ป้องกัน PDF ด้วยรหัสผ่าน Portable Document Format ฟรี ออนไลน์ ปลอดภัย
ตั้งรหัสผ่าน แล้วไฟล์จะถูกเข้ารหัสด้วย AES-256 ก่อนที่จะออกจากหน้านี้ ซึ่งไม่มีวันเกิดขึ้น หากไม่มีรหัสผ่าน โปรแกรมอ่านใดก็เปิดไม่ได้ และไม่มีใครกู้คืนให้คุณได้ รวมถึงเราด้วย
จัดการ PDF ของคุณ
วางไฟล์ PDF ที่นี่ หรือเลือกไฟล์
ไฟล์ของคุณไม่เคยออกจากอุปกรณ์นี้ ทุกอย่างทำงานในเบราว์เซอร์ของคุณ
ไม่มีการอัปโหลด
ที่มาของเรื่องนี้
ทั้งสองอย่างนี้ถูกสร้างไว้ใน PDF เกือบตั้งแต่เริ่มต้น Adobe เพิ่มการเข้ารหัสในปี 1994 กับเวอร์ชัน 1.1 และลายเซ็นดิจิทัลในปี 1999 กับเวอร์ชัน 1.3 เพราะรูปแบบที่ตั้งใจใช้บรรจุสัญญา ใบแจ้งหนี้ และแบบฟอร์มทางการ ต้องตอบคำถามสองข้อที่ต่างกัน การเข้ารหัสตอบว่าใครเปิดไฟล์นี้ได้ ลายเซ็นตอบว่าใครเป็นผู้รับรอง และมีอะไรเปลี่ยนไปนับตั้งแต่นั้นหรือไม่ สองสิ่งนี้มักถูกสับสนกัน และปกป้องจากสิ่งที่ตรงข้ามกัน รหัสผ่านกันคนแปลกหน้าออกไปแต่ไม่ได้บอกอะไรเลยว่าข้อความถูกแก้ไขหรือไม่ ส่วนลายเซ็นไม่ได้บอกอะไรเกี่ยวกับว่าใครอ่านได้ แต่จะเสียทันทีที่ตัวอักษรเพียงตัวเดียวขยับ
เมื่อไหร่ที่คุณต้องใช้
สลิปเงินเดือนหรือผลตรวจทางการแพทย์ที่ส่งอีเมลถึงผู้ที่เกี่ยวข้อง เอกสารประมูลที่ห้ามแก้ไขหลังยื่น ใบแจ้งหนี้ที่ส่งให้ลูกค้าซึ่งควรพิมพ์ได้แต่แก้จำนวนเงินไม่ได้ สัญญาเช่าที่ทั้งสองฝ่ายลงนามโดยไม่ต้องพิมพ์ รายงานภายในที่เผยแพร่ออกนอกเครือข่ายบริษัท กรณีจริงที่พบบ่อยที่สุดก็เป็นกรณีที่ธรรมดาที่สุด คือใบแจ้งยอดที่สแกนแล้วส่งทางอีเมล โดยตกลงรหัสผ่านกันทางโทรศัพท์
คำถามที่คนมักถาม
PDF ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่านปลอดภัยจริงหรือไม่
ขึ้นอยู่กับว่ารหัสผ่านใด และรหัสผ่านนั้นดีแค่ไหน PDF มีรหัสผ่านสองแบบ คือรหัสผ่านผู้ใช้ ซึ่งถ้าไม่มีก็เปิดไฟล์ไม่ได้เลย และรหัสผ่านเจ้าของ ซึ่งเป็นเพียงการขอให้ผู้อ่านไม่พิมพ์หรือคัดลอก โปรแกรมส่วนใหญ่ทำตามคำขอนั้น และโปรแกรมที่ไม่ทำตามก็ข้ามไปได้ทั้งหมด ดังนั้นมีเพียงรหัสผ่านผู้ใช้เท่านั้นที่เป็นการป้องกันจริง และถึงอย่างนั้นไฟล์ก็แข็งแรงได้เพียงเท่าคำที่เลือก รหัสผ่านที่สั้นหรือเดาง่ายถูกเจาะได้ด้วยการลองหลายล้านรูปแบบ ซึ่งแทบไม่มีค่าใช้จ่าย ให้เลือกรหัสผ่านที่ยาว และอย่าส่งในข้อความเดียวกับไฟล์
ลายเซ็นที่ฉันวาดด้วยเมาส์มีผลผูกพันทางกฎหมายหรือไม่
มักจะมี แต่ไม่เหมือนกับลายเซ็นแบบเข้ารหัส และความแตกต่างนี้สำคัญ ลายเซ็นที่วาดคือรูปภาพของลายเซ็น ในหลายประเทศก็เพียงพอสำหรับสัญญาทั่วไป เพราะสิ่งที่กฎหมายมักต้องการคือหลักฐานว่ามีเจตนาลงนาม ลายเซ็นแบบเข้ารหัสทำสิ่งที่รูปภาพทำไม่ได้ คือคำนวณจากเนื้อหาของไฟล์เอง จึงพิสูจน์ได้ว่าเอกสารไม่ถูกแก้ไขแม้แต่ตัวอักษรเดียวนับตั้งแต่ลงนาม และในสหภาพยุโรป ลายเซ็นแบบที่ผ่านการรับรองมีน้ำหนักเท่ากับลายเซ็นด้วยหมึกตามกฎหมาย สำหรับใบเสนอราคา การวาดก็เพียงพอ แต่สำหรับสิ่งใดที่อาจถูกโต้แย้งได้ ไม่เพียงพอ
ไฟล์จะสูญเสียคุณภาพหรือไม่?
