ODS को XLS में बदलना OpenDocument Spreadsheet ↔ Excel मुफ़्त ऑनलाइन सुरक्षित

लोग ODS को XLS में क्यों बदलते हैं

ODS LibreOffice Calc और अन्य खुले ऑफ़िस सूटों का स्प्रेडशीट प्रारूप है। XLS वह स्प्रेडशीट प्रारूप है जिसे Microsoft Excel ने मशहूर किया, और जिसकी अनगिनत पुराने तंत्र, लेखाकारों के टेम्पलेट और आयात उपकरण अब भी अपेक्षा करते हैं। जब ओपन सॉफ़्टवेयर में लिखी स्प्रेडशीट किसी ऐसे व्यक्ति के पास जानी हो जो Excel में काम करता है, या ऐसे तंत्र में जो केवल Excel प्रारूप स्वीकार करता है, तब लोग ODS को XLS में बदलते हैं। ग्राहक चाहता है कि आँकड़े ऐसी फ़ाइल में हों जिसे उसका सॉफ़्टवेयर खोल सके। बैंक, लेखाकार या सरकारी पोर्टल XLS माँगता है। अलग व्यवस्था वाला सहकर्मी आपका ODS नहीं खोल पाता। कारण जो भी हो, काम वही है: आपके पास की शीटें लेकर उन्हें दूसरे प्रारूप में लिख देना।

रूपांतरण भावना में सीधा है। हर शीट, अपने क्रम में, अपने मानों और संख्या-स्वरूपों के साथ, दूसरे प्रारूप में फिर से लिखी जाती है। कुछ भी दोबारा चित्रित नहीं होता। पर सूत्रों के आसपास एक अहम सीमा है, जो नीचे बताई गई है, और परिणाम पर भरोसा करने से पहले उसे समझना लायक़ है।

यह पृष्ठ ODS को आपके ब्राउज़र में XLS में बदलता है। आपकी स्प्रेडशीट सर्वर पर अपलोड नहीं होती, जो खातों, वेतन और ग्राहक सूचियों के लिए मायने रखता है। नीचे आपको मिलेगा कि क्या साथ जाता है, क्या नहीं, सूत्रों के साथ कैसा बर्ताव होता है और परिणाम कैसे जाँचें।

क्या साथ जाता है

हर शीट, अपने क्रम में

जब आप यहाँ ODS को XLS में बदलते हैं, तो हर शीट साथ आती है, उसी क्रम में, उसी नाम से। जनवरी, फ़रवरी और कुल नाम की शीटों (January, February और Totals) वाली कार्यपुस्तिका उसी क्रम में वे तीनों शीटें रखने वाला XLS देती है। कुछ भी मिलाया, छोड़ा या पुनर्व्यवस्थित नहीं होता।

मान, तारीख़ें और संख्या-स्वरूप

कक्ष के मान ठीक वैसे साथ आते हैं, और तारीख़ें तथा संख्या-स्वरूप भी। तारीख़ तारीख़ रहती है, प्रतिशत प्रतिशत रहता है और मुद्रा राशि अपना मुद्रा स्वरूप रखती है। स्प्रेडशीट बस दूसरे प्रारूप में फिर लिखी जाती है, इसलिए आँकड़े और उनके दिखाए जाने का तरीक़ा जैसा था वैसा रहता है।

“कुछ भी दोबारा चित्रित नहीं होता” का अर्थ

कुछ रूपांतरण शीट का चित्र बनाकर उसे दोबारा गढ़ने से काम करते हैं, जो त्रुटियाँ ला सकता है। यह कक्ष पढ़ता है और नए प्रारूप में वही कक्ष लिखता है। मानों में कोई अनुमान नहीं: कक्ष में जो था वही बाद में कक्ष में है।

क्या साथ नहीं जाता

सूत्र मानों के रूप में आते हैं

यह मुख्य सीमा है। सूत्र उन मानों के रूप में आते हैं जो उन्होंने आख़िरी बार गणना किए थे, क्योंकि .xls प्रारूप यहाँ उनके बिना लिखा जाता है। अगर कक्ष में योग था, तो XLS में वह संख्या है जो योग ने दी, योग स्वयं नहीं। आँकड़े रूपांतरण के क्षण पर सही हैं, पर अगर आप कोई इनपुट बदलें तो शीट अब पुनर्गणना नहीं करेगी।

