تحويل XLS إلى PDF Excel ↔ Portable Document Format مجاناً عبر الإنترنت آمن
أفلت ملف .xls أو .xlsx، واختر ورقة، واحصل على PDF. يبقى جدول البيانات على جهازك.
حوِّل ملفك
أفلت جدول بيانات هنا، أو اختر واحداً.
ملفك لا يغادر هذا الجهاز. كل شيء يعمل داخل متصفحك.
لا رفع لأي ملف
من أين جاءت صيغة PDF
بدأت صيغة PDF سؤالاً طرحه جون وارنوك في أدوبي سنة 1991: لماذا لا يبدو المستند نفسه على كل جهازٍ يفتحه؟ وكان الجواب، وقد صدر سنة 1993، صيغةً تحمل معها خطوطها وهندسة صفحتها ووصفَ كل علامةٍ عليها، حتى لا يلزم إعادةُ صفٍّ في الطرف الآخر. وظلت خمس عشرة سنةً ملكاً لأدوبي؛ ومنذ 2008 صارت مواصفةً دوليةً مفتوحة، ولذلك تستطيع استماراتُ الدوائر وملفاتُ المحاكم والأرشيفاتُ أن تشترطها دون أن تربط أحداً ببرنامج شركةٍ واحدة. وهذا كل سبب التحويل إلى PDF: إنها اللحظة التي يكفّ فيها المستند عن التغيّر.
أين تصادفها
كل ما يخرج من يدك ويجب أن يصل على هيئته: عقدٌ للتوقيع، وفاتورة، وسيرةٌ ذاتية، ورسالةٌ جامعية، وعرضُ مناقصة، واستمارةٌ لا تقبلها دائرةٌ إلا بترتيبٍ واحد. وهي كذلك ما تطلبه المطبعة، لأن ملف PDF يحمل الخطوط ومقاس الصفحة بالضبط، لا أن يرجو وجودها عند المطبعة. وتصير الصور ملفات PDF للسبب نفسه: لتُرسَل مستنداً لا صورةً قد يقصّها أحدٌ أو يغيّر مقاسها.
أسئلة متكررة
أيتغير الترتيب حين أُحوِّل؟
لهذا بعينه وُجدت صيغة PDF: فمتى صُنعت ثبت الترتيب وبدا واحداً أينما فُتح. والخطر في لحظة التحويل نفسها لا بعدها. فإن كان المستند الأصلي يستعمل خطاً لا يملكه جهازك، وضع التحويلُ خطاً شبيهاً وقد تنزاح السطور قليلاً — فيستحق الأمر أن تفتح الناتج وتلقي نظرةً على الصفحة الأخيرة، فهناك يظهر الانزياح المتراكم أوضح ما يكون. وبعد ذلك لا يتحرك شيء.
أيبقى النص قابلاً للتحديد والبحث؟
إن كان الأصل مستندَ نصٍّ — ملف وورد، أو جدول حساب، أو صفحة وِب — فنعم: تعبر الكلماتُ كلماتٍ، ويصير ملف PDF قابلاً للبحث والنسخ منه وللقراءة الجهرية ببرنامج قراءة الشاشة. وإن كان الأصل صورةً فوتوغرافية أو نسخةً ممسوحة، فالملف يحوي صورةً للنص: الهيئة واحدة والبحث متعذّر. وجعلُه قابلاً للبحث يحتاج تعرّفاً على المحارف، وذاك عملٌ غير التحويل.
أيفقد الملف شيئاً من جودته؟
ذلك بحسب ما يسع الصيغتين أن تحملاه. فالتحويل بين صيغتين تحفظان الشيء نفسه — من PNG إلى BMP، ومن WAV إلى FLAC — لا يفقد شيئاً. أما التحويل إلى صيغةٍ تطرح المعلومات توفيراً للمساحة، كـJPEG أو MP3، فيفقد قليلاً في كل مرة، والعودة لا تردّ ما ذهب. وحيث يوجد خيار، تميل هذه الصفحة إلى حفظ الجودة الأصلية لا إلى إخراج أصغر ملف.
