับเอกสารข้อความ แปลง DOCX เป็น PDF เป็นเส้นทางที่คู่กัน และเมื่อมี PDF แล้วคุณแยกหรือบีบอัดได้
เมื่อการแปลง XLS เป็น PDF ไม่ใช่เส้นทางที่ดีที่สุด
บางครั้งเส้นทางอื่นเหมาะกับคุณมากกว่า หากผู้รับต้องทำงานกับตัวเลข เรียงลำดับ กรอง หรือต่อยอด ให้ส่งสเปรดชีตเอง ไม่ใช่ PDF หากแผนภูมิของชีตคือประเด็นหลัก ให้ส่งออกแผนภูมิจากโปรแกรมสเปรดชีตของคุณหรือวางลงในเอกสาร หากเลย์เอาต์ขึ้นกับเซลล์สีและหัวเรื่องที่ผสาน ให้ใช้คำสั่งบันทึกเป็น PDF ของโปรแกรมสเปรดชีตเอง ซึ่งวาดการจัดรูปแบบของตัวเองได้เพราะเป็นโปรแกรมที่สร้างไฟล์นั้น
สำหรับทุกอย่างที่เหลือ เช่น รายการ ตารางตัวเลข รายการราคา ตารางเวร และใบแจ้งยอด การแปลง XLS เป็น PDF ในเบราว์เซอร์นั้นรวดเร็ว เป็นส่วนตัว และเชื่อถือได้ สมุดงานของคุณไม่ถูกแตะต้อง คุณจึงเปลี่ยนตัวเลขในเดือนหน้าแล้วแปลง XLS เป็น PDF อีกครั้งได้ในไม่กี่วินาที
การรวมหลายชีตเป็นเอกสารเดียว
หากรายงานของคุณกระจายอยู่ในหลายชีต เช่น สรุป ตารางรายละเอียด และหน้าหมายเหตุ ให้แปลงแต่ละชีตเป็น PDF ของตัวเอง แล้วต่อเข้าด้วยกันตามลำดับที่ต้องการด้วยเครื่องมือรวม PDF ผลลัพธ์คือเอกสารเดียวที่อ่านได้ตั้งแต่ต้นจนจบ แม้ว่าจะมาจากสมุดงานที่มีหลายแท็บ การเพิ่มหมายเลขหน้าภายหลังทำให้รู้สึกเป็นรายงานเดียวมากกว่าหลายชิ้น
ทำให้ PDF เล็กลง
PDF ที่สร้างจากสเปรดชีตมักเล็ก เพราะส่วนใหญ่เป็นข้อความ หากไฟล์ใดใหญ่ผิดคาด เช่นจากตารางที่ยาวมาก สามารถลดขนาดได้ภายหลังด้วยขั้นตอนบีบอัด สำหรับรายการราคาและตารางเวรทั่วไป คุณแทบไม่จำเป็นต้องทำ
สเปรดชีตของคุณอยู่บนอุปกรณ์ของคุณ
การแปลงเกิดขึ้นในเครื่อง สมุดงานของคุณถูกอ่านโดยเบราว์เซอร์ของคุณเอง เปลี่ยนเป็น PDF ที่นั่น และส่งคืนให้คุณ ไม่มีสิ่งใดถูกอัปโหลด จึงไม่มีสำเนาบนเซิร์ฟเวอร์และไม่มีใครอื่นที่เห็นตัวเลขได้ สำหรับเงินเดือน ข้อมูลลูกค้า และผลลัพธ์ที่ยังไม่เผยแพร่ นั่นคือวิธีที่ปลอดภัยในการทำ
ตัวอย่างการใช้งานจริง
สมมติว่าคุณมีสมุดงานที่มีชีต “Prices” ของสินค้าสี่สิบรายการ พร้อมรหัส ชื่อ และราคา และผลรวมที่ด้านล่างคำนวณด้วยสูตร คุณลากไฟล์มาวางที่นี่ เลือก “Prices” แล้วกดแปลง PDF มีตารางสะอาดสี่สิบแถว ราคาตามที่ปรากฏทุกประการ และผลรวมเป็นตัวเลขธรรมดา ไม่มีส่วนหัวสีและไม่มีแผนภูมิ แต่ทุกตัวเลขอยู่ครบตามลำดับ คุณเลื่อนดูหนึ่งครั้ง ยืนยันว่าผลรวมตรงกับชีต แล้วส่งไฟล์
ก่อนคุณปิดหน้านี้
ใช้เวลาไม่ถึงหนึ่งนาทีเพื่อให้แน่ใจว่าคุณเสร็จกับไฟล์แล้ว
ตรวจว่าคุณดาวน์โหลด PDF แล้ว ผลรวมตรงกับชีต และคุณเก็บสมุดงานต้นฉบับไว้ หากทั้งสามข้อเป็นจริง งานแปลง XLS เป็น PDF ก็เสร็จแล้ว
สรุป
หากต้องการแปลง XLS เป็น PDF ที่นี่ ให้ลากไฟล์มาวาง เลือกชีต และดาวน์โหลดผลลัพธ์ ค่าของเซลล์ถูกเขียนตามที่สเปรดชีตแสดงทุกประการ หนึ่งตารางต่อหนึ่งชีต แผนภูมิ สีของเซลล์ และเลย์เอาต์เซลล์ที่ผสานไม่ถูกวาด และสูตรกลายเป็นค่าที่สูตรให้ ไม่มีสิ่งใดออกจากอุปกรณ์ของคุณ