जिस शीट को पढ़ा, दर्ज या आयात किया जाना है उसके लिए यह आमतौर पर ठीक है, और अक्सर बेहतर: प्राप्तकर्ता अंतिम संख्याएँ देखता है, और कुछ टूट नहीं सकता। उस कार्यशील मॉडल के लिए जिसे प्राप्तकर्ता अद्यतन करेगा, यह गंभीर सीमा है, और आपको ODS ही भेजना चाहिए, या रूपांतरण के बाद Excel में सूत्र दोबारा बनाने चाहिए।

सुनिश्चित कीजिए कि मान अद्यतन हैं

चूँकि सूत्र उन मानों में बदल जाते हैं जो उन्होंने आख़िरी बार गणना किए, ODS को XLS में बदलने से पहले सुनिश्चित कीजिए कि शीट अद्यतन है। कार्यपुस्तिका खोलिए, उसे पुनर्गणना करने दीजिए, सहेजिए, और फिर बदलिए। अगर कोई सूत्र किसी कड़ी या ऐसे आँकड़ों पर निर्भर है जो ताज़ा नहीं हुए, तो आपकी बदली संख्या पुरानी हो सकती है।

चार्ट, रंग और मिलाए गए कक्ष

चार्ट, कक्ष के रंग और मिलाए कक्षों का लेआउट साथ नहीं जाते। आपके आँकड़ों के बग़ल का चार्ट नहीं दिखेगा, रंगीन कक्ष सादे होंगे, और कई स्तंभों में मिलाया गया शीर्षक साधारण कक्ष बन जाएगा। आँकड़े सब वहाँ हैं; सजावट नहीं।

ODS और XLS क्या हैं

ODS, यानी OpenDocument Spreadsheet का संक्षिप्त रूप, वह प्रारूप है जिसमें LibreOffice Calc और OpenOffice कार्यपुस्तिकाएँ सहेजते हैं, सार्वजनिक मानक पर बना। XLS पुराना Excel प्रारूप है, Excel के XLSX पर जाने से पहले का, पर अब भी व्यापक रूप से स्वीकार्य क्योंकि इतना सॉफ़्टवेयर उसके इर्द-गिर्द बना। दोनों कार्यपुस्तिका का वर्णन करते हैं: शीटों का समूह, प्रत्येक कक्षों का ग्रिड जो मान, सूत्र और स्वरूपण रखता है। वे इन चीज़ों को अलग ढंग से संग्रहीत करते हैं, इसलिए प्रोग्राम को उनके बीच अनुवाद करना पड़ता है।

जब आप ODS को XLS में बदलते हैं, तो अनुवाद आँकड़ों को निष्ठा से ढकता है: शीटें, उनके नाम और क्रम, मान, तारीख़ें और संख्या-स्वरूप। वह सूत्रों को नहीं ढकता, जिन्हें यह कनवर्टर मानों के रूप में लिखता है, न चार्ट और रंग जैसे दृश्य अतिरिक्तों को। परिणाम साफ़, पठनीय कार्यपुस्तिका है जो Excel में और उस प्रारूप को समझने वाले हर प्रोग्राम में खुलती है।

XLSX की जगह XLS क्यों?