ขึ้นอยู่กับว่ารูปแบบทั้งสองเก็บอะไรได้บ้าง การแปลงระหว่างรูปแบบที่เก็บสิ่งเดียวกัน เช่น PNG เป็น BMP หรือ WAV เป็น FLAC ไม่สูญเสียอะไรเลย การแปลงไปเป็นรูปแบบที่ทิ้งข้อมูลบางส่วนเพื่อประหยัดพื้นที่ เช่น JPEG หรือ MP3 จะสูญเสียเล็กน้อยทุกครั้ง และการแปลงกลับไม่ได้นำสิ่งที่เสียไปคืนมา เมื่อมีตัวเลือกให้เลือก หน้านี้จะเอนไปทางรักษาคุณภาพเดิมไว้ มากกว่าทำให้ไฟล์เล็กที่สุด
ไฟล์ของฉันถูกอัปโหลดไปที่ใดหรือไม่?
ไม่ การแปลงเกิดขึ้นภายในเบราว์เซอร์ บนเครื่องของคุณเอง ไฟล์ไม่เคยออกจากเครื่อง และที่นี่ไม่มีเซิร์ฟเวอร์ที่จะรับไฟล์ได้ นั่นคือเหตุผลที่ไฟล์ขนาดใหญ่ถูกจำกัดด้วยหน่วยความจำของเครื่องคุณเอง ไม่ใช่ด้วยการอัปโหลด และเหตุผลที่ไม่มีสิ่งใดที่คุณแปลงไปปรากฏในบันทึกของใครได้ รวมถึงของเราด้วย เครื่องมือเสียงและวิดีโอจะดึงเอนจินแปลงไฟล์จากเว็บไซต์นี้ในการใช้ครั้งแรก ประมาณ 30 เมกะไบต์ครั้งเดียว หลังจากนั้นงานก็ยังเกิดขึ้นบนเครื่องของคุณทั้งหมด
ทำไมผู้คนจึงป้องกันไฟล์ PDF ด้วยรหัสผ่าน
เอกสารบางฉบับไม่ได้มีไว้ให้ทุกคน สัญญาที่มีเงื่อนไขทางการค้า จดหมายทางการแพทย์ สลิปเงินเดือน แบบแสดงรายการภาษี รายการเดินบัญชีธนาคารหลายเดือน หรือร่างของบางสิ่งที่คุณยังไม่พร้อมจะแสดงให้ใครเห็น เมื่อคุณส่งเอกสารแบบนี้ทางอีเมล คุณกำลังไว้ใจทุกเซิร์ฟเวอร์ที่ไฟล์ผ่านไป ทุกกล่องจดหมายที่ไฟล์ไปถึง และทุกคนที่อาจพบไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์ร่วมกันหรือในแล็ปท็อปเครื่องเก่าในภายหลัง รหัสผ่านเปลี่ยนสถานการณ์นี้ได้ ถ้าไม่มีรหัสผ่าน ก็ไม่มีใครเปิดไฟล์ได้ ไม่ว่าจะได้ไฟล์มาด้วยวิธีใด นี่คือเหตุผลที่ควรป้องกันไฟล์ PDF ด้วยรหัสผ่านก่อนส่ง เก็บ หรือวางไว้ในไดรฟ์ที่แชร์ร่วมกัน มันเปลี่ยนไฟล์ที่ใครก็อ่านได้ให้เป็นไฟล์ที่มีเพียงคนที่ถูกต้องเท่านั้นที่เปิดได้
ความต้องการนี้เกิดขึ้นในชีวิตประจำวัน นักบัญชีที่ส่งงบการเงินให้ลูกค้า เจ้าของบ้านที่ส่งสัญญาเช่า พ่อแม่ที่ส่งใบรายงานผลการเรียนของลูกให้ญาติ ฟรีแลนซ์ที่ส่งใบเสนอราคาซึ่งมีราคาอ่อนไหว ในทุกกรณี เอกสารนั้นแชร์กับคนหนึ่งคนได้ไม่มีปัญหา แต่จะเป็นปัญหาถ้ามีใครอื่นอ่าน และรหัสผ่านก็เป็นกุญแจล็อกที่เรียบง่ายและใช้งานได้จริง
หน้านี้ช่วยให้คุณป้องกันไฟล์ PDF ด้วยรหัสผ่านได้ทั้งหมดในเบราว์เซอร์ของคุณ ไฟล์จะถูกเข้ารหัสบนอุปกรณ์ของคุณเองและไม่เคยถูกอัปโหลด ซึ่งสำคัญสำหรับเอกสารประเภทที่ต้องได้รับการป้องกันพอดี ด้านล่างนี้คุณจะพบว่ากุญแจล็อกทำงานอย่างไร ครอบคลุมอะไรบ้าง ทำอะไรไม่ได้ และควรทำอย่างไรกับสิ่งเดียวที่กู้คืนไม่ได้ คือรหัสผ่านที่ลืม
กุญแจล็อกทำงานอย่างไร
การเข้ารหัสที่แข็งแกร่ง ทำบนอุปกรณ์ของคุณ
