ODS को PDF में बदलना OpenDocument Spreadsheet ↔ Portable Document Format मुफ़्त ऑनलाइन सुरक्षित
LibreOffice Calc की .ods फ़ाइल छोड़िए, एक शीट चुनिए, और PDF पाइए। फ़ाइल आपके उपकरण पर ही रहती है।
अपनी फ़ाइल बदलिए
ODS स्प्रेडशीट यहाँ छोड़िए, या एक चुनिए।
आपकी फ़ाइल इस उपकरण से बाहर नहीं जाती। सब कुछ आपके ब्राउज़र में चलता है।
कुछ भी अपलोड नहीं
PDF कहाँ से आया
PDF की शुरुआत उस प्रश्न से हुई जो जॉन वार्नॉक ने 1991 में एडोबी में उठाया: कोई दस्तावेज़ हर उस मशीन पर एक-सा क्यों नहीं दिख सकता जो उसे खोले? 1993 में आया उत्तर ऐसा प्रारूप था जो अपने फ़ॉन्ट, अपने पृष्ठ की ज्यामिति और पृष्ठ पर पड़े हर चिह्न का अपना विवरण साथ लेकर चलता है, ताकि दूसरे छोर पर कुछ भी फिर से न सजाना पड़े। पंद्रह वर्ष वह एडोबी का रहा; 2008 से वह एक खुला ISO मानक है, और इसीलिए सरकारी प्रपत्र, न्यायालय की मिसलें और अभिलेखागार उसे अनिवार्य कर सकते हैं, बिना किसी को एक ही कंपनी के सॉफ़्टवेयर से बाँधे। PDF में बदलने का पूरा कारण यही है: यह वह क्षण है जब दस्तावेज़ बदलना छोड़ देता है।
यह आपको कहाँ मिलता है
हर वह वस्तु जो आपके हाथ से निकलती है और उसी रूप में पहुँचनी चाहिए: हस्ताक्षर के लिए अनुबंध, बीजक, जीवनवृत्त, शोधप्रबंध, निविदा, वह प्रपत्र जिसे कोई विभाग केवल एक ही सज्जा में स्वीकारता है। छापाखाना भी यही माँगता है, क्योंकि PDF फ़ॉन्ट और पृष्ठ का ठीक माप साथ ले जाता है, यह आशा नहीं करता कि वे छापाखाने के पास होंगे। चित्र भी इसी कारण PDF बनते हैं — ताकि दस्तावेज़ के रूप में भेजे जाएँ, न कि ऐसी तस्वीर के रूप में जिसे कोई काट या छोटा-बड़ा कर दे।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
बदलने पर सज्जा बदल जाएगी?
PDF इसी के लिए है: एक बार बन जाने पर सज्जा स्थिर हो जाती है और जहाँ भी खोलें वैसी ही दिखती है। जोखिम स्वयं रूपांतरण के क्षण में है, उसके बाद नहीं। यदि मूल दस्तावेज़ ऐसा फ़ॉन्ट बरतता है जो आपकी मशीन के पास नहीं, तो रूपांतरण मिलता-जुलता फ़ॉन्ट रख देता है और पंक्तियाँ थोड़ी खिसक सकती हैं — सो परिणाम खोलकर अंतिम पृष्ठ पर दृष्टि डालना लाभकर है, संचित खिसकाव वहीं सर्वाधिक दिखता है। उसके बाद कुछ नहीं हिलता।
क्या पाठ अब भी चुना और खोजा जा सकेगा?
यदि मूल एक पाठ-दस्तावेज़ था — वर्ड की फ़ाइल, स्प्रेडशीट, वेबपृष्ठ — तो हाँ: शब्द शब्द के रूप में ही पार जाते हैं, और PDF में खोज हो सकती है, उससे नकल हो सकती है, और स्क्रीन-रीडर उसे बोलकर सुना सकता है। यदि मूल कोई छायाचित्र या स्कैन था, तो PDF में पाठ का चित्र है: दिखने में बिल्कुल वैसा, पर खोज असंभव। उसे खोजने योग्य बनाने के लिए वर्ण-पहचान चाहिए, और वह रूपांतरण से भिन्न काम है।
क्या फ़ाइल की गुणवत्ता घटती है?