XLSX नया Excel प्रारूप है और आज का डिफ़ॉल्ट है। पर XLS अब भी वह है जो कई पुराने तंत्र, टेम्पलेट और आयात रूटीन माँगते हैं, और वह Excel के हर संस्करण तथा अन्य स्प्रेडशीट प्रोग्रामों में खुलता है। जब प्राप्तकर्ता या तंत्र ख़ास तौर पर XLS माँगे, तो ODS को XLS में बदलना माँग को ठीक पूरा करता है।

सूत्रों की जगह मान: कब अच्छा, और कब नहीं

सूत्रों को मानों में बदलना हानि जैसा सुनाई देता है, और कुछ मामलों में है भी। पर कई रोज़मर्रा के मामलों में वह ठीक सही है। अगर आप तैयार विवरण, रिपोर्ट या मूल्यों की सूची भेज रहे हैं, तो प्राप्तकर्ता को संख्याएँ चाहिए, तंत्र नहीं। मानों की शीट को इनपुट बदलने वाला कोई तोड़ नहीं सकता, वह आपकी गणना का खुलासा नहीं कर सकती, और ऐसी कड़ी की त्रुटियाँ नहीं दिखा सकती जो अब हल नहीं होती। ऐसे हस्तांतरण के लिए केवल-मान वाली कार्यपुस्तिका मूल से साफ़ और सुरक्षित है।

समस्या तभी है जब प्राप्तकर्ता को पुनर्गणना चाहिए: बजट मॉडल जिसे वे समायोजित करेंगे, टेम्पलेट जिसे वे भरेंगे। उसके लिए आपको ODS ही भेजना चाहिए, या ODS को XLS में बदलने के बाद Excel में मुख्य सूत्र दोबारा बनाने चाहिए। तीसरा विकल्प दोनों भेजना है: मॉडल के रूप में ODS और परिणामों के साफ़ विवरण के रूप में XLS।

अपनी गणना को कैसे सुरक्षित रखें

अगर आपकी कार्यपुस्तिका में गोपनीय गणनाएँ हैं, जैसे मार्जिन या आंतरिक दरें, तो केवल-मान वाली प्रति उन्हें छिपा देती है। जब आप ODS को XLS में बदलते हैं, तो आउटपुट में सूत्र नहीं होते, इसलिए प्राप्तकर्ता परिणाम देखता है, उनके पीछे का तर्क नहीं। जाँचना याद रखिए कि कहीं ऐसी सहायक शीटें तो नहीं जिन्हें आप साझा करना नहीं चाहते थे, क्योंकि हर शीट साथ आती है।

तारीख़ें, संख्याएँ और क्षेत्रीय स्वरूप

स्प्रेडशीट संख्याएँ और तारीख़ें क्षेत्रीय नियमों के अनुसार दिखाती हैं, और वे नियम साथ आने वाले संख्या-स्वरूपों का हिस्सा हैं। दिन-माह-वर्ष में दिखाई तारीख़ वैसी ही रहती है, और दशमलव अल्पविराम वाली संख्या उसे रखती है। यह मददगार है, क्योंकि प्राप्तकर्ता वह देखता है जो आपने देखा, पर तब चौंका सकता है जब प्राप्तकर्ता का Excel अलग क्षेत्रीय सेटिंग उपयोग करे: उसी तरह संग्रहीत संख्या उनकी locale के अनुसार दिखाई जा सकती है।

अगर आप दूसरे देश को भेज रहे हैं, तो ODS को XLS में बदलने से पहले तारीख़ों को असंदिग्ध क्रम में प्रारूपित करने और शीर्षकों में मुद्रा कोड शामिल करने पर विचार कीजिए। 03/04/2024 जैसी तारीख़ों का स्तंभ एक पाठक के लिए चार मार्च का अर्थ रखता है और दूसरे के लिए तीन अप्रैल का; स्पष्ट स्वरूप उलझन से बचाता है।

बड़ी संख्याएँ और सटीकता

संख्याएँ अपनी पूरी सटीकता के साथ साथ जाती हैं, भले प्रदर्शन पूर्णांकित हो। 2.5 दिखाता पर 2.4999 रखता कक्ष 2.4999 रखे पहुँचेगा और 2.5 दिखाएगा, बिल्कुल पहले जैसा। यह निष्ठावान है, पर अगर आप चाहते हैं कि प्राप्तकर्ता सच्चा मान देखे, तो ODS को XLS में बदलने से पहले प्रदर्शन चौड़ा कीजिए।

यहाँ ODS को XLS में कैसे बदलें

अपनी स्प्रेडशीट जोड़िए

.ods फ़ाइल को पृष्ठ पर छोड़िए या अपने उपकरण से चुनिए। वह आपके ब्राउज़र के भीतर पढ़ी जाती है और अपलोड नहीं होती।

