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XLS를 PDF로 변환하는 이유

스프레드시트는 작업 도구입니다. 다시 계산하고, 정렬하고 필터링할 수 있으며, 파일을 연 누구든 실수로 숫자를 바꿀 수 있습니다. PDF는 정반대입니다. 어느 한순간의 수치를 고정한 그림이며 모든 화면과 모든 프린터에서 똑같습니다. 이것이 XLS를 PDF로 변환하는 이유입니다. 가격표, 시간표, 예산, 근무 명단, 결과표가 있고 누구도 수정하지 못하게, 또 Excel 없이도 열 수 있게 전달하고 싶은 것입니다.

흔한 이유는 실용적입니다. 고객이 견적서를 PDF로 요청합니다. 스프레드시트로 계산한 청구서를 변경할 수 없는 형태로 보내야 합니다. 학교가 성적을 인쇄 가능한 문서로 원합니다. 재무 보고서를 승인된 날 그대로 보관해야 합니다. 어느 경우든 살아 있는 시트를 완성된 한 페이지로 바꾸는 것이며, XLS를 PDF로 변환하는 것이 가장 빠른 방법입니다.

이 페이지는 브라우저 안에서 .xls와 .xlsx 파일을 PDF로 변환합니다. 스프레드시트는 어디에도 업로드되지 않으며, 급여, 고객 목록, 공개 전의 수치에 중요한 점입니다. 아래에서는 충실하게 옮겨지는 것, 그렇지 않은 것, 깔끔한 결과를 얻는 방법을 설명합니다.

변환이 유지하는 것

표시된 그대로의 값

여기서 XLS를 PDF로 변환하면 각 셀의 값이 스프레드시트에 표시된 그대로 기록됩니다. 셀에 1,250.50이 보이면 PDF에도 1,250.50이 나옵니다. 날짜가 15/03/2024로 보이면 PDF도 같은 텍스트를 보여 줍니다. 숫자를 다시 계산하거나 다시 서식 지정하는 것이 아니라 화면에서 본 것을 그대로 받는 것이며, 문서에서는 거의 언제나 바라는 바입니다.

시트마다 표 하나

시트를 고르면 그 시트가 PDF의 표가 됩니다. 행과 열은 스프레드시트에서의 순서를 유지하므로 데이터의 배치를 알아볼 수 있습니다. 통합 문서에 시트가 여럿이고 모두 필요하다면 하나씩 변환한 뒤 PDF를 병합하십시오.

“표시된 그대로”가 중요한 이유

스프레드시트는 숫자를 한 방식으로 저장하고 다른 방식으로 보여 줍니다. 셀이 0.256을 담고 25.6%로 표시할 수도 있고, 45366을 담고 날짜로 표시할 수도 있습니다. 변환기가 저장된 값을 쓴다면 모두가 25.6%를 기대하는 자리에 PDF가 0.256을 보여 줄 것입니다. 여기서는 표시된 텍스트를 쓰므로 PDF는 시트가 읽히는 그대로 읽힙니다.

변환이 그리지 않는 것

차트

차트는 그려지지 않습니다. 시트에 수치 옆의 막대 차트나 원형 차트가 있다면 PDF에는 표가 들어 있을 뿐 차트는 없습니다. 차트는 데이터로 만든 그림이며 셀과는 다른 종류의 개체입니다. PDF에 차트가 필요하다면 스프레드시트 프로그램에서 직접 내보내거나, 화면을 캡처하여 문서에 넣으십시오.

셀 색과 병합된 셀

셀 색은 그려지지 않으므로 행을 강조하려고 빨강과 초록 채우기를 쓴 시트는 평범한 흑백으로 나옵니다. 병합된 셀의 배치도 재현되지 않습니다. 다섯 개의 열에 걸쳐 병합된 제목은 가로로 펼쳐진 배너가 아니라 일반 셀 값으로 나타납니다. 글과 숫자는 모두 있지만 장식은 없습니다.

수식은 값이 됩니다

=SUM(B2:B10) 같은 수식은 PDF에 있을 수 없습니다. PDF는 계산할 수 없기 때문입니다. 그래서 셀에는 수식이 만든 결과가 표시됩니다. 누군가 읽을 문서에는 바로 원하는 바이고 기대해야 하는 바입니다. PDF는 숫자의 스냅숏이지 작동하는 시트가 아닙니다.

