XLS থেকে PDF রূপান্তর Excel ↔ Portable Document Format বিনামূল্যে অনলাইন নিরাপদ
একটি .xls বা .xlsx ফাইল ছাড়ুন, একটি শিট বাছুন, আর PDF পান। স্প্রেডশিটটি আপনার যন্ত্রেই থাকে।
আপনার ফাইল রূপান্তর করুন
এখানে একটি স্প্রেডশিট ছাড়ুন, বা একটি বেছে নিন।
আপনার ফাইল এই যন্ত্র ছেড়ে যায় না। সবটাই আপনার ব্রাউজারে চলে।
কিছুই আপলোড হয় না
PDF কোথা থেকে এসেছে
PDF-এর শুরু ১৯৯১ সালে অ্যাডোবিতে জন ওয়ার্নকের তোলা একটি প্রশ্ন দিয়ে: একটি দলিল যে যন্ত্রেই খোলা হোক, একইরকম দেখাতে পারে না কেন? ১৯৯৩ সালে বেরোনো উত্তরটি ছিল এমন এক বিন্যাস, যা নিজের হরফ, নিজের পাতার জ্যামিতি আর পাতার উপরকার প্রতিটি দাগের নিজস্ব বিবরণ সঙ্গে বয়ে নিয়ে যায়, যাতে অন্য প্রান্তে কিছুই নতুন করে সাজাতে না হয়। পনেরো বছর তা ছিল অ্যাডোবির; ২০০৮ সাল থেকে তা একটি উন্মুক্ত ISO মান, আর সেজন্যই সরকারি ফর্ম, আদালতের নথি আর মহাফেজখানা তা বাধ্যতামূলক করতে পারে, কাউকে একটিমাত্র কোম্পানির সফটওয়্যারে না বেঁধে। PDF-এ রূপান্তরের গোটা কারণ এটাই: এটি সেই মুহূর্ত যখন একটি দলিল বদলানো বন্ধ করে।
কোথায় এর দেখা পাবেন
যা-কিছু আপনার হাত ছেড়ে যায় এবং একই চেহারায় পৌঁছতে হয়: সই করার চুক্তি, চালান, জীবনবৃত্তান্ত, অভিসন্দর্ভ, দরপত্র, এমন ফর্ম যা কোনো দপ্তর কেবল একটিমাত্র বিন্যাসে নেয়। ছাপাখানাও এটিই চায়, কারণ PDF হরফ আর পাতার হুবহু মাপ সঙ্গে নিয়ে যায়, ছাপাখানার কাছে তা থাকবে বলে আশা করে না। ছবিও একই কারণে PDF হয় — দলিল হিসেবে পাঠানোর জন্য, এমন ছবি হিসেবে নয় যা কেউ কেটে বা ছোটবড় করে দিতে পারে।
প্রায়ই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন
রূপান্তর করলে বিন্যাস বদলে যাবে?
PDF ঠিক এই কাজের জন্যই: একবার তৈরি হলে বিন্যাস স্থির হয়ে যায় এবং যেখানেই খুলুন একইরকম দেখায়। ঝুঁকি রূপান্তরের ওই মুহূর্তেই, তার পরে নয়। মূল দলিল যদি এমন হরফ ব্যবহার করে যা আপনার যন্ত্রে নেই, রূপান্তর কাছাকাছি একটি বসিয়ে দেয় আর লাইন একটু সরে যেতে পারে — তাই ফল খুলে শেষ পাতায় একবার চোখ বোলানো ভালো, জমা হওয়া সরণ সেখানেই সবচেয়ে বেশি ধরা পড়ে। তারপর আর কিছুই নড়ে না।
লেখা কি এখনও নির্বাচন ও অনুসন্ধান করা যাবে?