बदलिए

बटन दबाइए। साधारण कार्यपुस्तिका के लिए इसमें कुछ सेकंड लगते हैं।

डाउनलोड कीजिए और जाँचिए

XLS डाउनलोड कीजिए और उसे Excel या किसी अन्य स्प्रेडशीट प्रोग्राम में खोलिए। जाँचिए कि हर शीट मौजूद है, तारीख़ें और संख्याएँ सही दिखती हैं और योग मूल से मेल खाते हैं।

साफ़ परिणाम के लिए कार्यपुस्तिका तैयार करना

पहले पुनर्गणना कीजिए

सुनिश्चित कीजिए कि सारे सूत्र गणना कर चुके हैं, ताकि लिखे गए मान अद्यतन हों।

जो मायने रखता है उसे कक्षों में रखिए

जो जानकारी केवल चार्ट या कक्ष के रंग के रूप में है वह साथ नहीं जाएगी। अगर किसी रंग का अर्थ है, जैसे बकाया के लिए लाल, तो बदलने से पहले उसे बताने वाला पाठ-स्तंभ जोड़िए।

तारीख़ें और स्वरूप जाँचिए

मूल में तारीख़ों और संख्या-स्वरूपों को देखिए, क्योंकि XLS वही दिखाएगा।

बदलने से पहले लोग जो प्रश्न पूछते हैं

मेरे सूत्र क्यों चले गए?

XLS सूत्रों के बिना लिखा जाता है, इसलिए हर एक उस मान के रूप में आता है जो उसने आख़िरी बार गणना किया। अगर आपको जीवित सूत्र चाहिए, तो ODS भेजिए या उन्हें Excel में दोबारा बनाइए।

मेरा चार्ट और रंग कहाँ गए?

चार्ट, कक्ष के रंग और मिलाए कक्षों का लेआउट साथ नहीं जाते। कक्ष के मान जाते हैं।

क्या मेरी सारी शीटें शामिल हैं?

हाँ। हर शीट साथ आती है, अपने क्रम में, अपने नाम के साथ।

क्या मेरी स्प्रेडशीट अपलोड होती है?

नहीं। सब कुछ आपके ब्राउज़र में चलता है और फ़ाइल आपके उपकरण से बाहर कभी नहीं जाती।

ODS को XLS में कौन बदलता है

मुफ़्त ऑफ़िस सॉफ़्टवेयर के उपयोगकर्ता

जो लोग LibreOffice में काम करते हैं पर Excel उपयोगकर्ताओं को डिलीवर करते हैं उन्हें इस रूपांतरण की लगातार ज़रूरत पड़ती है।

लेखाकार और प्रशासक

आयात उपकरण, पोर्टल और टेम्पलेट अक्सर XLS की अपेक्षा रखते हैं। बदलना आपको आँकड़े उस रूप में देने देता है जो वे चाहते हैं।

परिणाम साझा करने वाला कोई भी

जब प्राप्तकर्ता को संख्याएँ चाहिए, उनके पीछे का मॉडल नहीं, तो मानों का XLS साफ़ हस्तांतरण है।

आम ग़लतियाँ

सूत्रों के बचे रहने की अपेक्षा

वे मानों के रूप में आते हैं। अगर प्राप्तकर्ता को पुनर्गणना करनी है तो ODS भेजिए।

पुरानी शीट बदलना

बदलने से पहले पुनर्गणना कीजिए, वरना पुरानी संख्याएँ लिखी जाती हैं।

रंग पर निर्भर रहना

कक्ष के रंग साथ नहीं जाते। अर्थ को कक्षों में ही रखिए।

संबंधित उपकरण

दूसरी दिशा में जाने के लिए XLS को ODS में बदलिए। स्थिर, साझा करने योग्य प्रति के लिए ODS को PDF में बदलिए या XLS को PDF में बदलिए। अगर आपके आँकड़े PDF तालिका में हैं, तो PDF को XLS में बदलिए या PDF से ODS उन्हें फिर बनाते हैं। अन्य रूपों के आँकड़ों के लिए JSON से XLSX और XLSX से JSON मदद करते हैं, और पाठ दस्तावेज़ों के लिए ODT से DOCX।