변환하기 전에 수식 확인

PDF는 시트가 현재 담고 있는 값을 보여 주므로 XLS를 PDF로 변환하기 전에 시트가 최신인지 확인하십시오. 수식이 닫혀 있는 다른 파일에 의존하거나 시트가 다시 계산되지 않았다면 보이는 숫자가 오래된 것일 수 있습니다. 통합 문서를 열어 계산되게 하고 저장한 다음 변환하십시오.

스프레드시트 파일이란 무엇이고 PDF란 무엇인가

.xls나 .xlsx 파일은 눈에 보이는 숫자보다 훨씬 많은 것을 저장합니다. 셀마다 값, 그 뒤의 수식, 숫자 서식, 색, 글꼴, 열 너비, 그리고 흔히 차트와 매크로를 보관합니다. 바꾸도록 설계된, 무언가의 작동하는 모델입니다. PDF는 최종 모습만 저장합니다. 각 페이지의 어디에 각 텍스트가 놓이는가입니다. XLS를 PDF로 변환하는 것은 의도적으로 모델을 버리고 그림을 남기는 일입니다.

이 거래는 대부분의 공유에 꼭 맞습니다. 가격표를 받는 사람은 수식이 필요하지 않으며, 많은 경우 수식을 갖지 않기를 바랄 것입니다. 그들에게 필요한 것은 분명하게 배치되고 실수로 바꿀 수 없는 수치입니다. PDF가 그것을 줍니다. 원래 파일은 여러분에게 남아 여전히 편집할 수 있고, PDF가 뺀 모든 것을 여전히 담고 있습니다.

XLS와 XLSX

예전의 .xls 형식과 새로운 .xlsx 형식은 같은 종류의 통합 문서를 저장하는 두 가지 방식입니다. 새 형식은 현재 Excel 버전과 LibreOffice, Google 스프레드시트 내보내기의 기본입니다. 이 페이지는 둘 다 받으므로 XLS를 PDF로 변환하기 전에 서로 변환할 필요가 없습니다.

넓은 시트와 페이지 나누기

스프레드시트를 PDF로 바꿀 때 가장 흔한 놀라움은 너비입니다. 시트는 화면에서 서른 개의 열을 가질 수 있지만 PDF 페이지는 좁아서, 아주 넓은 표는 줄어들거나 다음 페이지들로 이어집니다. 어느 쪽도 틀리지 않지만 미리 계획하면 둘 다 읽기가 쉬워집니다.

XLS를 PDF로 변환하기 전에 독자에게 실제로 필요한 열이 무엇인지 자문해 보십시오. 통합 문서의 사본에서 중간 계산을 담은 보조 열을 지우십시오. 내부 메모나 ID처럼 여러분만을 위한 열을 제거하십시오. 표가 여전히 넓다면 이야기의 절반씩을 담은 두 시트로 나누어 각각 따로 변환하는 것도 고려하십시오. 표 전체를 한눈에 볼 수 있는 독자는 페이지를 넘겨야 하는 독자보다 훨씬 잘 이해합니다.

긴 시트

길이는 너비보다 쉽습니다. 수백 행의 표는 그저 순서대로 여러 페이지에 걸쳐 이어집니다. 머리글 행이 위치를 파악하는 데 중요하다면 PDF 페이지가 모든 경우에 이를 자동으로 반복하지는 않는다는 점을 기억하십시오. 긴 표라면 열이 그 자체로 설명이 되게 하거나 핵심 정보를 첫 번째 열 가까이에 두십시오.

숫자, 날짜, 그리고 “표시된 그대로” 규칙

이 변환기는 셀 값을 스프레드시트에 표시된 그대로 기록하므로 셀을 서식 지정하는 방식이 PDF의 내용을 결정합니다. 통화로 서식 지정된 열은 통화 기호를 보여 주고, 소수점 두 자리로 서식 지정된 열은 두 자리를 보여 주며, 일-월-년으로 서식 지정된 날짜는 정확히 그렇게 나옵니다. 모양을 직접 통제하므로 장점이지만, XLS를 PDF로 변환하기 전에 PDF에서 읽히기를 원하는 대로 시트를 서식 지정해 두어야 한다는 뜻이기도 합니다.

표시된 값이 세부를 감추는 열에 특히 주의하십시오. 소수가 있게 저장되었지만 정수 단위로 반올림된 숫자, 26%로 표시되지만 0.2563을 담은 백분율이 그렇습니다. PDF는 독자가 기대하는 대로 26%를 보여 줍니다. 더 높은 정밀도가 보여야 한다면 먼저 시트에서 서식을 넓히십시오.