মূলটি যদি লেখার দলিল হয় — ওয়ার্ড ফাইল, স্প্রেডশিট, ওয়েবপাতা — তবে হ্যাঁ: শব্দগুলি শব্দ হিসেবেই পার হয়ে যায়, আর PDF-এ খোঁজা যায়, তা থেকে নকল করা যায়, আর পর্দা-পাঠক তা পড়ে শোনাতে পারে। মূলটি যদি ছবি বা স্ক্যান হয়, তবে PDF-এ থাকে লেখার একটি ছবি: দেখতে হুবহু এক, কিন্তু খোঁজা যায় না। তাকে খোঁজার যোগ্য করতে বর্ণ-শনাক্তকরণ লাগে, আর তা রূপান্তরের চেয়ে আলাদা কাজ।
ফাইলের গুণমান কি কমে?
তা নির্ভর করে দুটি বিন্যাস কী ধরে রাখতে পারে তার উপর। একই জিনিস রাখে এমন বিন্যাসের মধ্যে রূপান্তর — PNG থেকে BMP, WAV থেকে FLAC — কিছুই হারায় না। জায়গা বাঁচাতে তথ্য ফেলে দেয় এমন বিন্যাসে, যেমন JPEG বা MP3-তে, রূপান্তর প্রতিবারই কিছুটা হারায়, আর ফিরিয়ে আনলেও তা ফিরে আসে না। যেখানে বাছাইয়ের সুযোগ আছে, এই পাতা সবচেয়ে ছোট ফাইল বানানোর চেয়ে মূল গুণমান ধরে রাখার দিকেই ঝোঁকে।
আমার ফাইল কি কোথাও আপলোড হয়?
না। রূপান্তর ঘটে আপনার নিজের যন্ত্রে, আপনার ব্রাউজারের ভিতরে; ফাইল সেখান থেকে কখনও বেরোয় না, আর এখানে এমন কোনো সার্ভারই নেই যা তা নিতে পারে। সেজন্যই বড় ফাইলকে আটকায় আপলোড নয়, আপনার নিজের স্মৃতি; আর সেজন্যই আপনি যা রূপান্তর করেন তার কিছুই কারও নথিতে আসতে পারে না — আমাদের নথিতেও নয়। তবে শব্দ ও চলচ্চিত্রের সরঞ্জামগুলি প্রথম ব্যবহারে তাদের রূপান্তর-এঞ্জিন এই সাইট থেকেই নামায় — প্রায় তিরিশ মেগাবাইট, একবারই; তারপরেও কাজ পুরোটাই আপনার যন্ত্রে হয়।
মানুষ কেন XLS থেকে PDF রূপান্তর করে
স্প্রেডশিট একটি কাজের যন্ত্র: এটি পুনর্হিসাব করে, সাজানো ও ছাঁকা যায়, আর যে কেউ এটি খুললে ভুলে একটি সংখ্যা বদলে ফেলতে পারেন। PDF তার উল্টো: সংখ্যাগুলোর একটি মুহূর্তের স্থির ছবি, প্রতিটি পর্দায় ও প্রতিটি প্রিন্টারে একই। XLS থেকে PDF রূপান্তরের কারণ এটাই। আপনার হাতে আছে একটি দামের তালিকা, সময়সূচি, বাজেট, রোস্টার বা ফলের একটি সেট, আর আপনি তা হস্তান্তর করতে চান যাতে কেউ সম্পাদনা করতে না পারে বা খুলতে Excel না লাগে।
সাধারণ কারণগুলো ব্যবহারিক। একজন ক্লায়েন্ট কোটেশন PDF হিসেবে চান। একটি স্প্রেডশিটে হিসাব করা চালান এমন রূপে পাঠাতে হয় যা বদলানো যায় না। একটি স্কুল গ্রেডগুলো ছাপার মতো নথি হিসেবে চায়। একটি আর্থিক প্রতিবেদন অনুমোদনের দিনে যেমন ছিল ঠিক তেমনই আর্কাইভ করতে হয়। প্রতিটি ক্ষেত্রে আপনি একটি জীবন্ত শিটকে একটি সমাপ্ত পাতায় পরিণত করছেন, আর XLS থেকে PDF রূপান্তর তা করার দ্রুততম উপায়।