ODS को XLS में कब बदलें, और कब नहीं

बदलना तब सही है जब किसी व्यक्ति या चीज़ को Excel प्रारूप चाहिए: सहकर्मी, ग्राहक, लेखाकार, आयात रूटीन। यह तब ग़लत क़दम है जब प्राप्तकर्ता भी ओपन सॉफ़्टवेयर उपयोग करता है, उस स्थिति में ODS बेहतर फ़ाइल है, या जब प्राप्तकर्ता को जीवित सूत्र चाहिए, उस स्थिति में आपको ODS भेजना चाहिए या सूत्र बाद में दोबारा बनाने चाहिए। और अगर उन्हें बस आँकड़े पढ़ने हैं, तो PDF सबसे सरल हस्तांतरण हो सकता है।

आम मामलों के लिए, जैसे विवरण, सूचियाँ, मूल्य-पत्र, समय-सारणियाँ और परिणाम, ब्राउज़र में ODS को XLS में बदलना तेज़, निजी और भरोसेमंद है। आपका मूल कभी बदला नहीं जाता, इसलिए आप जब चाहें लौटकर ODS को फिर से XLS में बदल सकते हैं।

कई कार्यपुस्तिकाएँ बदलना

अगर आपके पास भेजने को बहुत-सी कार्यपुस्तिकाएँ हैं, तो उन्हें एक-एक करके बदलिए और मूल अलग फ़ोल्डर में रखिए। पहले एक आज़माइए और मूल से मिलाइए, ताकि आप जानें कि बाक़ी से क्या अपेक्षा करनी है। जब आप ODS को XLS में थोक में बदलते हैं, तो गति से अधिक एकरूपता मायने रखती है।

कई शीटों वाली कार्यपुस्तिकाएँ

हर शीट साथ आती है, इसलिए बीस शीटों की कार्यपुस्तिका बीस शीटों वाला XLS देती है। अगर प्राप्तकर्ता को केवल कुछ चाहिए, तो बदलने से पहले मूल की प्रति में बाक़ी को मिटा दीजिए। इससे फ़ाइल छोटी रहती है और ऐसी शीट साझा होने से बचती है जिसे आप दिखाना नहीं चाहते थे।

बड़ी कार्यपुस्तिकाएँ और धीमे उपकरण

सब कुछ आपके अपने उपकरण पर चलता है, इसलिए बहुत बड़ी कार्यपुस्तिकाएँ उसकी मेमोरी पर निर्भर करती हैं। कुछ हज़ार पंक्तियाँ कोई परेशानी नहीं। सैकड़ों हज़ार पंक्तियों वाली कार्यपुस्तिका पुराने फ़ोन पर धीमी हो सकती है। अगर वह संघर्ष करे, तो ब्राउज़र को थोड़ा समय दीजिए और उसके काम करते समय दूसरे ऐप्स पर जाने से बचिए।

परिणाम को ठीक से जाँचना

ODS को XLS में बदलने के बाद XLS खोलिए और उसकी मूल से तुलना कीजिए। एक योग, एक तारीख़ और एक स्वरूपित संख्या जाँचिए। अगर ये तीनों मेल खाते हैं, तो बाक़ी भी खाएँगे। उन कक्षों पर ध्यान दीजिए जो सूत्र थे: उन्हें वही संख्याएँ दिखानी चाहिए जो पहले थीं, बस अंतर्निहित गणना के बिना।

आपकी स्प्रेडशीट आपके उपकरण पर रहती है

रूपांतरण स्थानीय रूप से होता है। आपकी स्प्रेडशीट आपके अपने ब्राउज़र द्वारा पढ़ी जाती है, वहीं XLS के रूप में लिखी जाती है और लौटा दी जाती है। कुछ भी अपलोड नहीं होता, इसलिए सर्वर पर कोई प्रति नहीं है और कोई और नहीं है जो आँकड़े देख सके। खातों, वेतन और ग्राहक डेटा के लिए ODS को XLS में बदलने का यही सुरक्षित तरीक़ा है।