यह इस पर निर्भर है कि दोनों प्रारूप क्या-क्या सँभाल सकते हैं। ऐसे प्रारूपों के बीच रूपांतरण जो एक ही वस्तु रखते हैं — PNG से BMP, WAV से FLAC — कुछ नहीं खोता। ऐसे प्रारूप में बदलना जो स्थान बचाने के लिए सूचना फेंक देता है, जैसे JPEG या MP3, हर बार थोड़ा खोता है, और वापस बदलने से वह लौटता नहीं। जहाँ विकल्प हो, यह पृष्ठ सबसे छोटी फ़ाइल बनाने के बजाय मूल गुणवत्ता बनाए रखने की ओर झुकता है।
क्या मेरी फ़ाइल कहीं अपलोड होती है?
नहीं। रूपांतरण आपके ही यंत्र पर, आपके ब्राउज़र के भीतर होता है; फ़ाइल उसे कभी नहीं छोड़ती, और यहाँ कोई सर्वर है ही नहीं जो उसे ले सके। इसीलिए बड़ी फ़ाइल को अपलोड नहीं बल्कि आपकी अपनी स्मृति सीमित करती है, और इसीलिए आपका बदला हुआ कुछ भी किसी के अभिलेख में नहीं आ सकता — हमारे अभिलेख में भी नहीं। हाँ, ध्वनि और चलचित्र के उपकरण पहली बार प्रयोग पर अपना रूपांतरण-इंजन इसी स्थल से लाते हैं — लगभग तीस मेगाबाइट, एक ही बार; उसके बाद भी काम पूरा आपके ही यंत्र पर होता है।
लोग ODS को PDF में क्यों बदलते हैं
ODS फ़ाइल LibreOffice Calc या खुले दस्तावेज़ प्रारूप का उपयोग करने वाले किसी अन्य प्रोग्राम में बनी स्प्रेडशीट है। वह काम करने के लिए बनी है: वह पुनर्गणना करती है, उसे क्रमबद्ध और फ़िल्टर किया जा सकता है, और जो भी उसे खोलता है वह बिना चाहे कोई संख्या बदल सकता है। PDF उसका उलटा है, किसी एक क्षण पर आँकड़ों का स्थिर रिकॉर्ड, हर स्क्रीन और हर प्रिंटर पर एक जैसा। यही अंतर ODS को PDF में बदलने का कारण है। आपके पास ड्यूटी तालिका, बजट, मूल्य-सूची या परिणामों का समूह है, और आप उसे इस तरह साझा करना चाहते हैं कि प्राप्तकर्ता उसे संपादित न करे या खोलने के लिए स्प्रेडशीट प्रोग्राम की ज़रूरत न पड़े।
कारण आमतौर पर व्यावहारिक होते हैं। ग्राहक आपका कोटेशन PDF के रूप में चाहता है। क्लब का कोषाध्यक्ष सदस्यों को खाते ऐसे रूप में भेजना चाहता है जो बदला न जा सके। शिक्षक ऐसी समय-सारणी बाँटना चाहता है जो सबके लिए एक जैसी छपे। किसी ख़ास दिन स्वीकृत रिपोर्ट को ठीक वैसे ही अभिलेखित करना है जैसी थी। हर बार जीवित शीट तैयार पन्ना बन जाती है, और ODS को PDF में बदलना यह करने का सबसे तेज़ तरीक़ा है।
यह पृष्ठ ODS को आपके ब्राउज़र में PDF में बदलता है। फ़ाइल कहीं अपलोड नहीं होती, जो सदस्यता सूचियों, वेतन और ऐसी किसी भी चीज़ के लिए मायने रखता है जो अभी सार्वजनिक नहीं। नीचे आपको मिलेगा कि क्या साथ जाता है, क्या नहीं, और पहली बार में साफ़ परिणाम कैसे पाएँ।
रूपांतरण क्या रखता है
मान ठीक वैसे जैसे शीट उन्हें दिखाती है