هل يُرفَع ملفي إلى مكانٍ ما؟
لا. يجري التحويل داخل متصفحك، على جهازك أنت؛ فالملف لا يغادره قط، وليس هنا خادمٌ أصلاً يستقبله. ولهذا كان الذي يحدّ الملفَّ الكبير ذاكرتَك أنت لا عمليةَ رفع، ولهذا لا يمكن لشيءٍ تحوّله أن يظهر في سجلات أحد — ولا في سجلاتنا. أما أدوات الصوت والصورة فتجلب محرّك التحويل من هذا الموقع في أول استعمال — نحو ثلاثين ميغابايت، مرةً واحدة؛ وبعدها يبقى العمل كلّه على جهازك.
لماذا يحوّل الناس XLS إلى PDF
الجدول أداة عمل: يعيد الحساب، ويمكن فرزه وتصفيته، ويستطيع كل من يفتحه أن يغيّر رقماً بالخطأ. أما PDF فعكس ذلك: صورة ثابتة للأرقام في لحظة واحدة، هي نفسها على كل شاشة وكل طابعة. وهذا هو سبب تحويل XLS إلى PDF. لديك قائمة أسعار أو جدول مواعيد أو ميزانية أو جدول مناوبات أو مجموعة نتائج، وتريد تسليمها دون أن يحررها أحد أو يحتاج إلى Excel ليفتحها.
الأسباب المعتادة عملية. عميل يطلب عرض السعر بصيغة PDF. وفاتورة حُسبت في جدول يجب إرسالها بصيغة لا يمكن تعديلها. ومدرسة تريد الدرجات كمستند قابل للطباعة. وتقرير مالي يجب أرشفته تماماً كما كان يوم اعتماده. وفي كل حالة تحوّل ورقة حية إلى صفحة منتهية، وتحويل XLS إلى PDF أسرع طريق إلى ذلك.
تحوّل هذه الصفحة ملفات .xls و.xlsx إلى PDF داخل متصفحك. ولا يُرفع الجدول إلى أي مكان، وهذا مهم لكشوف الرواتب وقوائم العملاء والأرقام غير المنشورة. وتجد أدناه ما ينتقل بأمانة وما لا ينتقل، وكيف تحصل على نتيجة نظيفة.
ما يحفظه التحويل
القيم، تماماً كما تُعرض
حين تحوّل XLS إلى PDF هنا تُكتب قيمة كل خلية تماماً كما يعرضها الجدول. فإن عرضت خلية 1,250.50 فإن PDF يعرض 1,250.50. وإن عرضت تاريخاً بصيغة 15/03/2024 فإن PDF يعرض النص نفسه. فأنت لا تحصل على إعادة حساب أو إعادة تنسيق للأرقام؛ بل تحصل على ما رأيته على الشاشة، وهذا ما تريده في مستند تقريباً دائماً.
جدول واحد لكل ورقة
تختار ورقة، وتصبح تلك الورقة جدولاً في PDF. وتبقى الصفوف والأعمدة بالترتيب الذي لها في الجدول، فيمكن التعرف على تخطيط بياناتك. وإن كان في مصنّفك عدة أوراق وتريدها كلها فحوّلها واحدة بعد الأخرى وادمج ملفات PDF بعد ذلك.
لماذا يهم “كما تُعرض”
يخزن الجدول الرقم بطريقة ويعرضه بأخرى. فقد تحمل خلية 0.256 وتعرض 25.6%، أو تحمل 45366 وتعرض تاريخاً. ولو استخدم محوّل القيمة المخزنة لعرض PDF الرقم 0.256 حيث يتوقع الجميع 25.6%. أما هنا فيُستخدم النص المعروض، ولذلك يُقرأ PDF كما تُقرأ الورقة.