เมื่อคุณเลือกรหัสผ่านที่นี่ ไฟล์จะถูกเข้ารหัสด้วย AES-256 ก่อนที่จะออกจากหน้านี้ ซึ่งความจริงมันไม่ได้ออกไปไหน เพราะงานทั้งหมดเกิดขึ้นในเบราว์เซอร์ของคุณและไฟล์ไม่เคยถูกส่งไปที่ใด AES-256 เป็นมาตรฐานการเข้ารหัสที่แข็งแกร่งและใช้กันอย่างกว้างขวาง เป็นแบบที่ใช้ปกป้องข้อมูลสำคัญในหลายสาขา ถ้าไม่มีรหัสผ่าน โปรแกรมอ่านใดก็เปิดไฟล์ไม่ได้
ไม่มีใครกู้คืนให้คุณได้
ถ้าไม่มีรหัสผ่าน ก็ไม่มีใครเปิดไฟล์ได้ รวมถึงพวกเราด้วย ไม่มีสำเนาของเอกสารและไม่มีสำเนาของรหัสผ่านของคุณที่ใดเลย นอกจากบนอุปกรณ์ของคุณ นี่คือสิ่งที่ทำให้กุญแจล็อกมีค่า เพราะถ้ามีวิธีที่หน้านี้จะเปิดไฟล์ของคุณได้ ก็ย่อมมีวิธีที่คนอื่นจะทำได้เช่นกัน คุณสมบัติเดียวกันนี้นำมาซึ่งผลที่สำคัญซึ่งอธิบายไว้ด้านล่าง คือรหัสผ่านที่ลืมแล้วไม่สามารถกู้คืนได้
“เข้ารหัส” หมายความว่าอย่างไรในทางปฏิบัติ
การเข้ารหัสจะสับเนื้อหาของไฟล์ให้ปนเปโดยใช้รหัสผ่านเป็นกุญแจ ถ้าไม่มีกุญแจ ไฟล์ก็เป็นเพียงข้อมูลที่ไม่มีความหมาย เมื่อมีกุญแจ โปรแกรมอ่าน PDF จะคลายการสับนั้นแล้วแสดงเอกสารตามปกติ การสับนี้ละเอียดมากจนถ้าใช้รหัสผ่านที่ดี การเดากุญแจเป็นไปไม่ได้ในทางปฏิบัติ
กุญแจล็อกครอบคลุมอะไรบ้าง
ทุกอย่างในเอกสาร
เมื่อคุณป้องกันไฟล์ PDF ด้วยรหัสผ่านที่นี่ ทุกอย่างในเอกสารจะถูกครอบคลุม ทั้งหน้า ข้อความ รูปภาพ และข้อมูลเมตาล้วนถูกเข้ารหัส ไม่มีสิ่งใดเหลือให้อ่านได้ เมื่อใส่รหัสผ่าน ทุกอย่างจะกลับมาเหมือนเดิมทุกประการ ทั้งหน้าเดิม ข้อความเดิม และรูปภาพเดิม เอกสารไม่ถูกเปลี่ยนแปลงในทางใดเลย นอกจากถูกล็อก
เปิดได้ในโปรแกรมอ่านปัจจุบันทุกตัว
ไฟล์ที่ป้องกันแล้วเปิดได้ในโปรแกรมอ่าน PDF ปัจจุบันทุกตัว โปรแกรมอ่านจะขอรหัสผ่าน และเมื่อพิมพ์แล้ว เอกสารจะปรากฏตามปกติ ผู้รับไม่ต้องใช้ซอฟต์แวร์พิเศษหรือบัญชี ต้องการเพียงรหัสผ่านซึ่งคุณแชร์ให้พวกเขาแยกต่างหาก
วิธีแชร์รหัสผ่านอย่างปลอดภัย
รหัสผ่านจะปลอดภัยได้เท่ากับวิธีที่คุณแชร์เท่านั้น อย่าส่งไปในอีเมลฉบับเดียวกับไฟล์ เพราะใครที่อ่านอย่างหนึ่งได้ก็อ่านอีกอย่างได้ ใช้ช่องทางอื่น เช่น โทรศัพท์ ข้อความ หรือการพูดคุยต่อหน้า เลือกรหัสผ่านที่ยาวและเดาไม่ได้ และหลีกเลี่ยงชื่อ วันที่ และคำทั่วไป
กุญแจล็อกทำอะไรไม่ได้
รหัสผ่านที่ลืมไม่สามารถกู้คืนได้
นี่คือข้อแลกเปลี่ยนที่สำคัญที่สุด รหัสผ่านที่ลืมไม่สามารถกู้คืนได้ ไม่มีประตูหลังและไม่มีการรีเซ็ต นั่นคือสิ่งที่ทำให้กุญแจล็อกมีค่า และเป็นสิ่งที่ทำให้มันเด็ดขาดด้วย ถ้าคุณทำรหัสผ่านหาย เอกสารก็หายไปด้วย ดังนั้นควรเก็บสำเนารหัสผ่านไว้ในที่ปลอดภัย เช่น ตัวจัดการรหัสผ่าน และเก็บสำเนาต้นฉบับที่ไม่ได้ป้องกันไว้ในที่ที่ปลอดภัย
วิธีที่สมเหตุสมผลเพื่อหลีกเลี่ยงหายนะ