এই পাতা আপনার ব্রাউজারের ভেতরেই .xls ও .xlsx ফাইলকে PDF-এ রূপান্তর করে। স্প্রেডশিট কোথাও আপলোড হয় না, যা বেতন, গ্রাহক তালিকা ও অপ্রকাশিত সংখ্যার জন্য গুরুত্বপূর্ণ। নিচে পাবেন কী বিশ্বস্তভাবে যায়, কী যায় না, আর কীভাবে পরিষ্কার ফল পাবেন।
রূপান্তর কী রক্ষা করে
মান, ঠিক যেমন দেখানো হয়
এখানে XLS থেকে PDF রূপান্তর করলে প্রতিটি ঘরের মান ঠিক সেভাবে লেখা হয় যেভাবে স্প্রেডশিট তা দেখায়। কোনো ঘরে 1,250.50 দেখালে PDF-এ 1,250.50 দেখায়। তা 15/03/2024 হিসেবে তারিখ দেখালে PDF সেই একই লেখা দেখায়। আপনি সংখ্যার পুনর্হিসাব বা পুনঃফরম্যাটিং পাচ্ছেন না; পর্দায় যা দেখেছিলেন তাই পাচ্ছেন, যা একটি নথিতে প্রায় সব সময় আপনি চান।
প্রতি শিটে একটি টেবিল
আপনি একটি শিট বাছেন, আর সেই শিট PDF-এ একটি টেবিল হয়। সারি ও কলাম স্প্রেডশিটে যে ক্রমে ছিল সেই ক্রমেই থাকে, তাই আপনার ডেটার বিন্যাস চেনা যায়। আপনার ওয়ার্কবুকে কয়েকটি শিট থাকলে আর সবগুলো চাইলে সেগুলো একটি একটি করে রূপান্তর করুন আর পরে PDF জুড়ে নিন।
"যেমন দেখানো হয়" কেন গুরুত্বপূর্ণ
একটি স্প্রেডশিট একটি সংখ্যা এক রকমে রাখে আর অন্য রকমে দেখায়। একটি ঘর 0.256 ধরে 25.6% দেখাতে পারে, বা 45366 ধরে একটি তারিখ দেখাতে পারে। কোনো রূপান্তরকারী সংরক্ষিত মান ব্যবহার করলে আপনার PDF সবাই যেখানে 25.6% আশা করেন সেখানে 0.256 দেখাত। এখানে প্রদর্শিত লেখা ব্যবহার হয়, তাই PDF সেভাবেই পড়ে যেভাবে শিট পড়ে।
রূপান্তর যা আঁকে না
চার্ট
চার্ট আঁকা হয় না। আপনার শিটে সংখ্যার পাশে বার চার্ট বা পাই চার্ট থাকলে PDF-এ টেবিল থাকবে কিন্তু চার্ট নয়। চার্ট ডেটা থেকে গড়া একটি ছবি, আর এটি ঘরের থেকে ভিন্ন ধরনের বস্তু। PDF-এ চার্ট দরকার হলে বদলে আপনার স্প্রেডশিট প্রোগ্রাম থেকে তা এক্সপোর্ট করুন, অথবা একটি স্ক্রিনশট নিয়ে নথিতে বসান।
ঘরের রং আর মার্জ করা ঘর