ما لا يرسمه التحويل
المخططات
لا تُرسم المخططات. فإن كان في ورقتك مخطط أعمدة أو مخطط دائري بجانب الأرقام، فسيحتوي PDF الجدول لا المخطط. والمخطط صورة مبنية من البيانات، وهو نوع مختلف من الكائنات عن الخلايا. وإن احتجت إلى المخطط في PDF فصدّره من برنامج الجداول لديك بدل ذلك، أو التقط لقطة شاشة وضعها في مستند.
ألوان الخلايا والخلايا المدمجة
لا تُرسم ألوان الخلايا، ولذلك فورقة تستخدم تعبئة حمراء وخضراء لتمييز الصفوف ستخرج بالأبيض والأسود العاديين. ولا يُعاد إنتاج تخطيط الخلايا المدمجة أيضاً: فعنوان مدمج على خمسة أعمدة يظهر كقيمة خلية عادية لا كلافتة ممتدة. والكلمات والأرقام كلها موجودة؛ أما الزخرفة فلا.
الصيغ تصبح قيماً
صيغة مثل =SUM(B2:B10) لا تستطيع العيش في PDF، لأن PDF لا يستطيع الحساب. ولذلك تعرض الخلية النتيجة التي أنتجتها الصيغة. وهذا بالضبط ما تريده لمستند سيقرؤه أحد، وبالضبط ما ينبغي أن تتوقعه: فـ PDF لقطة للأرقام، لا ورقة عاملة.
افحص الصيغ قبل التحويل
لأن PDF يعرض القيم التي تحملها الورقة حالياً، فتأكد من أن الورقة محدثة قبل أن تحوّل XLS إلى PDF. فإن كانت صيغة تعتمد على ملف آخر مغلق، أو لم يُعد حساب الورقة، فقد يكون الرقم الذي تراه قديماً. افتح المصنّف، ودعه يحسب، واحفظه، ثم حوّل.
ما هو ملف الجدول، وما هو PDF
يخزن ملف .xls أو .xlsx أكثر بكثير من الأرقام التي تراها. فهو يحتفظ لكل خلية بالقيمة، والصيغة وراءها، وتنسيق الرقم، والألوان، والخطوط، وعروض الأعمدة، وغالباً المخططات والماكرو. إنه نموذج عامل لشيء ما، مصمم ليتغير. أما PDF فيخزن المظهر النهائي فقط: أين يقع كل نص في كل صفحة. وحين تحوّل XLS إلى PDF فإنك ترمي النموذج عمداً وتحتفظ بالصورة.
تلك المقايضة صحيحة تماماً لمعظم المشاركات. فمتلقي قائمة أسعارك لا يحتاج إلى صيغك، وفي حالات كثيرة تفضل ألا تكون لديه. وما يحتاج إليه هو الأرقام، واضحة التخطيط ويستحيل تغييرها بالخطأ. وهذا ما يقدمه PDF. أما الملف القديم فيبقى معك، قابلاً للتحرير، ويحتفظ بكل ما تركه PDF.
XLS مقابل XLSX
صيغة .xls الأقدم وصيغة .xlsx الأحدث طريقتان لتخزين النوع نفسه من المصنفات. والأحدث هي الافتراضية في الإصدارات الحالية من Excel وفي تصديرات LibreOffice وGoogle Sheets. وتقبل هذه الصفحة كلتيهما، ولذلك لا تحتاج إلى التحويل بينهما قبل أن تحوّل XLS إلى PDF.
الأوراق العريضة وفواصل الصفحات
أكثر مفاجآت الجداول المحوَّلة إلى PDF شيوعاً هي العرض. فقد يكون للورقة ثلاثون عموداً على الشاشة، لكن صفحة PDF ضيقة، ولذلك يتقلص جدول عريض جداً أو يستمر في صفحات أخرى. ولا هذا ولا ذاك خطأ، لكن كليهما أسهل قراءة إن خططت لهما.