एक हल किया उदाहरण

मान लीजिए आप LibreOffice Calc में तीन शीटों, Income, Spending और Summary, के साथ घरेलू बजट रखते हैं, और आपका लेखाकार Excel प्रारूप में आँकड़े चाहता है। आप ODS यहाँ छोड़ते हैं और बटन दबाते हैं। आप XLS खोलते हैं: तीनों शीटें मौजूद हैं, आँकड़े और तारीख़ें सही दिखती हैं, और योग मेल खाते हैं। Summary के सूत्र अब सादी संख्याएँ हैं, जो आपके लेखाकार के अनुकूल है। आप फ़ाइल भेज देते हैं।

कार्यपुस्तिका सौंपने की एक सरल दिनचर्या

कार्यपुस्तिका खोलिए और सब कुछ पुनर्गणना होने दीजिए। प्रति पर काम करते हुए ऐसी कोई भी सहायक शीटें और नोट्स मिटा दीजिए जो आप साझा नहीं करना चाहते। जाँचिए कि तारीख़ें और संख्या-स्वरूप वह दिखाते हैं जो आप पाठक को दिखाना चाहते हैं। फिर बदलिए, परिणाम खोलिए, और एक योग, एक तारीख़ और एक स्वरूपित संख्या की मूल से तुलना कीजिए। अगर वे मेल खाएँ, तो फ़ाइल भेजिए और मूल को सुरक्षित रखिए।

इस दिनचर्या में कुछ मिनट लगते हैं और यह दो सबसे आम समस्याओं से बचाती है: पुरानी संख्याएँ और ग़लती से साझा की गई शीटें। इसका पालन करना लायक़ है चाहे आप साल में एक कार्यपुस्तिका बदलें या रोज़ एक, क्योंकि वित्तीय स्प्रेडशीट में ग़लती की क़ीमत हमेशा दो अतिरिक्त मिनट की जाँच की क़ीमत से अधिक होती है।

नाम और संस्करण

बदली हुई फ़ाइल को ऐसा नाम दीजिए जो बताए कि वह क्या है और कब बनी, उदाहरण के लिए “budget-2024-03-values”। तारीख़ और सामग्री के संकेत वाला नाम प्राप्तकर्ता को तुरंत बताता है कि यह झलक है, जीवित मॉडल नहीं, और कई संस्करण जमा होने पर आपका अपना फ़ोल्डर व्यवस्थित रखता है।

पृष्ठ बंद करने से पहले

जाँचिए कि आपने XLS डाउनलोड किया, कि हर शीट मौजूद है और योग मेल खाते हैं, और कि आपने मूल ODS रखा।

एक समापन शब्द

सबसे अच्छे परिणाम तब आते हैं जब रूपांतरण को कार्यपुस्तिका का सार सौंपना समझा जाए: शीटें, मान, तारीख़ें और स्वरूप सही-सलामत पहुँचते हैं, जबकि सूत्र, चार्ट और रंग पीछे रह जाते हैं। उस भावना से किया जाए तो प्रक्रिया तेज़ है, और प्राप्तकर्ता के पास वह साफ़, पठनीय फ़ाइल रहती है जो उसने माँगे प्रारूप में है, जबकि मूल आपके पास सुरक्षित रहता है।

सार

यहाँ ODS को XLS में बदलने के लिए फ़ाइल छोड़िए और बटन दबाइए। हर शीट अपने क्रम में साथ आती है, अपने मानों, तारीख़ों और संख्या-स्वरूपों के साथ। सूत्र उन मानों के रूप में आते हैं जो उन्होंने आख़िरी बार गणना किए, क्योंकि .xls प्रारूप यहाँ उनके बिना लिखा जाता है, और चार्ट, कक्ष के रंग तथा मिलाए कक्षों का लेआउट साथ नहीं जाते। कुछ भी आपके उपकरण से बाहर नहीं जाता।