ODS 转 PDF OpenDocument Spreadsheet ↔ Portable Document Format 免费 在线 安全
拖入一个来自 LibreOffice Calc 的 .ods 文件，选一张工作表，得到一份 PDF。文件始终留在你的设备上。
转换你的文件
把 ODS 表格拖到这里，或者选一个。
你的文件不会离开这台设备。一切都在你的浏览器里完成。
不上传任何文件
PDF 从哪里来
PDF 始于约翰·沃诺克1991年在 Adobe 提出的一个问题：一份文件为什么不能在打开它的每一台机器上长得一样？1993年问世的答案，是一种自带字体、自带页面几何、自带页面上每一个笔迹之描述的格式，好让另一端什么都不必重新排。它属于 Adobe 十五年；自2008年起成为开放的 ISO 标准，所以政府表格、法院卷宗和档案馆可以指定它，而不把任何人绑在一家公司的软件上。转成 PDF 的全部理由就在于此：那是一份文件停止变化的那一刻。
你会在哪里遇到它
凡是离开你手、必须以原样抵达的东西：待签的合同、发票、简历、论文、投标文件、机关只接受某一种版式的表格。印刷厂要的也是它，因为 PDF 把字体和确切的页面尺寸一并带去，而不是指望印刷厂手上有。图像变成 PDF 出于同一个理由——作为文件寄出，而不是作为一张别人可能裁切或缩放的照片。
常见问题
转换时版式会变吗？
PDF 存在的意义正在于此：一旦做成，版式就固定了，在哪里打开都长得一样。风险在转换那一刻本身，而不在之后。如果原文件用了你机器上没有的字体，转换会换上一种相近的，行与行可能略有挪动——所以值得把结果打开，瞥一眼最后一页，累积的挪动在那里最看得出来。此后便再也不动了。
文字还能选中和搜索吗？
如果原件是文本文档——Word 文件、电子表格、网页——那么可以：字词作为字词过去，PDF 可以搜索、可以从中复制，也能被读屏软件念出来。如果原件是照片或扫描件，PDF 里装的是文字的图像，看上去一模一样，却搜不到。要让它可搜索需要字符识别，那是另一桩活儿，与转换不同。
文件会损失质量吗？
要看两种格式各自装得下什么。在存放同样内容的格式之间转换——PNG 转 BMP，WAV 转 FLAC——不会损失任何东西。转成为省空间而丢弃信息的格式，比如 JPEG 或 MP3，每转一次就损失一点，再转回去也拿不回来。凡是有选择余地的地方，本页倾向于保住原来的质量，而不是做出最小的文件。
我的文件会被上传到什么地方吗？
不会。转换发生在你自己的机器上、你的浏览器里面；文件从不离开它，这里也没有任何服务器能够接收它。正因如此，限制一个大文件的是你自己的内存而不是上传；也正因如此，你转换的任何东西都不可能出现在任何人的日志里——包括我们的。不过，音频和视频工具会在你第一次使用时从本站取来它们的转换引擎——约三十兆字节，仅此一次；此后工作依然完全在你自己的机器上进行。
人们为什么把 ODS 转换成 PDF
ODS 文件是在 LibreOffice Calc 或其他使用开放文档格式的程序中制作的电子表格。它是为了处理而建的:它会重新计算,可以排序和筛选,任何打开它的人都可能无意中改动一个数字。PDF 则相反,它是某一时刻数字的固定记录,在每块屏幕和每台打印机上都一样。这种对比就是把 ODS 转换成 PDF 的理由。您有一份值班表、预算、价目表或一组结果,您想分享它,而不让收件人去编辑它,也不需要电子表格程序才能打开它。