قبل أن تحوّل XLS إلى PDF، اسأل أي الأعمدة يحتاج إليها القارئ فعلاً. احذف الأعمدة المساعدة التي تحمل حسابات وسيطة، في نسخة من المصنّف. وأزل الأعمدة الموجودة لك وحدك، مثل الملاحظات الداخلية أو المعرّفات. وإن ظل الجدول عريضاً ففكر في تقسيمه إلى ورقتين، واحدة لكل نصف من القصة، وحوّل كلاً منهما على حدة. فقارئ يستطيع أن يرى الجدول كله دفعة واحدة سيفهمه أفضل بكثير ممن عليه أن يقلب بين الصفحات.
الأوراق الطويلة
الطول أسهل من العرض. فجدول بمئات الصفوف يمتد ببساطة على عدة صفحات بالترتيب. وإن كان صف الترويسة مهماً للتوجه، فتذكر أن صفحة PDF لا تكرره تلقائياً في كل الحالات؛ ولجدول طويل تأكد من أن الأعمدة مفهومة بذاتها أو أبقِ المعلومات الأساسية قرب العمود الأول.
الأرقام والتواريخ وقاعدة “كما تُعرض”
لأن هذا المحوّل يكتب قيم الخلايا تماماً كما يعرضها الجدول، فإن الطريقة التي تنسق بها الخلايا تقرر ما يقوله PDF. فعمود منسق كعملة يعرض رموز العملة؛ وعمود منسق بمنزلتين عشريتين يعرض منزلتين؛ وتاريخ منسق يوم-شهر-سنة يعرض ذلك بالضبط. وهذه ميزة، لأنك تتحكم في المظهر، لكنها تعني أن تنسق الورقة بالطريقة التي تريد أن يُقرأ بها PDF قبل أن تحوّل XLS إلى PDF.
انتبه خصوصاً إلى الأعمدة التي تخفي فيها القيمة المعروضة تفصيلاً: رقم مقرَّب إلى وحدات كاملة لكنه مخزن بكسور، ونسبة مئوية تعرض 26% لكنها تحمل 0.2563. وسيعرض PDF الرقم 26%، وهو ما يتوقعه القارئ. وإن احتجت إلى دقة أكبر ظاهرة فوسّع التنسيق في الورقة أولاً.
نص يبدو كأرقام
كثيراً ما تبدأ أرقام الهواتف والرموز البريدية ورموز القطع بصفر. وفي الجدول ينبغي تنسيقها كنص لكي يبقى الصفر. ولأن PDF ينسخ ما يُعرض، فإن رمزاً معروضاً 007 يبقى 007، شريطة أن تعرضه الورقة هكذا. ونظرة سريعة إلى أعمدة كهذه قبل تحويل XLS إلى PDF تتجنب المفاجآت.
كيف تحوّل XLS إلى PDF هنا
اختر الملف
أسقط ملف .xls أو .xlsx على الصفحة أو اخترْه من جهازك. يُفتح المصنّف في متصفحك ولا يُرسل شيء إلى خادم.
اختر الورقة
اختر أي ورقة تحوّل. فإن كان المصنّف يحتوي عدة أوراق تعرضها القائمة بأسمائها. حوّل التي تحتاج إليها أولاً؛ ويمكنك العودة للأخرى.
حوّل وافحص
اضغط الزر ونزّل ملف PDF. افتحه وتصفحه: تحقق من أن الأعمدة بالترتيب الصحيح، وأن لا رقم قد قُطع، وأن المجاميع تطابق الورقة. وإن امتدت ورقة عريضة جداً على أكثر من صفحة فهذا طبيعي.
نصائح لنتيجة أفضل من XLS إلى PDF
رتّب الورقة أولاً
احذف الأعمدة التي لا تريدها في PDF (في نسخة من المصنّف)، وامسح الخلايا الشاردة خارج الجدول، وتأكد من أن كل عمود عريض بما يكفي ليعرض أرقامه كاملة. فالجدول الذي يُقرأ بنظافة على الشاشة يتحول بنظافة إلى PDF.