숫자처럼 보이는 텍스트

전화번호, 우편번호, 부품 코드는 흔히 영으로 시작합니다. 스프레드시트에서는 영이 남도록 텍스트로 서식 지정해야 합니다. PDF는 표시된 것을 복사하므로 007로 보이는 코드는 시트가 그렇게 표시하는 한 007로 남습니다. XLS를 PDF로 변환하기 전에 그런 열을 잠깐 살펴보면 놀랄 일을 피할 수 있습니다.

여기서 XLS를 PDF로 변환하는 방법

파일 선택

.xls나 .xlsx 파일을 페이지에 끌어다 놓거나 기기에서 선택하십시오. 통합 문서는 브라우저 안에서 열리며 서버로는 아무것도 전송되지 않습니다.

시트 고르기

변환할 시트를 고르십시오. 통합 문서에 시트가 여럿이면 목록에 이름으로 표시됩니다. 필요한 것부터 변환하고, 나머지는 나중에 다시 오면 됩니다.

변환하고 확인

버튼을 누르고 PDF를 내려받으십시오. 열어서 훑어보십시오. 열이 맞는 순서인지, 잘린 수치가 없는지, 합계가 시트와 같은지 확인합니다. 아주 넓은 시트가 한 페이지를 넘어 이어지는 것은 정상입니다.

더 나은 XLS-PDF 결과를 위한 팁

먼저 시트 정돈

PDF에 넣고 싶지 않은 열을 (통합 문서의 사본에서) 지우고, 표 밖의 흩어진 셀을 비우고, 모든 열이 숫자를 온전히 보여 줄 만큼 넓은지 확인하십시오. 화면에서 깔끔하게 읽히는 스프레드시트는 PDF로도 깔끔하게 변환됩니다.

표를 간결하게

아주 넓은 표는 여러 페이지로 퍼져서 읽기 어려워집니다. 가능하면 표를 좁히고 보조 열을 제거하여 독자에게 필요한 것만 남기십시오. 한 페이지에 편안히 들어가는 PDF가 사방으로 뻗은 PDF보다 훨씬 유용합니다.

원본 통합 문서 보관

변환한 뒤에 스프레드시트를 결코 지우지 마십시오. PDF는 읽기 위한 것이고 통합 문서는 작업하기 위한 것입니다. 다음 달에 숫자가 바뀌면 수식이 있는 원본이 필요할 것입니다.

변환 전에 사람들이 묻는 질문

차트와 색이 왜 없나요?

이 변환기는 차트, 셀 색, 병합된 셀의 배치를 그리지 않습니다. PDF에는 셀 값이 평범한 표로 들어 있습니다. 시각적 스타일이 필요하다면 스프레드시트 프로그램에서 직접 시트를 내보내십시오.

수식 대신 숫자가 보이는 이유는 무엇인가요?

PDF는 계산을 담을 수 없으므로 각 수식은 그것이 만든 값으로 대체됩니다. 누군가 단지 읽을 문서에는 올바른 동작입니다.

.xls뿐 아니라 .xlsx도 되나요?

네. 예전의 .xls 파일과 새로운 .xlsx 파일을 모두 받습니다.

제 스프레드시트가 업로드되나요?

아니요. 변환은 브라우저에서 실행되며 파일은 기기를 떠나지 않습니다.

모든 시트를 한 번에 변환할 수 있나요?

한 번에 시트 하나를 고릅니다. 차례로 각각 변환한 뒤, 하나의 파일을 원하면 결과 PDF를 병합하십시오.

누가 XLS를 PDF로 변환하나

프리랜서와 소규모 사업자

견적서, 가격표, 명세서는 흔히 스프레드시트로 만들어 PDF로 보내므로 고객은 작업 파일이 아니라 완성된 문서를 봅니다. PDF를 보호해야 한다면 나중에 비밀번호를 추가할 수 있습니다.

교사와 행정 담당자

시간표, 명단, 성적표, 출석부는 아무도 실수로 점수를 바꾸지 않고 모든 출력물이 똑같이 보이도록 PDF로 배포됩니다.

회계사와 재무 팀

승인된 보고서는 있던 그대로 보관해야 합니다. PDF는 통합 문서가 나중에 어떻게 되든 상관없이 그날 수치의 안정된 기록입니다.

흔한 실수

다시 계산하지 않고 변환하는 것

시트가 다시 계산되지 않았다면 PDF에는 오래된 숫자가 나옵니다. 변환하기 전에 통합 문서가 계산되게 하고 저장하십시오.

차트가 나타나기를 기대하는 것

차트는 그려지지 않습니다. PDF에 의존하기 전에 시트가 차트에 달려 있는지 확인하십시오.