原因通常是实际的。客户想要您的报价单 PDF。俱乐部的司库必须以无法更改的形式把账目发给会员。教师想发一份对每个人打印出来都一样的课程表。某一天批准的报告必须按原样归档。每一次,一份活的表格变成一页成品,而把 ODS 转换成 PDF 是最快的办法。
本页在您的浏览器中把 ODS 转换成 PDF。文件不会被上传到任何地方,这对会员名单、工资单以及任何尚未公开的东西很重要。下面您会看到哪些内容会带过去,哪些不会,以及如何第一次就得到干净的结果。
转换保留什么
与表格显示的完全一致的值
当您在这里把 ODS 转换成 PDF 时,每个单元格的值都与电子表格显示的完全一致地写出。如果单元格显示 1,250.50,PDF 就显示 1,250.50。如果日期显示为 15/03/2024,PDF 就显示那段文字。您得到的不是重新计算,也不是数字的另一种格式;您得到的是您在屏幕上看到的,而这几乎总是文档读者所期望的。
每个工作表一张表格
您选择一个工作表,它就成为 PDF 中的一张表格,行和列的顺序与电子表格中相同。您数据的形状依然可以辨认。如果工作簿有几个工作表而您都需要,请依次转换每一个,然后把这些 PDF 合并成一个文件。
为什么“按显示的”是正确的规则
电子表格以一种方式存储值,以另一种方式显示它。一个单元格可能存着 0.256 而显示 25.6%,或存着一个整数而把它显示成日期。如果转换器使用存储的值,您的 PDF 会在大家期望 25.6% 的地方显示 0.256。使用显示的文字,意味着 PDF 读起来恰如表格读起来的样子,这对于要被阅读的文档来说是最安全的行为。
什么没有绘制
图表
图表没有被绘制。如果您的表格在数字旁边有一个柱状图或饼图,PDF 会包含表格但不含图表,因为图表是由数据构建的图片,是与单元格不同种类的对象。如果图表是文档的重点,请从 LibreOffice Calc 本身导出它,或把它另存为图像并放入文档。
单元格颜色和合并单元格
单元格颜色没有被绘制,所以用颜色高亮的行会变得朴素。合并单元格的版式也不会被复现:横跨几列合并的标题会显示为普通的单元格值,而不是跨列的横幅。文字和数字全都在。装饰则不在。
公式变成值
像对一个区域求和这样的公式不能存在于 PDF 中,因为 PDF 不能计算。单元格显示公式产生的结果。这正是读者想要的,也是您应当预期的:PDF 是数字的快照,而不是一份可以运作的表格。
转换之前先计算
因为 PDF 显示表格当前持有的值,请在把 ODS 转换成 PDF 之前确保表格是最新的。打开它,让它重新计算,保存,然后再转换。否则,依赖外部数据或指向另一个文件的链接的表格,可能显示旧的数字。
如何在这里把 ODS 转换成 PDF
选择文件
把 .ods 文件拖到页面上,或从您的设备中选取。工作簿在您的浏览器中打开;没有任何东西被发送到服务器。
选一个工作表
选择要转换哪个工作表。当工作簿有几个时,它们按名称列出。先转换您需要的那个,再回来处理其余的。
转换并检查
按下按钮并下载 PDF。打开它并滚动浏览:确认列的顺序正确,没有数字被截断,合计与表格相符。一张宽表格延续到不止一页是正常的。
ODS 文件是什么
ODS 是 OpenDocument Spreadsheet 的缩写。它是开放文档家族的电子表格文件,是 LibreOffice Calc 和 OpenOffice 默认使用的格式。规范是公开的,没有人为使用它支付许可费,而且有几个程序能读写它,这就是为什么许多学校、议会和组织为必须多年保持可访问的数据选择它。
在内部,ODS 是一个包,记录每个单元格的值、公式和格式,外加任何图表和设置。PDF 只保留最终外观。当您把 ODS 转换成 PDF 时,您有意丢掉了工作模型而保留画面,这对分享恰恰正确,对编辑恰恰错误,所以请始终保留原件。