जब आप यहाँ ODS को PDF में बदलते हैं, तो हर कक्ष का मान ठीक वैसे ही लिखा जाता है जैसे स्प्रेडशीट उसे दिखाती है। अगर कक्ष 1,250.50 दिखाता है, तो PDF 1,250.50 दिखाता है। अगर तारीख़ 15/03/2024 के रूप में दिखाई जाती है, तो PDF वही पाठ दिखाता है। आपको पुनर्गणना या संख्याओं का अलग स्वरूपण नहीं मिलता; आपको वही मिलता है जो आपने स्क्रीन पर देखा, जो लगभग हमेशा वही है जिसकी दस्तावेज़ का पाठक अपेक्षा करता है।
प्रति शीट एक तालिका
आप एक शीट चुनते हैं, और वह PDF में तालिका बन जाती है, पंक्तियों और स्तंभों के उसी क्रम में जो स्प्रेडशीट में था। आपके आँकड़ों का आकार पहचानने योग्य रहता है। अगर कार्यपुस्तिका में कई शीटें हैं और आपको सब चाहिए, तो हर एक को बारी-बारी बदलिए और PDF जोड़कर एक फ़ाइल बना लीजिए।
“जैसा दिखाया गया” सही नियम क्यों है
स्प्रेडशीट मान को एक तरह संग्रहीत करती है और दूसरी तरह दिखाती है। कक्ष में 0.256 हो सकता है और 25.6% दिख सकता है, या पूर्ण संख्या हो और तारीख़ के रूप में दिखे। अगर कनवर्टर संग्रहीत मान उपयोग करे, तो आपका PDF वहाँ 0.256 दिखाएगा जहाँ सब 25.6% की अपेक्षा करते हैं। दिखाया गया पाठ उपयोग करने का अर्थ है कि PDF ठीक वैसे पढ़ा जाता है जैसे शीट पढ़ी जाती है, जो पढ़े जाने के लिए बने दस्तावेज़ के लिए सबसे सुरक्षित व्यवहार है।
क्या चित्रित नहीं होता
चार्ट
चार्ट चित्रित नहीं होते। अगर आपकी शीट में आँकड़ों के बग़ल में बार चार्ट या पाई चार्ट है, तो PDF में तालिका होगी पर चार्ट नहीं, क्योंकि चार्ट आँकड़ों से बना चित्र है और कक्षों से भिन्न प्रकार की वस्तु। अगर चार्ट ही दस्तावेज़ का मुद्दा है, तो उसे LibreOffice Calc से ही निर्यात कीजिए, या छवि के रूप में सहेजकर दस्तावेज़ में रखिए।
कक्ष के रंग और मिलाए गए कक्ष
कक्ष के रंग चित्रित नहीं होते, इसलिए रंग से उभारी गई पंक्तियाँ सादी निकलती हैं। मिलाए गए कक्षों का लेआउट भी पुनःप्रस्तुत नहीं होता: कई स्तंभों में मिलाया गया शीर्षक पूरे में फैले बैनर की जगह साधारण कक्ष-मान के रूप में दिखता है। शब्द और संख्याएँ सब मौजूद हैं। सजावट नहीं।
सूत्र मान बन जाते हैं
किसी परास पर योग जैसा सूत्र PDF में नहीं रह सकता, क्योंकि PDF गणना नहीं कर सकता। कक्ष वह परिणाम दिखाता है जो सूत्र ने दिया। यही पाठक चाहता है, और यही आपको अपेक्षित रखना चाहिए: PDF आँकड़ों की झलक है, चलती शीट नहीं।
बदलने से पहले गणना कीजिए
चूँकि PDF वे मान दिखाता है जो शीट इस समय रखती है, ODS को PDF में बदलने से पहले सुनिश्चित कीजिए कि शीट अद्यतन है। उसे खोलिए, पुनर्गणना होने दीजिए, सहेजिए, और तभी बदलिए। बाहरी आँकड़ों या किसी अन्य फ़ाइल की कड़ी पर निर्भर शीट वरना पुरानी संख्या दिखा सकती है।
यहाँ ODS को PDF में कैसे बदलें
फ़ाइल चुनिए
.ods फ़ाइल को पृष्ठ पर छोड़िए या अपने उपकरण से चुनिए। कार्यपुस्तिका आपके ब्राउज़र में खुलती है; कुछ भी सर्वर को नहीं भेजा जाता।
शीट चुनिए