ঘরের রং আঁকা হয় না, তাই সারি হাইলাইট করতে লাল ও সবুজ ভরাট ব্যবহার করা একটি শিট সাদামাটা সাদা-কালোয় বেরোবে। মার্জ করা ঘরের বিন্যাসও পুনরুৎপাদিত হয় না: পাঁচটি কলাম জুড়ে মার্জ করা একটি শিরোনাম বিস্তৃত ব্যানার হিসেবে নয়, একটি সাধারণ ঘরের মান হিসেবে দেখা দেয়। শব্দ আর সংখ্যা সবই আছে; সাজসজ্জা নেই।
সূত্র মান হয়ে যায়
=SUM(B2:B10)-এর মতো একটি সূত্র PDF-এ থাকতে পারে না, কারণ PDF হিসাব করতে পারে না। তাই ঘরে সূত্রটি যে ফল দিয়েছে তা দেখায়। যে নথি কেউ পড়বে তার জন্য ঠিক এটাই আপনি চান, আর ঠিক এটাই আপনার আশা করা উচিত: PDF সংখ্যার একটি স্ন্যাপশট, কাজের শিট নয়।
রূপান্তরের আগে সূত্র যাচাই করুন
যেহেতু PDF শিট এখন যে মান ধরে আছে তা দেখায়, XLS থেকে PDF রূপান্তরের আগে নিশ্চিত হন শিট হালনাগাদ। কোনো সূত্র বন্ধ থাকা অন্য ফাইলের ওপর নির্ভর করলে, বা শিটের পুনর্হিসাব না হয়ে থাকলে, আপনার দেখা সংখ্যা পুরনো হতে পারে। ওয়ার্কবুক খুলুন, হিসাব হতে দিন, সংরক্ষণ করুন, তারপর রূপান্তর করুন।
স্প্রেডশিট ফাইল কী, আর PDF কী
একটি .xls বা .xlsx ফাইল আপনার দেখা সংখ্যার চেয়ে অনেক বেশি রাখে। প্রতিটি ঘরের জন্য এটি রাখে মান, পেছনের সূত্র, সংখ্যার ফরম্যাট, রং, ফন্ট, কলামের প্রস্থ আর প্রায়ই চার্ট ও ম্যাক্রো। এটি কিছুর একটি কাজের মডেল, বদলানোর জন্য তৈরি। PDF কেবল চূড়ান্ত চেহারা রাখে: প্রতিটি পাতায় লেখার প্রতিটি অংশ কোথায় বসে। আপনি যখন XLS থেকে PDF রূপান্তর করেন, ইচ্ছাকৃতভাবে মডেলটি ফেলে দিচ্ছেন আর ছবিটি রাখছেন।
বেশির ভাগ ভাগ করার জন্য সেই লেনদেন ঠিক। আপনার দামের তালিকার প্রাপকের আপনার সূত্র লাগে না, আর অনেক ক্ষেত্রে আপনি চান না তাদের কাছে সেগুলো থাকুক। তাদের দরকার সংখ্যাগুলো, স্পষ্টভাবে সাজানো আর ভুলে বদলানো অসম্ভব। PDF তা দেয়। পুরনো ফাইল আপনার কাছে থাকে, এখনও সম্পাদনাযোগ্য, PDF যা বাদ দিয়েছে তার সবটুকু ধরে।
XLS বনাম XLSX
পুরনো .xls ফরম্যাট আর নতুন .xlsx ফরম্যাট একই ধরনের ওয়ার্কবুক রাখার দুটি উপায়। নতুনটি Excel-এর বর্তমান সংস্করণে এবং LibreOffice ও Google Sheets এক্সপোর্টে ডিফল্ট। এই পাতা দুটিই নেয়, তাই XLS থেকে PDF রূপান্তরের আগে এদের মধ্যে রূপান্তর করার দরকার নেই।
চওড়া শিট আর পাতা ভাঙা
স্প্রেডশিট PDF হলে সবচেয়ে সাধারণ চমক হলো প্রস্থ। একটি শিটের পর্দায় ত্রিশটি কলাম থাকতে পারে, কিন্তু PDF পাতা সরু, তাই খুব চওড়া একটি টেবিল হয় ছোট হয়ে যায় নয়তো আরও পাতায় চলে। কোনোটিই ভুল নয়, কিন্তু পরিকল্পনা করলে দুটিই পড়া সহজ।