أبقِ الجدول مضغوطاً
تمتد الجداول العريضة جداً على عدة صفحات وتصبح صعبة القراءة. فإن استطعت فضيّق الجدول، وأزل الأعمدة المساعدة، واحتفظ بما يحتاج إليه القارئ فقط. وملف PDF الذي يناسب صفحة بارتياح أنفع بكثير من واحد يتمدد.
احتفظ بالمصنّف الأصلي
لا تحذف الجدول أبداً بعد التحويل. فـ PDF للقراءة؛ والمصنّف للعمل. وحين تتغير الأرقام الشهر القادم ستريد الأصل بصيغه.
أسئلة يطرحها الناس قبل التحويل
لماذا مخططي وألواني مفقودة؟
لا يرسم هذا المحوّل المخططات وألوان الخلايا وتخطيط الخلايا المدمجة. ويحتوي PDF قيم الخلايا في جدول عادي. وإن احتجت إلى التنسيق البصري فصدّر الورقة من برنامج الجداول لديك بدل ذلك.
لماذا أرى أرقاماً بدل صيغ؟
لا يستطيع PDF أن يحمل عملية حسابية، ولذلك تُستبدل كل صيغة بالقيمة التي أنتجتها. وهذا هو السلوك الصحيح لمستند سيقرؤه أحد ببساطة.
هل يعمل مع .xlsx كما مع .xls؟
نعم. تُقبل ملفات .xls الأقدم وملفات .xlsx الأحدث كلتاهما.
هل يُرفع جدولي؟
لا. يعمل التحويل في متصفحك ولا يغادر الملف جهازك.
هل أستطيع تحويل كل الأوراق دفعة واحدة؟
تختار ورقة واحدة في كل مرة. حوّل كلاً بدورها، ثم ادمج ملفات PDF الناتجة إن أردت ملفاً واحداً.
من يحوّل XLS إلى PDF
المستقلون والأعمال الصغيرة
كثيراً ما تُصنع عروض الأسعار وقوائم الأسعار وكشوف الحساب في جدول وتُرسل بصيغة PDF، لكي يرى العميل مستنداً منتهياً لا ملفاً عاملاً. وإن احتاج PDF إلى حماية فيمكنك إضافة كلمة مرور بعد ذلك.
المعلمون والإداريون
تُوزَّع جداول المواعيد وجداول المناوبات وقوائم الدرجات وأوراق الحضور بصيغة PDF لكي لا يغيّر أحد درجة بالخطأ وتبدو كل نسخة مطبوعة هي نفسها.
المحاسبون والفرق المالية
ينبغي أن يُؤرشف التقرير المعتمد تماماً كما كان. وPDF سجل ثابت للأرقام في ذلك اليوم، مستقل عما يصبح عليه المصنّف لاحقاً.
أخطاء شائعة
التحويل دون إعادة حساب
إن لم يُعد حساب الورقة فسيعرض PDF أرقاماً قديمة. دع المصنّف يحسب واحفظه قبل التحويل.
توقع ظهور المخطط
لا تُرسم المخططات. تحقق هل تعتمد ورقتك على مخطط قبل أن تعتمد على PDF.
حذف المصنّف
لا يمكن إعادة حساب PDF. احتفظ بالجدول لتبقى التغييرات المستقبلية سهلة.
تحويلات وأدوات ذات صلة
إن كان ملفك ورقة LibreOffice، فإن حوّل ODS إلى PDF يعمل بالطريقة نفسها، ومن XLS إلى ODS ومن ODS إلى XLS تنقلان الأوراق بين الصيغتين. وإن كان لديك جدول PDF وتريده ورقةً من جديد، فإن حوّل PDF إلى XLS يعيد بناء الصفوف والأعمدة من الصفحة. وللمستندات النصية فإن حوّل DOCX إلى PDF هو الطريق المقابل، وبعد أن يوجد PDF تستطيع تقسيمه أو ضغطه.