चुनिए कि कौन-सी शीट बदलनी है। जब कार्यपुस्तिका में कई हों, तो वे नाम से सूचीबद्ध होती हैं। पहले जो चाहिए उसे बदलिए, फिर बाक़ी के लिए लौटिए।
बदलिए और जाँचिए
बटन दबाइए और PDF डाउनलोड कीजिए। उसे खोलिए और स्क्रॉल कीजिए: पुष्टि कीजिए कि स्तंभ सही क्रम में हैं, कोई आँकड़ा कटा नहीं और योग शीट से मेल खाते हैं। एक से अधिक पृष्ठ पर जारी चौड़ी तालिका सामान्य है।
ODS फ़ाइल क्या है
ODS का अर्थ है OpenDocument Spreadsheet। यह खुले दस्तावेज़ परिवार की स्प्रेडशीट फ़ाइल है, वह प्रारूप जो LibreOffice Calc और OpenOffice डिफ़ॉल्ट रूप से उपयोग करते हैं। विशिष्टता सार्वजनिक है, उसे उपयोग करने के लिए कोई लाइसेंस नहीं चुकाता, और कई प्रोग्राम उसे पढ़ते और लिखते हैं, इसीलिए कई स्कूल, परिषदें और संगठन उसे ऐसे आँकड़ों के लिए चुनते हैं जिन्हें वर्षों सुलभ रहना है।
भीतर ODS ऐसा पैकेज है जो हर कक्ष का मान, सूत्र और स्वरूपण दर्ज करता है, साथ ही कोई भी चार्ट और सेटिंग। PDF केवल अंतिम रूप रखता है। जब आप ODS को PDF में बदलते हैं, तो आप जानबूझकर कार्य-मॉडल छोड़ते हैं और चित्र रखते हैं, जो साझा करने के लिए ठीक सही है और संपादन के लिए ठीक ग़लत, इसलिए मूल हमेशा रखिए।
ODS बनाम XLS
XLS और XLSX Excel के समतुल्य हैं। प्रारूप वही काम करते हैं, और अधिकांश कार्यपुस्तिकाएँ उनके बीच थोड़ी हानि से जाती हैं। अगर आपकी फ़ाइलें दोनों रूपों में आती हैं, तो रास्ते एक क्लिक दूर हैं: ODS से XLS और XLS से ODS। जो शीट पहले से Excel फ़ाइल है उसके लिए सीधे XLS को PDF में बदलिए।
दशमलव अल्पविराम, तारीख़ें और क्षेत्रीय सेटिंग
स्प्रेडशीट संख्याएँ क्षेत्रीय सेटिंग के अनुसार दिखाती हैं: कुछ देश 1,250.50 लिखते हैं, कुछ 1.250,50, और तारीख़ें दिन-माह-वर्ष या माह-दिन-वर्ष क्रम में चल सकती हैं। चूँकि यह पृष्ठ कक्ष-मान ठीक वैसे ही उतारता है जैसे शीट दिखाती है, PDF वही परिपाटी रखता है जो आपकी स्प्रेडशीट ने उपयोग की। अगर शीट दशमलव अल्पविराम दिखाती है, तो PDF दशमलव अल्पविराम दिखाता है।
आमतौर पर आप यही चाहते हैं, पर जब PDF दूसरे देश जा रहा हो तो पल भर सोचना लायक़ है। दशमलव बिंदु के आदी पाठक 1.250 को एक हज़ार दो सौ पचास की जगह एक दशमलव दो पाँच शून्य पढ़ सकते हैं। अगर दर्शक अंतर्राष्ट्रीय हैं, तो ODS को PDF में बदलने से पहले स्पष्ट प्रारूप चुनिए, उदाहरण के लिए राशियाँ मुद्रा कोड के साथ लिखकर, या तारीख़ें ऐसे वर्ष-माह-दिन क्रम में जिसे ग़लत न समझा जा सके।
शीर्षक में मुद्रा और इकाइयाँ
नंगी संख्याओं का स्तंभ संदिग्ध हो सकता है। इकाई या मुद्रा को स्तंभ शीर्षक में रखिए, जैसे “Price (EUR)” या “Weight (kg)”, ताकि पाठक को कभी अनुमान न लगाना पड़े। स्प्रेडशीट में इसकी कोई क़ीमत नहीं और यह PDF को स्वयं-स्पष्ट बनाता है, जो ऐसे दस्तावेज़ का पूरा उद्देश्य है जो आपके बग़ल में खड़े हुए बिना पढ़ा जाएगा।