XLS থেকে PDF রূপান্তরের আগে জিজ্ঞেস করুন পাঠকের আসলে কোন কলামগুলো লাগে। ওয়ার্কবুকের একটি কপিতে মধ্যবর্তী হিসাব ধরে রাখা সহায়ক কলামগুলো মুছুন। কেবল আপনার জন্য থাকা কলামগুলো সরান, যেমন অভ্যন্তরীণ টীকা বা আইডি। টেবিল তবুও চওড়া হলে এটি দুটি শিটে ভাগ করার কথা ভাবুন, গল্পের প্রতিটি অর্ধেকের জন্য একটি, আর প্রতিটি আলাদাভাবে রূপান্তর করুন। যে পাঠক পুরো টেবিলটি একবারে দেখতে পান তিনি পাতার মধ্যে উল্টেপাল্টে দেখতে বাধ্য পাঠকের চেয়ে অনেক ভালো বোঝেন।
লম্বা শিট
দৈর্ঘ্য প্রস্থের চেয়ে সহজ। শত শত সারির একটি টেবিল শুধু ক্রমানুসারে কয়েকটি পাতায় চলে। হেডার সারি দিকনির্দেশের জন্য গুরুত্বপূর্ণ হলে মনে রাখুন, PDF পাতা সব ক্ষেত্রে তা স্বয়ংক্রিয়ভাবে পুনরাবৃত্তি করে না; লম্বা টেবিলের জন্য নিশ্চিত হন কলামগুলো নিজে নিজেই বোঝা যায় অথবা মূল তথ্য প্রথম কলামের কাছে রাখুন।
সংখ্যা, তারিখ আর "যেমন দেখানো হয়" নিয়ম
যেহেতু এই রূপান্তরকারী ঘরের মান ঠিক সেভাবে লেখে যেভাবে স্প্রেডশিট তা দেখায়, আপনি ঘর যেভাবে ফরম্যাট করেন তাই ঠিক করে PDF কী বলে। মুদ্রা হিসেবে ফরম্যাট করা কলাম মুদ্রার চিহ্ন দেখায়; দুই দশমিকে ফরম্যাট করা কলাম দুই দশমিক দেখায়; দিন-মাস-বছরে ফরম্যাট করা তারিখ ঠিক সেটাই দেখায়। এটি একটি সুবিধা, কারণ চেহারা আপনার নিয়ন্ত্রণে, কিন্তু এর অর্থ XLS থেকে PDF রূপান্তরের আগে শিটকে সেভাবে ফরম্যাট করা উচিত যেভাবে PDF-এর পড়া চান।
সেই কলামগুলোর দিকে বিশেষ নজর দিন যেখানে প্রদর্শিত মান খুঁটিনাটি লুকিয়ে রাখে: পূর্ণ এককে গোল করা কিন্তু দশমিকসহ সংরক্ষিত একটি সংখ্যা, 26% দেখায় কিন্তু 0.2563 ধরে এমন একটি শতাংশ। PDF 26% দেখাবে, যা পাঠক আশা করেন। আরও নির্ভুলতা দৃশ্যমান দরকার হলে আগে শিটে ফরম্যাট প্রসারিত করুন।
সংখ্যার মতো দেখতে লেখা
ফোন নম্বর, পোস্টকোড আর যন্ত্রাংশের কোড প্রায়ই শূন্য দিয়ে শুরু হয়। স্প্রেডশিটে এগুলো টেক্সট হিসেবে ফরম্যাট করা উচিত যাতে শূন্য থাকে। যেহেতু PDF যা দেখানো হয় তা কপি করে, 007 হিসেবে দেখানো একটি কোড 007-ই থাকে, শিট সেভাবে দেখালে। XLS থেকে PDF রূপান্তরের আগে এমন কলামে একবার চোখ বুলালে চমক এড়ানো যায়।