ก่อนที่คุณจะป้องกันไฟล์ PDF ด้วยรหัสผ่าน ให้แน่ใจว่าคุณยังมีไฟล์ต้นฉบับที่ไม่ได้ป้องกัน หรือคุณได้เก็บรหัสผ่านไว้ในที่ที่จะไม่หาย การล็อกสำเนาเดียวของเอกสารสำคัญด้วยรหัสผ่านที่คุณอาจลืม เป็นความผิดพลาดอย่างเดียวที่แก้คืนไม่ได้
ไม่มีสวิตช์ “ห้ามพิมพ์” หรือ “ห้ามคัดลอก”
คุณอาจเคยเห็นไฟล์ PDF ที่มีสิทธิ์อย่าง “ห้ามพิมพ์” หรือ “ห้ามคัดลอก” สิ่งเหล่านี้ไม่มีให้ที่นี่ และเหตุผลก็ตรงไปตรงมา สิทธิ์เหล่านั้นเป็นเพียงคำขอที่โปรแกรมอ่านจะเพิกเฉยก็ได้ โปรแกรมอ่านที่เลือกไม่เคารพก็ยังพิมพ์หรือคัดลอกได้อยู่ดี สวิตช์ที่ไม่ทำตามที่บอกแย่กว่าไม่มี เพราะให้ความรู้สึกปลอดภัยที่ไม่จริง สิ่งที่หน้านี้เสนอคือของจริง คือกุญแจล็อกที่ถ้าไม่มีรหัสผ่านก็เปิดไม่ได้เลย
ไฟล์ที่ป้องกันอยู่แล้ว
ไฟล์ PDF ที่มีรหัสผ่านป้องกันอยู่แล้วจะล็อกซ้ำไม่ได้ถ้าไม่เปิดก่อน หากคุณได้รับไฟล์ที่ป้องกันไว้และต้องการเปลี่ยนรหัสผ่าน ให้เปิดด้วยรหัสผ่านปัจจุบัน แล้วป้องกันอีกครั้งด้วยรหัสผ่านใหม่
รหัสผ่านที่ดีเป็นอย่างไร
ความแข็งแกร่งของกุญแจล็อกก็คือความแข็งแกร่งของรหัสผ่าน AES-256 เกินกว่าสิ่งที่จะถูกเจาะด้วยกำลังได้มาก สิ่งที่เจาะได้คือรหัสผ่านที่อ่อนแอ ด้วยการเดา เมื่อคุณป้องกันไฟล์ PDF ด้วยรหัสผ่าน การตัดสินใจที่สำคัญที่สุดเพียงอย่างเดียวคือตัวรหัสผ่านเอง รหัสผ่านที่ดีที่สุดยาว ไม่ธรรมดา และไม่เกี่ยวข้องกับคุณ วลีรหัสผ่านที่เป็นคำสี่หรือห้าคำที่ไม่เกี่ยวกัน เช่นสายอักขระสุ่มของคำในชีวิตประจำวันที่เมื่อรวมกันแล้วไม่มีความหมาย ทั้งแข็งแกร่งและจำได้
หลีกเลี่ยงสิ่งที่เห็นได้ชัด ชื่อสมาชิกในครอบครัว สัตว์เลี้ยง และสถานที่ วันเกิด ทีมโปรด รูปแบบแป้นพิมพ์ และคำทั่วไปเป็นสิ่งแรกที่ใครก็ตามที่พยายามเดาจะลอง รหัสผ่านสั้น ๆ ที่มีตัวเลขและสัญลักษณ์อ่อนกว่ารหัสผ่านยาวที่ทำจากคำธรรมดา หากคุณต้องใช้รหัสผ่านจำนวนมาก ตัวจัดการรหัสผ่านสามารถสร้างและเก็บให้ได้ คุณจึงไม่ต้องจำและไม่ต้องใช้ซ้ำ
หนึ่งรหัสผ่านต่อหนึ่งเอกสารหรือไม่
สำหรับเอกสารที่อ่อนไหวมาก ให้ใช้รหัสผ่านที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละฉบับ หากรหัสผ่านหนึ่งเคยรั่วไหล จะมีเพียงเอกสารนั้นที่เสี่ยง สำหรับเอกสารทั่วไปที่ส่งให้ลูกค้ารายเดิม วลีรหัสผ่านที่ตกลงกันไว้หนึ่งวลีอาจเป็นการประนีประนอมที่สมเหตุสมผล เมื่อคุณป้องกันไฟล์ PDF ด้วยรหัสผ่านสำหรับผู้รับรายใหม่ ลองพิจารณาเลือกรหัสผ่านใหม่ และแชร์แยกต่างหาก
ทำไมจึงเลือกป้องกัน PDF ด้วยรหัสผ่านแทนไฟล์ ZIP หรือลิงก์บนคลาวด์
บางครั้งผู้คนถามว่าดีกว่าไหมที่จะป้องกัน PDF ด้วยรหัสผ่าน ใส่ไฟล์ในไฟล์ ZIP ที่ล็อกไว้ หรือแชร์ลิงก์บนคลาวด์ แต่ละวิธีมีประโยชน์ แต่การป้องกัน PDF ด้วยรหัสผ่านมีข้อได้เปรียบที่ชัดเจน คือกุญแจล็อกเดินทางอยู่ในเอกสารเอง ไม่ว่าไฟล์จะไปที่ใด ทางอีเมล ในแฟลชไดรฟ์ ในข้อมูลสำรอง การป้องกันก็ติดไปด้วย ลิงก์บนคลาวด์ขึ้นกับบริการและขึ้นกับว่าใครมีลิงก์ ไฟล์ ZIP ต้องให้ผู้รับแตกไฟล์ และไฟล์ ZIP จำนวนมากใช้การป้องกันที่อ่อนแอ