लोग बाद में PDF का उपयोग आमतौर पर कैसे करते हैं
एक बार जब आप ODS को PDF में बदल लेते हैं, तो फ़ाइल सामान्य PDF है, इसलिए बाक़ी हर उपकरण लागू होता है। आप उसे ईमेल से भेज सकते हैं, छाप सकते हैं, फ़ॉर्म पर अपलोड कर सकते हैं या सहेज सकते हैं। अगर वह आधिकारिक दिखना चाहिए, तो वॉटरमार्क या पृष्ठ संख्याएँ जोड़ी जा सकती हैं। अगर केवल उसका एक भाग साझा होना चाहिए, तो वे पृष्ठ निकालिए। अगर एक कार्यपुस्तिका से आपके पास कई PDF हैं, तो उन्हें उस क्रम में जोड़िए जो कहानी कहे।
एक सरल आदत रखिए: शीट पूरी कीजिए, पुनर्गणना कीजिए, ODS को PDF में बदलिए, परिणाम खोलिए, और तभी भेजिए। वह एक अतिरिक्त नज़र उन चूकों को पकड़ती है जो बाद में महँगी पड़ती हैं, जैसे उफन गया स्तंभ या अद्यतन न हुआ आँकड़ा।
फ़ाइल का नाम और तारीख़ रखना
जो PDF अभिलेख में जाएगा वह तब ढूँढना आसान होता है जब उसके नाम में तारीख़ और विषय हो। “accounts-2024-03” जैसा कुछ एक साल में “sheet1” से कहीं अधिक उपयोगी है। कनवर्टर आपके लिए यह नहीं चुन सकता, इसलिए इसे अपनी दिनचर्या का हिस्सा बनाइए।
साफ़ ODS से PDF परिणाम के लिए शीट तैयार करना
तालिका को व्यवस्थित कीजिए
कार्यपुस्तिका की प्रति पर काम करते हुए वे स्तंभ मिटा दीजिए जो आप PDF में नहीं चाहते। तालिका के बाहर के बिखरे कक्ष साफ़ कीजिए। सुनिश्चित कीजिए कि हर स्तंभ इतना चौड़ा है कि अपनी संख्याएँ पूरी दिखा सके। जो शीट स्क्रीन पर साफ़ पढ़ी जाती है वह साफ़ बदलती है।
संकरा रखिए
बहुत चौड़ी तालिका कई पृष्ठों में फैलती है और पढ़ने में कठिन हो जाती है। अगर हो सके तो उसे संकरा कीजिए: सहायक स्तंभ हटाइए, वे स्तंभ छोड़िए जो केवल आपको चाहिए, या तालिका को दो शीटों में बाँटकर हर एक को बदलिए। जो पाठक पूरी तालिका एक बार में देखता है वह पृष्ठों के बीच पलटने वाले से कहीं बेहतर समझता है।
पाठक के लिए स्वरूपण कीजिए
चूँकि PDF वही उतारता है जो दिखाया गया है, शीट का स्वरूपण वैसे कीजिए जैसे आप PDF को पढ़वाना चाहते हैं। धन के लिए मुद्रा प्रारूप, मापों के लिए निश्चित दशमलव संख्या और असंदिग्ध तारीख़ प्रारूप उपयोग कीजिए। डाक कोड और पुर्ज़ा संख्या जैसे पाठ-जैसे कोड पाठ के रूप में प्रारूपित होने चाहिए ताकि शुरुआती शून्य बने रहें।
बदलने से पहले लोग जो प्रश्न पूछते हैं
मेरा चार्ट और रंग क्यों ग़ायब हैं?
चार्ट, कक्ष के रंग और मिलाए कक्षों का लेआउट चित्रित नहीं होते। PDF कक्ष-मान सादी तालिका में रखता है। दृश्य शैली के लिए सीधे LibreOffice Calc से निर्यात कीजिए।
मुझे सूत्रों की जगह संख्याएँ क्यों दिखती हैं?
PDF गणना नहीं रख सकता, इसलिए हर सूत्र वह मान दिखाता है जो उसने दिया। जिस दस्तावेज़ को कोई पढ़ेगा उसके लिए वही सही परिणाम है।
क्या मेरी स्प्रेडशीट अपलोड होती है?