এখানে XLS থেকে PDF কীভাবে রূপান্তর করবেন
ফাইল বাছুন
আপনার .xls বা .xlsx ফাইল পাতায় ফেলুন বা আপনার ডিভাইস থেকে বাছুন। ওয়ার্কবুক আপনার ব্রাউজারে খোলে আর কিছুই সার্ভারে পাঠানো হয় না।
শিট বাছুন
কোন শিট রূপান্তর করবেন তা বাছুন। ওয়ার্কবুকে কয়েকটি থাকলে তালিকা সেগুলো নাম ধরে দেখায়। আগে আপনার দরকারিটি রূপান্তর করুন; বাকিগুলোর জন্য ফিরে আসতে পারেন।
রূপান্তর করুন আর দেখে নিন
বোতাম চেপে PDF ডাউনলোড করুন। খুলে স্ক্রল করে দেখুন: কলামগুলো ঠিক ক্রমে আছে, কোনো সংখ্যা কাটা যায়নি, আর মোটগুলো শিটের সঙ্গে মেলে। খুব চওড়া শিট একাধিক পাতায় চললে তা স্বাভাবিক।
XLS থেকে PDF-এর ভালো ফলের জন্য পরামর্শ
আগে শিট গুছিয়ে নিন
PDF-এ যে কলাম চান না তা মুছুন (ওয়ার্কবুকের একটি কপিতে), টেবিলের বাইরের ছড়ানো ঘর পরিষ্কার করুন, আর নিশ্চিত হন প্রতিটি কলাম তার সংখ্যা পূর্ণ দেখানোর মতো চওড়া। পর্দায় পরিষ্কার পড়া একটি স্প্রেডশিট PDF-এ পরিষ্কারভাবে রূপান্তরিত হয়।
টেবিল সংক্ষিপ্ত রাখুন
খুব চওড়া টেবিল কয়েকটি পাতায় ছড়ায় এবং পড়া কঠিন হয়। পারলে টেবিল সরু করুন, সহায়ক কলাম সরান আর কেবল পাঠকের যা লাগে তাই রাখুন। একটি পাতায় স্বচ্ছন্দে ধরে এমন PDF ছড়িয়ে-পড়া একটির চেয়ে অনেক বেশি কাজের।
মূল ওয়ার্কবুক রেখে দিন
রূপান্তরের পর স্প্রেডশিট কখনও মুছবেন না। PDF পড়ার জন্য; ওয়ার্কবুক কাজের জন্য। আগামী মাসে সংখ্যা বদলালে আপনি সূত্রসহ মূলটি চাইবেন।
রূপান্তরের আগে মানুষ যেসব প্রশ্ন করে
আমার চার্ট আর রং নেই কেন?
চার্ট, ঘরের রং আর মার্জ করা ঘরের বিন্যাস এই রূপান্তরকারী আঁকে না। PDF-এ একটি সাদামাটা টেবিলে ঘরের মান থাকে। চাক্ষুষ সাজসজ্জা দরকার হলে বদলে আপনার স্প্রেডশিট প্রোগ্রাম থেকে শিট এক্সপোর্ট করুন।
সূত্রের বদলে সংখ্যা দেখছি কেন?
PDF কোনো হিসাব ধরতে পারে না, তাই প্রতিটি সূত্র তার দেওয়া মান দিয়ে বদলে যায়। যে নথি কেউ কেবল পড়বে তার জন্য এটাই সঠিক আচরণ।
এটি কি .xls-এর পাশাপাশি .xlsx-এও কাজ করে?
হ্যাঁ। পুরনো .xls ফাইল আর নতুন .xlsx ফাইল দুটিই নেওয়া হয়।
আমার স্প্রেডশিট কি আপলোড হয়?
না। রূপান্তর আপনার ব্রাউজারে চলে আর ফাইল আপনার ডিভাইস ছেড়ে যায় না।
আমি কি সব শিট একসঙ্গে রূপান্তর করতে পারি?