เมื่อคุณป้องกัน PDF ด้วยรหัสผ่าน ผู้รับเพียงเปิดไฟล์ในโปรแกรมอ่านที่ใช้อยู่แล้วและพิมพ์รหัสผ่าน ไม่มีอะไรต้องติดตั้งและไม่ต้องสร้างบัญชี ความเรียบง่ายนี้คือเหตุผลที่ผู้เชี่ยวชาญจำนวนมากป้องกัน PDF ด้วยรหัสผ่านเป็นวิธีมาตรฐานในการส่งเอกสารสำคัญทางอีเมล และเหตุผลที่วิธีนี้ใช้ได้กับผู้รับที่ไม่ถนัดเทคโนโลยี
ป้องกัน PDF ด้วยรหัสผ่านสำหรับการเก็บถาวรและข้อมูลสำรอง
กุญแจล็อกยังมีประโยชน์กับเอกสารที่คุณเก็บไว้เอง หากคุณป้องกัน PDF ด้วยรหัสผ่านก่อนเก็บสำเนาไว้ในข้อมูลสำรองหรือไดรฟ์บนคลาวด์ การที่ที่เก็บนั้นถูกเจาะก็จะไม่เปิดเผยเนื้อหา โปรดจำไว้ว่าวิธีนี้ทำให้รหัสผ่านกลายเป็นส่วนหนึ่งของที่เก็บถาวรของคุณ ให้เก็บไว้ในที่ที่คุณจะหาเจอในอีกสิบปีข้างหน้า มิฉะนั้นที่เก็บถาวรจะถูกล็อกไม่ให้คุณเข้าถึงด้วยเช่นกัน
แชร์รหัสผ่านให้ถูกวิธี
ไฟล์และรหัสผ่านควรเดินทางคนละเส้นทาง ถ้าคุณส่ง PDF ที่ป้องกันแล้วทางอีเมล ให้บอกรหัสผ่านกับผู้รับทางโทรศัพท์ ทางข้อความ หรือต่อหน้า หากทั้งสองอย่างไปถึงกล่องจดหมายเดียวกัน ใครที่อ่านกล่องจดหมายนั้นก็มีทั้งสองอย่าง และกุญแจล็อกก็สูญเปล่า เป็นนิสัยเล็ก ๆ ที่มีผลมาก เมื่อคุณป้องกันไฟล์ PDF ด้วยรหัสผ่าน ให้ใช้เวลาเพิ่มอีกหนึ่งนาทีเพื่อแชร์กุญแจแยกต่างหาก
บอกผู้รับว่าควรคาดหวังอะไร คือไฟล์จะขอรหัสผ่านและรหัสผ่านจะมาแยกต่างหาก มิฉะนั้นพวกเขาอาจคิดว่าไฟล์เสีย ข้อความสั้น ๆ เช่น “ฉันจะโทรไปบอกรหัสผ่าน” ก็เพียงพอ และหากผู้รับไม่ถนัดเทคโนโลยี ให้บอกด้วยว่าโปรแกรมอ่าน PDF ทั่วไปตัวใดก็จะขอรหัสผ่าน พวกเขาจะได้รู้ว่าไม่มีอะไรพิเศษที่ต้องติดตั้ง
ถ้าผู้รับเปิดไม่ได้ล่ะ
สาเหตุมักเป็นการพิมพ์รหัสผ่านผิด รหัสผ่านแยกแยะตัวพิมพ์ใหญ่และตัวพิมพ์เล็ก และช่องว่างก็นับด้วย ขอให้ผู้รับคัดลอกแล้ววางรหัสผ่านแทนการพิมพ์ใหม่ หากยังไม่ได้ ให้ตรวจดูว่าคุณให้รหัสผ่านที่คุณใช้จริง ซึ่งเป็นเหตุผลที่ควรทดสอบไฟล์เองก่อนส่ง
รหัสผ่านปกป้องอะไรและไม่ปกป้องอะไร
รหัสผ่านปกป้องไฟล์ในขณะที่ล็อกอยู่ เมื่อมีใครเปิดด้วยรหัสผ่านแล้ว พวกเขาทำได้เหมือนที่โปรแกรมอ่านทั่วไปทำได้ คือ อ่าน และถ้าซอฟต์แวร์ของพวกเขาอนุญาต ก็พิมพ์ คัดลอกจากไฟล์ หรือบันทึกสำเนาที่ปลดล็อกแล้ว กุญแจล็อกควบคุมว่าใครเปิดเอกสารได้ ไม่ได้ควบคุมว่าพวกเขาทำอะไรต่อจากนั้น นี่คือเหตุผลที่หน้านี้ไม่มีข้อจำกัดการพิมพ์หรือการคัดลอก เพราะสิ่งเหล่านั้นให้ภาพของการควบคุมโดยไม่มีเนื้อแท้
ดังนั้นจงเลือกผู้รับอย่างรอบคอบ รหัสผ่านเป็นการป้องกันที่ยอดเยี่ยมต่อการเปิดเผยโดยไม่ตั้งใจ ไม่ว่าจะเป็นอีเมลที่ส่งผิดที่ แล็ปท็อปที่หาย หรือไดรฟ์ที่แชร์ซึ่งมีคนเข้าถึงได้มากกว่าที่ตั้งใจ แต่ไม่ใช่การป้องกันผู้รับที่ตัดสินใจแชร์เนื้อหาเอง สำหรับเรื่องนั้น คำตอบอยู่ที่ความไว้วางใจและสิ่งที่คุณเลือกใส่ในเอกสาร ไม่ใช่การตั้งค่า