ODS 与 XLS
XLS 和 XLSX 是 Excel 的对应格式。这些格式做同样的工作,大多数工作簿在它们之间转换损失很少。如果您的文件两种风格都有,路线只在一次点击之外:ODS 转 XLS和 XLS 转 ODS。对于本来就是 Excel 文件的表格,直接把 XLS 转换成 PDF。
小数逗号、日期与区域设置
电子表格依据区域设置显示数字:有些国家写 1,250.50,另一些写 1.250,50,日期可能按日-月-年或月-日-年排列。因为本页完全照抄表格所显示的单元格值,PDF 保留您的电子表格所用的任何惯例。如果表格显示小数逗号,PDF 就显示小数逗号。
这通常正是您想要的,但当 PDF 要去另一个国家时,值得想一想。习惯小数点的读者可能把 1.250 误读成一点二五零,而不是一千二百五十。如果受众是国际的,请在把 ODS 转换成 PDF 之前选择一种清晰的格式,例如把金额连同货币代码一起写,或把日期写成不会被误解的年-月-日顺序。
表头里的货币与单位
一列光秃秃的数字可能有歧义。把单位或货币放进列标题,如“Price (EUR)”或“Weight (kg)”,这样读者就不必猜测。这在电子表格里不花任何代价,却让 PDF 不言自明,这正是一份在您不在身边时被阅读的文档的全部意义。
人们之后通常如何使用这个 PDF
一旦您把 ODS 转换成 PDF,这个文件就是普通的 PDF,所以其他所有工具都适用。您可以通过电子邮件发送、打印、上传到表单或存储它。如果需要看起来正式,可以加水印或页码。如果只应分享其中一部分,就提取那些页面。如果您从一个工作簿得到了几个 PDF,按能讲清楚故事的顺序合并它们。
养成一个简单的习惯:完成表格,重新计算,把 ODS 转换成 PDF,打开结果,然后才发送。多看这一眼,就能抓住事后代价高昂的疏忽,例如溢出的列或没有更新的数字。
给文件命名和标注日期
将要归档的 PDF,在名称里带上日期和主题,会更容易找到。像“accounts-2024-03”这样的名称,一年后比“sheet1”有用得多。转换器不能替您选择,所以请把它变成您例行做法的一部分。
为得到干净的 ODS 转 PDF 结果准备表格
整理表格
在工作簿的副本上工作,删除您不想要出现在 PDF 里的列。清除表格之外零散的单元格。确保每一列都够宽,能完整显示它的数字。在屏幕上读起来干净的表格,转换出来也干净。
保持窄一点
非常宽的表格会铺到好几页,变得难读。如果可以,把它变窄:删除辅助列,去掉只有您需要的列,或把表格拆成两个工作表并分别转换。一次看到整张表格的读者,比在页面之间来回翻的读者理解得好得多。
为读者设置格式
因为 PDF 复制的是所显示的内容,请按您希望 PDF 读起来的样子设置表格的格式。金额用货币格式,测量值用固定的小数位数,并使用无歧义的日期格式。邮政编码和零件号这样类似文本的编码应设为文本格式,这样前导零才会保留。
转换之前人们常问的问题
为什么我的图表和颜色不见了?
图表、单元格颜色和合并单元格的版式没有被绘制。PDF 以朴素的表格保存单元格的值。要获得视觉样式,请直接从 LibreOffice Calc 导出。
为什么我看到的是数字而不是公式?
PDF 不能容纳计算,所以每个公式显示它产生的值。对于将被人阅读的文档,这是正确的结果。
我的电子表格会被上传吗?
不会。转换在您的浏览器中运行,文件永远不会离开您的设备。
我可以一次转换所有工作表吗?