حين لا يكون تحويل XLS إلى PDF أفضل طريق
أحياناً يخدمك طريق آخر أفضل. فإن كان المتلقي يحتاج إلى العمل بالأرقام أو فرزها أو تصفيتها أو البناء عليها، فأرسل الجدول نفسه لا PDF. وإن كان مخطط ورقتك هو المقصود فصدّر المخطط من برنامج الجداول أو الصقه في مستند. وإن كان التخطيط يعتمد على خلايا ملونة وعناوين مدمجة، فاستخدم أمر الحفظ بصيغة PDF في برنامج الجداول نفسه، الذي يستطيع رسم تنسيقه الخاص لأنه البرنامج الذي أنشأه.
أما لكل ما عدا ذلك، مثل القوائم وجداول الأرقام وأوراق الأسعار وجداول المناوبات وكشوف الحساب، فتحويل XLS إلى PDF في المتصفح سريع وخاص وموثوق. وهو يترك مصنّفك دون مساس، ولذلك تستطيع تغيير الأرقام الشهر القادم وتحويل XLS إلى PDF من جديد في ثوانٍ.
جمع عدة أوراق في مستند واحد
إن كان تقريرك موزعاً على عدة أوراق، مثل ملخص وجدول تفصيلي وصفحة ملاحظات، فحوّل كل ورقة إلى PDF خاص بها ثم اجمعها بالترتيب الذي تريده بـ أداة دمج PDF. والنتيجة مستند واحد يُقرأ من البداية إلى النهاية، مع أنه جاء من مصنّف بعلامات تبويب كثيرة. وإضافة أرقام الصفحات بعد ذلك تجعله يبدو تقريراً واحداً لا عدة قطع.
تصغير ملف PDF
عادة تكون ملفات PDF المصنوعة من الجداول صغيرة، لأنها نص في معظمها. فإن كان أحدها كبيراً على غير المتوقع، مثلاً من جدول طويل جداً، فيمكن تخفيضه بعد ذلك بخطوة ضغط. وفي قوائم الأسعار العادية وجداول المناوبات نادراً ما ستحتاج إلى ذلك.
جدولك يبقى على جهازك
يجري التحويل محلياً. يقرأ متصفحك أنت مصنّفك، ويحوّله إلى PDF هناك ويسلمه إليك. ولا شيء يُرفع، فلا نسخة على خادم ولا أحد آخر يمكن أن يرى الأرقام. وللرواتب وبيانات العملاء والنتائج غير المنشورة هذه هي الطريقة الآمنة.
مثال محلول
لنفترض أن لديك مصنّفاً فيه ورقة “الأسعار” بأربعين منتجاً، برمز واسم وسعر، ومجموع في الأسفل تحسبه صيغة. تسقط الملف هنا وتختار “الأسعار” وتضغط التحويل. فيكون في PDF جدول نظيف من أربعين صفاً، والأسعار تماماً كما ظهرت، والمجموع كرقم عادي. ولا ترويسة ملونة ولا مخطط، لكن كل رقم موجود، بالترتيب. تتصفح مرة واحدة، وتؤكد أن المجموع يطابق الورقة، وترسل الملف.
قبل أن تغلق الصفحة
يستغرق التأكد من أنك أنهيت العمل بالملف أقل من دقيقة.
تحقق من أنك نزّلت ملف PDF، وأن المجاميع تطابق الورقة، وأنك احتفظت بالمصنّف الأصلي. فإن صحّت الثلاثة فقد انتهى عمل تحويل XLS إلى PDF.
الخلاصة
لتحويل XLS إلى PDF هنا، أسقط الملف واختر ورقة ونزّل النتيجة. تُكتب قيم الخلايا تماماً كما يعرضها الجدول، جدول واحد لكل ورقة. ولا تُرسم المخططات وألوان الخلايا وتخطيط الخلايا المدمجة، وتصبح الصيغ القيم التي تنتجها. ولا شيء يغادر جهازك.