ใช้รหัสผ่านร่วมกับลายน้ำ
หากคุณต้องการยับยั้งผู้รับที่ไว้ใจไม่ให้ส่งต่อเอกสาร ลายน้ำที่มีชื่อของพวกเขาในทุกหน้าเป็นส่วนเสริมที่มีประโยชน์ของรหัสผ่าน รหัสผ่านควบคุมว่าใครเปิดไฟล์ได้ ส่วนเครื่องหมายบอกว่านี่คือสำเนาของใคร ทั้งสองอย่างรวมกันครอบคลุมทั้งการเปิดเผยโดยไม่ตั้งใจและการแชร์โดยเจตนา
วิธีป้องกันไฟล์ PDF ด้วยรหัสผ่านที่นี่
เพิ่มไฟล์ PDF ของคุณ
ลากไฟล์ PDF มาวางที่หน้านี้หรือเลือกจากอุปกรณ์ของคุณ ไฟล์จะถูกอ่านภายในเบราว์เซอร์ของคุณและไม่ถูกอัปโหลด
เลือกรหัสผ่าน
พิมพ์รหัสผ่านที่ยาวและเดายาก วลีที่ประกอบด้วยคำหลายคำที่ไม่เกี่ยวกันทั้งแข็งแกร่งและจำง่ายกว่าสัญลักษณ์ปนกันสั้น ๆ
ล็อกและตรวจสอบ
กดปุ่มแล้วดาวน์โหลดไฟล์ที่ป้องกันแล้ว เปิดในโปรแกรมอ่านเพื่อยืนยันว่าไฟล์ขอรหัสผ่าน และเมื่อพิมพ์แล้ว เอกสารดูถูกต้องตามที่ควร ทำเช่นนี้ก่อนที่คุณจะลบหรือส่งสิ่งใด
เคล็ดลับเพื่อการป้องกันที่ดี
เลือกรหัสผ่านที่แข็งแกร่ง
ความยาวสำคัญที่สุด รหัสผ่านที่เป็นคำสุ่มสี่หรือห้าคำแข็งแกร่งกว่ารหัสผ่านสั้น ๆ ที่มีสัญลักษณ์มาก หลีกเลี่ยงทุกอย่างที่ใครสักคนเดาได้จากชีวิตของคุณ
ทดสอบก่อนส่ง
เปิดสำเนาที่ป้องกันแล้วด้วยตัวคุณเองและพิมพ์รหัสผ่าน เป็นการตรวจสอบสามสิบวินาทีที่ยืนยันว่ากุญแจล็อกใช้งานได้และคุณพิมพ์รหัสผ่านถูกต้อง
เก็บต้นฉบับให้ปลอดภัย
เก็บสำเนาที่ไม่ได้ป้องกันไว้ในที่ปลอดภัย หรือเก็บรหัสผ่านไว้ในตัวจัดการรหัสผ่าน ถ้าไม่มีอย่างใดอย่างหนึ่ง ความผิดพลาดจะกลายเป็นถาวร
คำถามที่ผู้คนถามก่อนป้องกันไฟล์ PDF
คุณรีเซ็ตรหัสผ่านให้ฉันได้ไหมถ้าฉันลืม
ไม่ได้ ไม่มีใครทำได้ และนั่นคือจุดประสงค์ของกุญแจล็อก เก็บรหัสผ่านไว้ให้ปลอดภัย และเก็บต้นฉบับที่ไม่ได้ป้องกันไว้
ไฟล์ของฉันถูกอัปโหลดหรือไม่
ไม่ การเข้ารหัสเกิดขึ้นในเบราว์เซอร์ของคุณและไฟล์ไม่เคยออกจากอุปกรณ์ของคุณ
ทำไมจึงไม่มีข้อจำกัดการพิมพ์หรือการคัดลอก
เพราะสิทธิ์เหล่านั้นเป็นเพียงคำขอที่โปรแกรมอ่านจะเพิกเฉยก็ได้ กุญแจล็อกที่ไม่ทำอะไรแย่กว่าไม่มี กุญแจล็อกด้วยรหัสผ่านเป็นของจริง
จะเปิดได้บนคอมพิวเตอร์ของผู้รับของฉันหรือไม่
ได้ ในโปรแกรมอ่าน PDF ปัจจุบันทุกตัว พวกเขาจะถูกขอรหัสผ่าน
ใครบ้างที่ป้องกันไฟล์ PDF ด้วยรหัสผ่าน
นักบัญชีและทีมการเงิน
งบการเงินและเอกสารภาษีส่งถึงลูกค้าพร้อมการป้องกัน เพื่อไม่ให้อีเมลที่ส่งผิดที่กลายเป็นข้อมูลรั่วไหล
ทุกคนที่ส่งเอกสารส่วนตัว
จดหมายทางการแพทย์ สลิปเงินเดือน และสำเนาบัตรประจำตัวสมควรได้รับการล็อกก่อนเดินทางทางอีเมล
ฟรีแลนซ์และธุรกิจขนาดเล็ก
ใบเสนอราคาที่มีราคาอ่อนไหวและสัญญาที่อยู่ระหว่างการเจรจาจะถูกป้องกันไว้จนกว่าอีกฝ่ายจะตกลงตามเงื่อนไข