আপনি একবারে একটি শিট বাছেন। প্রতিটি পালাক্রমে রূপান্তর করুন, তারপর একটি ফাইল চাইলে ফল PDF-গুলো জুড়ে নিন।
কারা XLS থেকে PDF রূপান্তর করে
ফ্রিল্যান্সার আর ছোট ব্যবসা
কোটেশন, দামের তালিকা আর বিবরণী প্রায়ই স্প্রেডশিটে তৈরি হয় এবং PDF হিসেবে পাঠানো হয়, যাতে ক্লায়েন্ট একটি কাজের ফাইল নয়, একটি সমাপ্ত নথি দেখেন। PDF সুরক্ষিত করা দরকার হলে পরে পাসওয়ার্ড যোগ করতে পারেন।
শিক্ষক আর প্রশাসক
সময়সূচি, রোস্টার, গ্রেডের তালিকা আর উপস্থিতির শিট PDF হিসেবে বিলি করা হয় যাতে কেউ ভুলে নম্বর না বদলায় আর প্রতিটি প্রিন্টআউট একই দেখায়।
হিসাবরক্ষক আর অর্থ দল
অনুমোদিত একটি প্রতিবেদন ঠিক যেমন ছিল তেমনই আর্কাইভ করা উচিত। PDF হলো সেই দিনের সংখ্যার একটি স্থিতিশীল নথি, ওয়ার্কবুক পরে যা-ই হয়ে উঠুক তার থেকে স্বাধীন।
সাধারণ ভুল
পুনর্হিসাব ছাড়া রূপান্তর
শিটের পুনর্হিসাব না হলে PDF বাসি সংখ্যা দেখাবে। রূপান্তরের আগে ওয়ার্কবুককে হিসাব করতে দিন আর সংরক্ষণ করুন।
চার্ট দেখা দেবে আশা করা
চার্ট আঁকা হয় না। PDF-এর ওপর নির্ভর করার আগে দেখুন আপনার শিট কোনো চার্টের ওপর নির্ভর করে কি না।
ওয়ার্কবুক মুছে ফেলা
PDF-এর পুনর্হিসাব করা যায় না। স্প্রেডশিট রেখে দিন, যাতে ভবিষ্যতের বদল সহজ থাকে।
সম্পর্কিত রূপান্তর ও টুল
আপনার ফাইল LibreOffice শিট হলে ODS থেকে PDF রূপান্তর করুন একইভাবে কাজ করে, আর XLS থেকে ODS ও ODS থেকে XLS দুই ফরম্যাটের মধ্যে শিট সরায়। আপনার একটি PDF টেবিল থাকলে আর তা শিট হিসেবে ফিরে পেতে চাইলে PDF থেকে XLS রূপান্তর করুন পাতা থেকে সারি ও কলাম আবার গড়ে তোলে। টেক্সট নথির জন্য DOCX থেকে PDF রূপান্তর করুন মানানসই পথ, আর PDF তৈরি হলে আপনি তা ভাগ বা কমপ্রেস করতে পারেন।
যখন XLS থেকে PDF রূপান্তর সেরা পথ নয়
কখনও কখনও অন্য পথ আপনাকে ভালো সেবা দেয়। প্রাপককে সংখ্যা নিয়ে কাজ করতে, সাজাতে, ছাঁকতে বা তার ওপর গড়তে হলে PDF নয়, স্প্রেডশিটটিই পাঠান। আপনার শিটের চার্টই আসল বিষয় হলে আপনার স্প্রেডশিট প্রোগ্রাম থেকে চার্ট এক্সপোর্ট করুন বা একটি নথিতে পেস্ট করুন। বিন্যাস রঙিন ঘর আর মার্জ করা শিরোনামের ওপর নির্ভর করলে আপনার স্প্রেডশিট প্রোগ্রামের নিজস্ব Save as PDF কমান্ড ব্যবহার করুন, যা নিজের ফরম্যাটিং আঁকতে পারে কারণ সেই প্রোগ্রামই তা তৈরি করেছে।