통합 문서를 지우는 것

PDF는 다시 계산할 수 없습니다. 앞으로의 변경이 쉽도록 스프레드시트를 보관하십시오.

관련 변환 및 도구

파일이 LibreOffice 시트라면 ODS를 PDF로 변환이 같은 방식으로 작동하고, XLS를 ODS로와 ODS를 XLS로는 두 형식 사이에서 시트를 옮깁니다. PDF 표가 있고 다시 시트로 만들고 싶다면 PDF를 XLS로 변환이 페이지에서 행과 열을 다시 만들어 줍니다. 텍스트 문서에는 DOCX를 PDF로 변환이 짝이 되는 길이고, PDF가 생기면 분할하거나 압축할 수 있습니다.

XLS를 PDF로 변환하는 것이 최선이 아닐 때

때로는 다른 길이 더 낫습니다. 받는 사람이 숫자를 가지고 작업하고, 정렬하고, 필터링하고, 그 위에 쌓아야 한다면 PDF가 아니라 스프레드시트 자체를 보내십시오. 시트의 차트가 핵심이라면 스프레드시트 프로그램에서 차트를 내보내거나 문서에 붙여 넣으십시오. 레이아웃이 색이 있는 셀과 병합된 제목에 달려 있다면 스프레드시트 프로그램 자체의 PDF로 저장 명령을 쓰십시오. 그 프로그램이 만들었으므로 자기 서식을 그릴 수 있습니다.

그 밖의 모든 경우, 곧 목록, 수치표, 가격표, 명단, 명세서에는 브라우저에서 XLS를 PDF로 변환하는 것이 빠르고, 비공개이며, 믿을 만합니다. 통합 문서는 건드리지 않으므로 다음 달에 수치를 바꾸고 몇 초 만에 XLS를 PDF로 다시 변환할 수 있습니다.

여러 시트를 한 문서로 합치기

보고서가 요약, 상세 표, 메모 페이지처럼 여러 시트에 걸쳐 있다면 각 시트를 자기 PDF로 변환한 뒤 PDF 병합 도구로 원하는 순서대로 합치십시오. 결과는 탭이 많은 통합 문서에서 나왔더라도 처음부터 끝까지 읽히는 하나의 문서입니다. 나중에 페이지 번호를 추가하면 여러 조각이 아니라 하나의 보고서처럼 느껴집니다.

PDF를 더 작게 만들기

스프레드시트로 만든 PDF는 대개 텍스트가 대부분이라 작습니다. 아주 긴 표 등으로 예상보다 크다면 나중에 압축 단계로 줄일 수 있습니다. 평범한 가격표와 명단에서는 거의 필요하지 않습니다.

스프레드시트는 기기에 머뭅니다

변환은 로컬에서 이루어집니다. 통합 문서는 여러분 자신의 브라우저가 읽고, 그곳에서 PDF로 만들어 돌려줍니다. 아무것도 업로드되지 않으므로 서버에 사본이 없고 수치를 볼 수 있는 다른 사람도 없습니다. 급여, 고객 데이터, 공개 전의 결과에는 이것이 안전한 방법입니다.

실제 사용 예

코드, 이름, 가격이 있는 마흔 개 제품의 “가격” 시트와, 맨 아래에 수식으로 계산된 합계가 있는 통합 문서가 있다고 해 봅시다. 파일을 여기에 끌어다 놓고 “가격”을 고른 뒤 변환을 누릅니다. PDF에는 마흔 행의 깔끔한 표가 있고, 가격은 나타난 그대로이며, 합계는 평범한 숫자입니다. 색이 있는 머리글도 차트도 없지만 모든 수치가 순서대로 있습니다. 한 번 훑어보며 합계가 시트와 같은지 확인하고 파일을 보냅니다.

페이지를 닫기 전에

파일 작업이 끝났는지 확실히 하는 데는 일 분도 걸리지 않습니다.

PDF를 내려받았는지, 합계가 시트와 같은지, 원본 통합 문서를 보관했는지 확인하십시오. 세 가지가 모두 맞다면 XLS를 PDF로 변환하는 작업은 끝났습니다.

요약

여기서 XLS를 PDF로 변환하려면 파일을 끌어다 놓고, 시트를 고르고, 결과를 내려받으십시오. 셀 값은 스프레드시트에 표시된 그대로 시트마다 표 하나로 기록됩니다. 차트, 셀 색, 병합된 셀의 배치는 그려지지 않으며 수식은 그것이 만든 값이 됩니다. 아무것도 기기를 떠나지 않습니다.