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย
ส่งรหัสผ่านไปพร้อมกับไฟล์
ซึ่งทำให้กุญแจล็อกไร้ผล ใช้ช่องทางแยกต่างหาก
ล็อกสำเนาเดียวด้วยรหัสผ่านที่คุณอาจลืม
ไม่มีใครกู้คืนได้ เก็บต้นฉบับที่ไม่ได้ป้องกันไว้ หรือบันทึกรหัสผ่านไว้
เลือกรหัสผ่านที่อ่อนแอ
รหัสผ่านที่สั้นหรือเดาง่ายให้การป้องกันน้อยมาก ใช้วลียาว
เครื่องมือที่เกี่ยวข้อง
ก่อนล็อกเอกสาร ให้ทำให้เสร็จสมบูรณ์ก่อน: รวมไฟล์ PDF ลบหน้าที่คุณไม่ต้องการ ใส่หมายเลขหน้า และลงนามในไฟล์ หากคุณต้องการให้เอกสารมีเครื่องหมายด้วยนอกเหนือจากการล็อก ให้เพิ่มลายน้ำ และหากไฟล์ใหญ่เกินไปที่จะส่ง ให้บีบอัดไฟล์ PDF ทำขั้นตอนเหล่านี้ก่อน เพราะไฟล์ที่ป้องกันแล้วแก้ไขไม่ได้ถ้าไม่เปิดก่อน
เมื่อไรควรและไม่ควรป้องกันไฟล์ PDF ด้วยรหัสผ่าน
รหัสผ่านเหมาะเสมอเมื่อเอกสารมีสิ่งที่ควรไปถึงเฉพาะผู้อ่านที่ตั้งใจไว้ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลทางการเงิน การแพทย์ กฎหมาย การค้า หรือส่วนบุคคล ไม่จำเป็นสำหรับโบรชัวร์สาธารณะหรือเมนู และไม่เป็นประโยชน์ถ้าคุณคาดว่าผู้รับจะมีปัญหากับรหัสผ่าน หรือถ้าเอกสารต้องถูกทำดัชนีหรือค้นหาโดยผู้อื่น และมันไม่ใช่สิ่งทดแทนความระมัดระวัง อย่าใส่สิ่งใดในเอกสารที่คุณไม่ยินดีให้คนอ่านถ้าผู้รับกลายเป็นคนไม่ระวัง
สำหรับกรณีทั่วไป เช่น รายการเดินบัญชี สัญญา แบบฟอร์ม และเอกสารส่วนตัว การป้องกันไฟล์ PDF ด้วยรหัสผ่านในเบราว์เซอร์นั้นรวดเร็ว เป็นส่วนตัว และแข็งแกร่ง ต้นฉบับของคุณไม่เคยถูกเปลี่ยน คุณจึงกลับมาป้องกันไฟล์ PDF ด้วยรหัสผ่านอีกครั้งโดยใช้รหัสผ่านอื่นได้ทุกเมื่อที่ต้องการ
เอกสารขนาดใหญ่และอุปกรณ์ที่ช้า
ทุกอย่างทำงานบนอุปกรณ์ของคุณเอง ไฟล์ PDF ที่ใหญ่มากจึงขึ้นอยู่กับหน่วยความจำของอุปกรณ์ สัญญายี่สิบหน้าไม่เป็นปัญหา การสแกนขนาดใหญ่มากอาจช้าบนโทรศัพท์รุ่นเก่า หากติดขัด ให้เวลาเบราว์เซอร์สักครู่และหลีกเลี่ยงการสลับไปใช้แอปอื่นขณะที่มันทำงาน
ตรวจสอบผลลัพธ์อย่างถูกต้อง
หลังจากคุณป้องกันไฟล์ PDF ด้วยรหัสผ่าน ให้ทดสอบสำเนาที่ป้องกันแล้วเสมอ เปิดในโปรแกรมอ่านและยืนยันว่าขอรหัสผ่าน พิมพ์รหัสผ่านแล้วดูสองสามหน้าเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารครบถ้วน หากมีสิ่งใดผิดพลาด ให้กลับไปที่ต้นฉบับแล้วลองอีกครั้ง ต้นฉบับไม่ถูกแตะต้องโดยการล็อก
ขั้นตอนง่าย ๆ เพื่อป้องกันไฟล์ PDF ด้วยรหัสผ่านให้ดี
ทำเอกสารให้เสร็จก่อน รวม ตัด ใส่หมายเลข ลงนาม และทำเครื่องหมายตามต้องการ เพราะไฟล์ที่ป้องกันแล้วแก้ไขไม่ได้ถ้าไม่เปิดก่อน เลือกวลีรหัสผ่านที่ยาว ป้องกันไฟล์ PDF ด้วยรหัสผ่านที่นี่และดาวน์โหลดผลลัพธ์ เปิดด้วยตัวคุณเองและทดสอบรหัสผ่าน แชร์ไฟล์และรหัสผ่านคนละเส้นทาง และเก็บรหัสผ่านกับต้นฉบับที่ไม่ได้ป้องกันไว้ในที่ปลอดภัย ขั้นตอนนี้ใช้เวลาไม่กี่นาที และใช้ได้ไม่ว่าคุณจะป้องกันไฟล์ PDF ด้วยรหัสผ่านปีละครั้งหรือทุกวัน