नहीं। रूपांतरण आपके ब्राउज़र में चलता है और फ़ाइल आपके उपकरण से बाहर कभी नहीं जाती।
क्या मैं सभी शीटें एक साथ बदल सकता हूँ?
आप एक बार में एक शीट चुनते हैं। हर एक को बदलिए, फिर अगर एक फ़ाइल चाहिए तो PDF जोड़िए।
ODS को PDF में कौन बदलता है
क्लब, चैरिटी और परिषदें
कई संगठन अपने आँकड़े खुले प्रारूपों में रखते हैं और PDF के रूप में साझा करते हैं: सदस्यता सूचियाँ, खाते, ड्यूटी तालिकाएँ, आयोजन के कार्यक्रम। PDF सबके लिए एक जैसा पढ़ा जाता है और अचानक बदला नहीं जा सकता।
शिक्षक और प्रशासक
समय-सारणियाँ, ग्रेड सूचियाँ और उपस्थिति शीटें PDF के रूप में बाँटी जाती हैं ताकि हर प्रिंटआउट एक जैसा हो और कोई निशान ग़लती से न बदले।
फ़्रीलांसर और छोटे व्यवसाय
Calc में बनी कोटेशन और मूल्य-सूचियाँ ग्राहकों को PDF के रूप में जाती हैं। अगर आप दस्तावेज़ को और बंद करना चाहते हैं, तो बाद में पासवर्ड जोड़ सकते हैं।
आम ग़लतियाँ
पुनर्गणना से पहले बदलना
पुरानी शीट पुराना PDF देती है। पहले कार्यपुस्तिका को गणना करने और सहेजने दीजिए।
चार्ट और रंगों की अपेक्षा
वे चित्रित नहीं होते। PDF पर भरोसा करने से पहले जाँचिए कि आपकी शीट उन पर निर्भर तो नहीं।
मूल को मिटा देना
PDF की पुनर्गणना नहीं हो सकती। ODS रखिए ताकि भविष्य के बदलाव आसान रहें।
संबंधित रूपांतरण और उपकरण
उसी सॉफ़्टवेयर परिवार के पाठ दस्तावेज़ों के लिए ODT को PDF में बदलिए उसी तरह काम करता है, और ODP को PDF में बदलिए प्रस्तुतियाँ ढकता है। अगर PDF में आपके पास तालिका है और उसे शीट के रूप में वापस चाहिए, तो PDF को ODS में बदलिए पृष्ठ से पंक्तियाँ और स्तंभ फिर बनाता है। PDF बन जाने पर आप ईमेल के लिए उसे संपीड़ित कर सकते हैं या पृष्ठ संख्याएँ जोड़ सकते हैं।
जब ODS को PDF में बदलना सबसे अच्छा रास्ता नहीं
कभी-कभी कोई और रास्ता आपके अधिक काम आता है। अगर प्राप्तकर्ता को संख्याओं के साथ काम करना, उन्हें क्रमबद्ध करना या उन पर निर्माण करना है, तो PDF की जगह स्प्रेडशीट ही भेजिए। अगर शीट का चार्ट ही मुद्दा है, तो उसे LibreOffice Calc से निर्यात कीजिए या दस्तावेज़ में रखिए। अगर लेआउट रंगीन कक्षों और मिलाए गए शीर्षकों पर निर्भर है, तो Calc का अपना PDF निर्यात उपयोग कीजिए, जो अपना स्वरूपण चित्रित कर सकता है क्योंकि वही प्रोग्राम है जिसने उसे बनाया।
बाक़ी सब के लिए, जैसे सूचियाँ, आँकड़ों की तालिकाएँ, कार्यक्रम और विवरण, ब्राउज़र में ODS को PDF में बदलना तेज़, निजी और भरोसेमंद है। वह आपकी कार्यपुस्तिका को अछूता छोड़ता है, इसलिए आप अगले माह आँकड़े बदल सकते हैं और सेकंडों में ODS को फिर से PDF में बदल सकते हैं।
कई शीटों को एक दस्तावेज़ में जोड़ना
अगर रिपोर्ट कई शीटों में फैली है, जैसे सारांश, ब्योरे की तालिका और नोट्स का पन्ना, तो हर शीट को अपने PDF में बदलिए और फिर PDF जोड़ने वाले उपकरण से उन्हें मनचाहे क्रम में जोड़िए। आपको शुरू से अंत तक पढ़ा जाने वाला एक दस्तावेज़ मिलता है, हालाँकि वह कई टैबों वाली कार्यपुस्तिका से आया।