বাকি সবকিছুর জন্য, যেমন তালিকা, সংখ্যার টেবিল, দামের শিট, রোস্টার আর বিবরণী, ব্রাউজারে XLS থেকে PDF রূপান্তর দ্রুত, ব্যক্তিগত ও নির্ভরযোগ্য। এটি আপনার ওয়ার্কবুক অক্ষত রাখে, তাই আগামী মাসে সংখ্যা বদলে সেকেন্ডে আবার XLS থেকে PDF রূপান্তর করতে পারেন।
কয়েকটি শিট একটি নথিতে জোড়া
আপনার প্রতিবেদন কয়েকটি শিটে ছড়িয়ে থাকলে, যেমন একটি সারসংক্ষেপ, একটি বিস্তারিত টেবিল আর একটি টীকার পাতা, প্রতিটি শিট নিজস্ব PDF-এ রূপান্তর করে তারপর PDF মার্জ টুল দিয়ে আপনার চাওয়া ক্রমে জুড়ে নিন। ফল হলো একটি একক নথি যা শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত পড়া যায়, যদিও তা অনেক ট্যাবের ওয়ার্কবুক থেকে এসেছে। পরে পাতার নম্বর যোগ করলে এটি কয়েক টুকরোর বদলে একটি প্রতিবেদনের মতো লাগে।
PDF ছোট করা
স্প্রেডশিট থেকে বানানো PDF সাধারণত ছোট, কারণ সেগুলো বেশির ভাগই টেক্সট। অপ্রত্যাশিতভাবে বড় হলে, যেমন খুব লম্বা টেবিল থেকে, পরে একটি কমপ্রেশন ধাপে তা কমানো যায়। সাধারণ দামের তালিকা আর রোস্টারের জন্য এর প্রয়োজন কদাচিৎ হবে।
আপনার স্প্রেডশিট আপনার ডিভাইসেই থাকে
রূপান্তর স্থানীয়ভাবে ঘটে। আপনার ওয়ার্কবুক আপনার নিজের ব্রাউজার পড়ে, সেখানেই PDF বানায় আর আপনাকে ফিরিয়ে দেয়। কিছুই আপলোড হয় না, তাই সার্ভারে কোনো কপি নেই আর এমন কেউ নেই যে সংখ্যাগুলো দেখতে পারে। বেতন, গ্রাহকের ডেটা ও অপ্রকাশিত ফলের জন্য এটাই নিরাপদ উপায়।
একটি কাজের উদাহরণ
ধরুন আপনার একটি ওয়ার্কবুক আছে যার "Prices" শিটে কোড, নাম ও দামসহ চল্লিশটি পণ্য, আর নিচে সূত্রে হিসাব করা একটি মোট। আপনি ফাইলটি এখানে ফেলেন, "Prices" বাছেন আর রূপান্তর চাপেন। PDF-এ চল্লিশ সারির একটি পরিষ্কার টেবিল, দামগুলো ঠিক যেমন দেখাচ্ছিল, আর মোট একটি সাদামাটা সংখ্যা হিসেবে। কোনো রঙিন হেডার নেই আর কোনো চার্ট নেই, কিন্তু প্রতিটি সংখ্যা আছে, ক্রমে। আপনি একবার স্ক্রল করেন, নিশ্চিত হন মোট শিটের সঙ্গে মেলে আর ফাইল পাঠান।
পাতা বন্ধ করার আগে
ফাইলের কাজ শেষ কি না নিশ্চিত হতে এক মিনিটের কম লাগে।
দেখে নিন আপনি PDF ডাউনলোড করেছেন, মোটগুলো শিটের সঙ্গে মেলে, আর মূল ওয়ার্কবুক রেখে দিয়েছেন। তিনটিই সত্য হলে XLS থেকে PDF রূপান্তরের কাজ শেষ।
সংক্ষেপে
এখানে XLS থেকে PDF রূপান্তর করতে ফাইল ফেলুন, একটি শিট বাছুন আর ফল ডাউনলোড করুন। ঘরের মান ঠিক সেভাবে লেখা হয় যেভাবে স্প্রেডশিট তা দেখায়, প্রতি শিটে একটি টেবিল। চার্ট, ঘরের রং আর মার্জ করা ঘরের বিন্যাস আঁকা হয় না, আর সূত্র তাদের দেওয়া মান হয়ে যায়। কিছুই আপনার ডিভাইস ছেড়ে যায় না।