您一次选择一个工作表。转换每一个,然后如果想要一个单独的文件,再合并这些 PDF。
谁会把 ODS 转换成 PDF
俱乐部、慈善机构和议会
许多组织以开放格式保存数据,并以 PDF 分享:会员名单、账目、值班表、活动日程。PDF 对每个人读起来都一样,而且不会被意外更改。
教师和管理人员
课程表、成绩单和出勤表以 PDF 发放,这样每份打印件都完全相同,也没有任何标记被误改。
自由职业者和小企业
在 Calc 中制作的报价单和价目表以 PDF 发给客户。如果您想进一步锁定文档,事后可以添加密码。
常见错误
在重新计算之前转换
过时的表格给出过时的 PDF。请先让工作簿计算并保存。
期待图表和颜色
它们没有被绘制。在依赖 PDF 之前,请检查您的表格是否依赖它们。
删除原件
PDF 不能重新计算。请保留 ODS,让将来的改动保持轻松。
相关的转换和工具
对于同一软件家族的文本文档,把 ODT 转换成 PDF的做法相同,而把 ODP 转换成 PDF涵盖演示文稿。如果您在 PDF 中有一张表格并需要把它变回表格文件,把 PDF 转换成 ODS会从页面重建行和列。一旦有了 PDF,您可以为电子邮件压缩它,或添加页码。
何时把 ODS 转换成 PDF 不是最好的路线
有时另一条路线对您更合适。如果收件人需要处理这些数字、对它们排序或在此基础上构建,请发送电子表格本身而不是 PDF。如果表格的重点是图表,请从 LibreOffice Calc 导出它,或把它放进文档。如果版式依赖带颜色的单元格和合并的标题,请使用 Calc 自己导出的 PDF,它可以绘制自己的格式,因为它就是制作这个文件的程序。
对于其他一切,如列表、数字表格、日程和对账单,在浏览器中把 ODS 转换成 PDF 既快速、私密又可靠。它不改动您的工作簿,所以您下个月可以修改数字,然后在几秒钟内再次把 ODS 转换成 PDF。
把几个工作表合成一份文档
如果一份报告分布在几个工作表上,比如摘要、明细表和一页备注,请把每个工作表转换成各自的 PDF,然后用 PDF 合并工具按您想要的顺序把它们连起来。您会得到一份从头读到尾的单一文档,尽管它来自一个有许多标签页的工作簿。
您的电子表格留在您的设备上
转换在本地进行。您的工作簿由您自己的浏览器读取,在那里变成 PDF,然后交还给您。没有任何东西被上传,所以服务器上没有副本,也没有别人能看到这些数字。对于会员数据、工资单和未公布的结果,这是安全的做法。
一个演算示例
假设您有一个工作簿,其中的“Rota”工作表显示十二名志愿者在七天里的安排,每行末尾有一个由公式算出的总小时数。您把文件拖到这里,选择“Rota”并按下转换。PDF 有一张整齐的十二行的表格,小时数与显示的完全一致,合计是朴素的数字。没有彩色的表头,也没有图表,但每个名字和数字都在,而且顺序正确。您滚动浏览一遍,对照表格确认一个合计,然后发送文件。
大型工作簿与慢速设备
因为转换在您自己的机器上运行,速度取决于您的设备而不是服务器。几百行的表格片刻就转换完了。有几万行的工作簿需要更久,在较旧的手机上可能要等一阵。如果浏览器似乎停顿了,请保持标签页打开并给它时间;切换到其他应用可能会打断工作。
如果非常大的表格吃力,请把工作拆开。把一部分行复制到新的工作簿中,为那一部分把 ODS 转换成 PDF,对其他部分重复,然后事后把这些 PDF 连起来。这很少需要,但对最大的文件是个可靠的后备办法。
为什么长表格会产生长 PDF
表格的每一行都成为页面上的一行,所以 PDF 的长度随表格的长度而定。一千行的表格会有许多页。如果读者只需要前面一部分,请考虑在转换前裁剪表格,因为简短而集中的 PDF 会被读,而非常长的往往只是被略读。
关闭页面之前
检查您已下载了 PDF,合计与表格相符,并且您保留了原来的工作簿。如果这三项都成立,把 ODS 转换成 PDF 就完成了。
总结
要在这里把 ODS 转换成 PDF,拖入文件,选一个工作表并下载结果。单元格的值与电子表格显示的完全一致地写出,每个工作表一张表格。图表、单元格颜色和合并单元格的版式没有被绘制,公式变成它们产生的值。没有任何东西离开您的设备。