आपकी स्प्रेडशीट आपके उपकरण पर रहती है
रूपांतरण स्थानीय रूप से होता है। आपकी कार्यपुस्तिका आपके अपने ब्राउज़र द्वारा पढ़ी जाती है, वहीं PDF बनती है और आपको लौटा दी जाती है। कुछ भी अपलोड नहीं होता, इसलिए सर्वर पर कोई प्रति नहीं है और कोई और नहीं है जो आँकड़े देख सके। सदस्यता आँकड़ों, वेतन और अप्रकाशित परिणामों के लिए यही सुरक्षित तरीक़ा है।
एक हल किया उदाहरण
मान लीजिए आपके पास कार्यपुस्तिका है जिसकी “Rota” शीट सात दिनों में बारह स्वयंसेवकों को दिखाती है, हर पंक्ति के अंत में सूत्र से निकला कुल घंटों का योग। आप फ़ाइल यहाँ छोड़ते हैं, “Rota” चुनते हैं और बदलिए दबाते हैं। PDF में बारह पंक्तियों की सुव्यवस्थित तालिका है, घंटे ठीक वैसे जैसे दिखाए गए, और योग सादी संख्याएँ हैं। कोई रंगीन शीर्षक और कोई चार्ट नहीं, पर हर नाम और आँकड़ा मौजूद है और क्रम में है। आप एक बार स्क्रॉल करते हैं, शीट से एक योग की पुष्टि करते हैं और फ़ाइल भेज देते हैं।
बड़ी कार्यपुस्तिकाएँ और धीमे उपकरण
चूँकि रूपांतरण आपकी अपनी मशीन पर चलता है, गति सर्वर पर नहीं बल्कि आपके उपकरण पर निर्भर करती है। कुछ सौ पंक्तियों की तालिका पल भर में बदल जाती है। दसियों हज़ार पंक्तियों वाली कार्यपुस्तिका ज़्यादा लेती है, और पुराने फ़ोन पर कुछ देर लग सकती है। अगर ब्राउज़र रुकता लगे, तो टैब खुला रखिए और उसे समय दीजिए; दूसरे ऐप पर जाना काम में बाधा डाल सकता है।
अगर बहुत बड़ी शीट संघर्ष करे, तो काम बाँट लीजिए। कुछ पंक्तियाँ नई कार्यपुस्तिका में कॉपी कीजिए, उस भाग के लिए ODS को PDF में बदलिए, बाक़ियों के लिए दोहराइए, फिर बाद में PDF जोड़िए। इसकी शायद ही ज़रूरत पड़ती है, पर सबसे बड़ी फ़ाइलों के लिए यह भरोसेमंद विकल्प है।
लंबी तालिका लंबा PDF क्यों बनाती है
शीट की हर पंक्ति पृष्ठ पर एक पंक्ति बनती है, इसलिए PDF की लंबाई तालिका की लंबाई का अनुसरण करती है। हज़ार पंक्तियों की शीट कई पृष्ठों तक जाती है। अगर पाठक को केवल पहला भाग चाहिए, तो बदलने से पहले शीट काटने पर विचार कीजिए, क्योंकि छोटा, केंद्रित PDF पढ़ा जाता है, जबकि बहुत लंबा अक्सर बस सरसरी नज़र से देखा जाता है।
पृष्ठ बंद करने से पहले
जाँचिए कि आपने PDF डाउनलोड किया, कि योग शीट से मेल खाते हैं, और कि आपने मूल कार्यपुस्तिका रखी। अगर तीनों सच हैं, तो ODS को PDF में बदलना पूरा हुआ।
सार
यहाँ ODS को PDF में बदलने के लिए फ़ाइल छोड़िए, शीट चुनिए और परिणाम डाउनलोड कीजिए। कक्ष-मान ठीक वैसे लिखे जाते हैं जैसे स्प्रेडशीट दिखाती है, प्रति शीट एक तालिका। चार्ट, कक्ष के रंग और मिलाए कक्षों का लेआउट चित्रित नहीं होते, और सूत्र वे मान बन जाते हैं जो वे देते हैं। कुछ भी आपके उपकरण से बाहर नहीं जाता।