ไฟล์ของคุณอยู่บนอุปกรณ์ของคุณ
การล็อกเกิดขึ้นทั้งหมดในเบราว์เซอร์ของคุณ เบราว์เซอร์ของคุณเองอ่านไฟล์ PDF เข้ารหัสที่นั่นและส่งคืนให้ ไม่มีสิ่งใดถูกอัปโหลด และรหัสผ่านของคุณไม่ถูกส่งไปที่ใด จึงไม่มีสำเนาบนเซิร์ฟเวอร์ และไม่มีใครอื่นที่จะอ่านเนื้อหาหรือกู้คืนรหัสผ่านได้ สำหรับสัญญา เอกสารทางการแพทย์ และเอกสารทางการเงิน นี่คือวิธีที่ปลอดภัยในการป้องกันไฟล์ PDF ด้วยรหัสผ่าน
ตัวอย่างการใช้งานจริง
สมมติว่าคุณเป็นนักบัญชีที่กำลังจะส่งอีเมลงบการเงินประจำปีให้ลูกค้า เป็นไฟล์ PDF สิบสองหน้า คุณวางไฟล์ที่นี่ พิมพ์วลีรหัสผ่านที่เป็นคำสี่คำที่ไม่เกี่ยวกัน และกดปุ่ม คุณดาวน์โหลดไฟล์ PDF ที่ป้องกันแล้วและเปิดเพื่อทดสอบ โปรแกรมอ่านขอวลีรหัสผ่าน และเมื่อคุณพิมพ์ งบการเงินก็ปรากฏเหมือนเดิมทุกประการ คุณส่งอีเมลไฟล์ แล้วโทรหาลูกค้าเพื่อบอกวลีรหัสผ่าน ใครที่ดักอีเมลนั้นจะเห็นเพียงข้อมูลที่ถูกล็อก
ป้องกัน PDF ด้วยรหัสผ่าน: สรุปสั้น ๆ
หากต้องการป้องกัน PDF ด้วยรหัสผ่านที่นี่ คุณวางไฟล์ เลือกรหัสผ่าน และดาวน์โหลดผลลัพธ์ เมื่อคุณป้องกัน PDF ด้วยรหัสผ่านด้วยวิธีนี้ เอกสารจะถูกเข้ารหัสด้วย AES-256 บนอุปกรณ์ของคุณเอง และไฟล์ไม่เคยออกจากอุปกรณ์ ใครที่ต้องการป้องกัน PDF ด้วยรหัสผ่านควรจำสามอย่าง คือเลือกวลีรหัสผ่านที่ยาวและเดาไม่ได้ แชร์ผ่านเส้นทางที่ต่างจากไฟล์ และเก็บมันไว้พร้อมกับต้นฉบับที่ไม่ได้ป้องกันให้ปลอดภัย หากคุณป้องกัน PDF ด้วยรหัสผ่านบ่อย ให้เก็บรหัสผ่านไว้ในตัวจัดการรหัสผ่าน และก่อนที่คุณจะป้องกัน PDF ด้วยรหัสผ่าน ให้ทำเอกสารให้เสร็จก่อน เพราะไฟล์ที่ล็อกต้องเปิดก่อนจึงจะแก้ไขได้ หากเอกสารของคุณเริ่มต้นเป็น Word ให้แปลงเป็น PDF ก่อน และหากมีขนาดใหญ่ ให้แยกไฟล์เพื่อให้ผู้รับแต่ละคนได้รับและปลดล็อกเฉพาะส่วนของตนเอง ด้วยวิธีนั้น เมื่อคุณป้องกัน PDF ด้วยรหัสผ่าน แต่ละคนจะถือกุญแจที่ต้องการพอดี
ก่อนที่คุณจะปิดหน้านี้
ตรวจสอบว่าคุณดาวน์โหลดไฟล์ที่ป้องกันแล้ว ว่าไฟล์เปิดได้ด้วยรหัสผ่าน ว่ารหัสผ่านถูกเก็บไว้อย่างปลอดภัย และว่าคุณเก็บต้นฉบับที่ไม่ได้ป้องกันไว้
สรุป
หากต้องการป้องกันไฟล์ PDF ด้วยรหัสผ่านที่นี่ ให้วางไฟล์ เลือกรหัสผ่าน และดาวน์โหลดผลลัพธ์ ไฟล์ถูกเข้ารหัสด้วย AES-256 บนอุปกรณ์ของคุณ และทุกอย่างในไฟล์ ทั้งหน้า ข้อความ รูปภาพ และข้อมูลเมตา ถูกครอบคลุมและกลับมาเหมือนเดิมทุกประการเมื่อใส่รหัสผ่าน รหัสผ่านที่ลืมไม่สามารถกู้คืนได้ ไม่มีสวิตช์ห้ามพิมพ์หรือห้ามคัดลอก เพราะโปรแกรมอ่านจะเพิกเฉยก็ได้ และไฟล์ที่ป้องกันอยู่แล้วต้องเปิดก่อน ไม่มีสิ่งใดออกจากอุปกรณ์ของคุณ